Получение информации из военных архивов – важный шаг для родственников погибших, исследователей, юристов и всех, кто нуждается в подтверждении факта службы, награждения или других сведений о военнослужащих. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок составления и отправки запросов в российские военные архивы, какие документы необходимы, какие сведения следует указывать и как повысить шансы на получение ответа.
Основные нормативные акты, регулирующие работу с военными архивами
- Приказ Министра обороны РФ № 3300 от 19 октября 2012 г. «О порядке ведения справочной работы по личному составу» – содержит перечень архивов, в которых принимаються анкеты‑заявления, и требования к их оформлению.
- Приказ Минобороны РФ № 20/6/145 от 27 июля 2011 г. – устанавливает порядок ведения справочной работы в архивах Министерства обороны и оформления запросов в Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО).
- Методические рекомендации Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов (СИЦ ФГА) – содержат образцы запросов и контактные данные отдельных архивов (Центральный пограничный архив ФСБ, РГВИА и др.).
Куда направлять запрос
Выбор архива зависит от периода службы, рода войск и типа запрашиваемых документов:
- Российский государственный военный архив (РГВА) – хранит документы личного состава Вооружённых сил СССР и РФ, включая личные дела, приказы, наградные листы.
- Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – основной архив для справок о службе, заработной плате, воинском учёте и др.
- Российский государственный военно‑исторический архив (РГВИА) – документы Русской императорской армии, флота и гражданской войны.
- Центральный пограничный архив ФСБ России – материалы пограничных войск.
- Военно‑морской архив – сведения о службе в ВМФ.
Что должно быть включено в запрос (анкету‑заявление)
Согласно приказу № 3300 и рекомендациям СИЦ ФГА, в запросе обязательно указываются следующие сведения:
- Шапка документа:
- Наименование архива (например, «Российский государственный военный архив»).
- ФИО заявителя полностью.
- Почтовый адрес, индекс.
- Контактный телефон и электронная почта (если есть).
- Обращение – обычно на имя директора архива или уполномоченного сотрудника справочной службы.
- Основная часть:
- Краткое описание цели запроса (например, «получение справки о прохождении военной службы погибшего в ходе СВО»).
- Информация о лице, по которому запрашиваются данные:
- ФИО (в случае женщины – фамилия в период службы).
- Дата и место рождения.
- Номер личного дела (если известен).
- Воинское звание, должность, номер войсковой части или подразделения.
- Период службы (начало и конец, либо год призыва/зачисления).
- Вид службы (по контракту, по призыву, мобилизация).
- Перечень запрашиваемых документов (копий):
- Заявление на военную службу.
- Анкета‑личность (лист учёта).
- Приказы о зачислении, переводе, увольнении.
- Наградные листы и справки о наградах.
- Справка о заработной плате (если требуется).
- Выписки из личного дела, учётные карточки.
- Обоснование законного интереса:
- Степень родства (сын, дочь, супруг, родитель и т.д.).
- Наличие наследственных прав.
- Цель исследования (научная работа, публикация, юридическое дело).
- Заключительная часть:
- Просьба предоставить копии документов либо справку.
- Указание на готовность оплатить услуги (если платные) либо подтверждение бесплатного характера запроса (по закону о предоставлении информации).
- Дата и подпись заявителя.
Как оформить запрос правильно
- Используйте официальный бланк (если архив предоставляет его на своём сайте) либо оформите документ в свободной форме, соблюдая структуру, указанную выше.
- Точность и конкретика – указывайте точные даты, номера частей, воинские звания. Чем более детально вы опишете запрос, тем быстрее архив сможет найти нужное дело.
- Подтверждение законного интереса – приложите копию документа, подтверждающего родство (свидетельство о рождении, браке, смерти) либо иное основание (студенческий билет, договор на исследование).
- Язык документа – запрос должен быть составлен исключительно на русском языке.
- Способ отправки:
- Почтой с уведомлением о вручении (рекомендуется для подтверждения факта отправки).
- Электронной почтой, если архив принимает запросы в электронном виде (указать адрес из официальных источников).
- Лично в приёмную архива (в некоторых случаях требуется предварительная запись).
<p><b>Российский государственный военный архив</b></p> <p>Иванов Иван Иванович</p> <p>ул. Примерная, д. 10, кв. 5</p> <p>г. Москва, 123456</p> <p>тел.: +7 (495) -23-45-67, e-mail: ivanov@example.com</p> <br> <p>Начальнику РГВА</p> <p>от Иванова Ивана Ивановича</p> <br> <p>Заявление</p> <p>Прошу предоставить копии следующих документов из личного дела военнослужащего Petrov Petr Petrovich, служившего в войсковой части № 12345 с по (погиб в ходе СВО):</p> <ul>
Полезные советы и часто задаваемые вопросы
- Сроки ответа – согласно законодательству, ответ на запрос должен быть предоставлен в течение 30 дней с момента регистрации запроса. При необходимости продления срока архив обязан уведомить заявителя.
- Платность услуг – предоставление справок и копий документов может быть платным. Тарифы устанавливаются самим архивом; информация о них обычно размещается на официальном сайте.
- Отказ в предоставлении информации – возможен только в случае отсутствия законного интереса или если запрос носит слишком общий характер. В таком случае архив обязан мотивировать отказ и указать возможности уточнения запроса.
- Онлайн‑сервисы – некоторые архивы (например, ЦАМО) предлагают электронные формы подачи запросов через свои порталы. Это значительно ускоряет процесс.
- Архивные справки vs. копии документов – справка имеет юридическую силу и содержит ссылки на архивные дела (номера дел, листы). Если требуется именно документ (например, копия приказа), указывайте это прямо в запросе.
Запрос в военный архив – процедура, требующая внимательности и знания формальных требований. Следуя приведённым рекомендациям, используя официальные приказы и образцы, вы значительно повышаете шансы получить нужную информацию быстро и без лишних затруднений; Помните, что ключевые элементы – точность указания данных о лице, чёткое формулирование запрашиваемых документов и подтверждение вашего законного интереса.
Удачной работы с архивами!