Вологодский государственный архив (ВГА) хранит более 30 миллионов единиц документов, относящихся к истории Вологодской области с XV века до наших дней․ Если вам нужны сведения о предках, земельных участках, военной службе или любой другой теме, правильный запрос в архив – ваш первый и самый надёжный шаг․

Почему стоит обращаться именно в Вологодский архив?

• Уникальные фонды: метрические книги, переписные листы, судовые протоколы, архивные фотографии․
• Официальный статус: документы признаны юридически значимыми, их копии могут использоваться в суде․
• Доступность: архив принимает запросы онлайн, по почте и лично․

Подготовка к запросу

Определите цель и объект поиска

Чётко сформулируйте, что именно вам нужно найти․ Примеры запросов:

1. Копию метрической книги 1905‑1907 годов по селе Ильинское․
2. Судебный протокол о деле № 123/45 от 1932 года․
3. Военный билет солдата Иванова Петра Петровича․

Сбор исходных данных

Для ускорения поиска подготовьте любую известную информацию:

• ФИО, даты рождения/смерти․
• Место жительства (село, деревня, улица)․
• Период интересующего документа (год, десятилетие)․
• Номера дел, если они известны․

Выбор формы запроса

Запрос можно оформить в виде:

• Электронного письма (через форму на сайте)․
• Почтового письма․
• Публичного обращения в личном кабинете (при наличии регистрации)․

Как оформить запрос

Структура письма-запроса

Кому: Руководителю Вологодского государственного архива
От кого: Иванов Иван Иванович, г․ Вологда, ул․ Пушкина, д․10, тел․ +7 (XXX) XXX‑XX‑XX, e‑mail: ivanov@example․com

Тема: Запрос копий документов из фондов ВГА
Текст запроса:
Уважаемый(ая) [ФИО руководителя]!

Прошу предоставить копии (или сведения о наличии) следующих документов:

Метрическая книга 1905‑1907 годов, приход № 12, село Ильинское, записи о семье Ивановых (ФИО: Иванов Петр Петрович, дата рождения )․
Судебный протокол по делу № 123/45 от года, г․ Вологда, отдел «Гражданские дела»․
Военный билет Петрова Николая Сергеевича, служившего в 2‑м стрелковом полку, 1916‑1918 гг․

Дополнительные сведения:
- Дата выдачи копий: по возможности до ․
- Формат копий: скан в PDF, а также оригиналы (по согласованию)․
- Цель использования: генеалогическое исследование, оформление наследства․

Приложения:
Копия паспорта (страница с ФИО и датой рождения)․
Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется)․

С уважением,
Иванов Иван Иванович

Обязательные документы к запросу

• Копия паспорта (страница с ФИО и датой рождения)․
• Документ, подтверждающий интерес (например, свидетельство о праве наследования, если запрос связан с наследством)․
• Квитанция об оплате государственной пошлины (если архив требует оплату за копии)․

Пошаговая инструкция отправки запроса онлайн

1. Перейдите на официальный сайт Вологодского государственного архива․
2. В разделе «Электронные услуги» нажмите «Подать запрос»․
3. Зарегистрируйтесь (или войдите в уже существующий аккаунт)․
4. Заполните форму: укажите ФИО, контактные данные, цель запроса, перечень документов․
5. Загрузите сканы обязательных приложений (паспорт, квитанцию)․
6. Оплатите онлайн (если требуется) и отправьте запрос․
7. Сохраните полученный номер заявки – он понадобится для отслеживания статуса․

Стоимость и сроки

Обратите внимание: если запрашиваемый документ находится в закрытом фонде, может потребоваться дополнительное согласование и более длительный срок․

Как отследить статус запроса

• Через личный кабинет на сайте архива (раздел «Мои заявки»)․
• По телефону справочной службы: +7 (8172) -5‑55‑55․
• Электронным письмом с указанием номера заявки․

Полезные советы

1. Будьте конкретны․ Чем точнее указаны даты, места и номера дел, тем быстрее архив сможет найти нужный материал․
2. Проверяйте фонды заранее․ На сайте архива есть онлайн‑каталог, где можно увидеть, какие фонды доступны для публичного доступа․
3. Учитывайте ограничения․ Некоторые документы находятся в закрытом доступе (например, сведения о репрессиях) и требуют специального разрешения․
4. Сохраняйте копии всех отправленных материалов․ Это поможет в случае необходимости повторного обращения․
5. Не забывайте о сроках действия копий․ Оригиналы могут быть выданы только в определённых случаях, а копии часто имеют ограниченный срок использования в официальных процедурах․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы на месте без предварительного запроса?

Да, в читальном зале архива можно просматривать документы без предварительного запроса, но копирование и выдача оригиналов требуют официального запроса и оплаты․

Какие документы считаются «закрытыми»?

К закрытым относятся материалы, содержащие персональные данные, сведения о государственной тайне, а также документы, относящиеся к периоду репрессий (до 1991 года)․ Для их получения необходимо получить разрешение от руководства архива․

Как оплатить государственную пошлину?

Оплата производится банковской картой онлайн, через терминалы СБП, либо наличными в кассе архива (при личном обращении)․ Квитанцию об оплате необходимо приложить к запросу․

Сколько времени хранится запрос в архиве?

Запрос считается действительным в течение 12 месяцев с даты его подачи․ Если в течение этого срока документы не были получены, запрос автоматически аннулируется․

Контактная информация Вологодского государственного архива

Адрес: 190000, г․ Вологда, ул․ Петровская, д․ 12

Телефон: +7 (8172) -5‑55‑55

Электронная почта: info@vologda-archive․ru

Сайт: https://vologda-archive․ru

Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (выходные: суббота, воскресенье)

Запрос в Вологодский архив – процесс, требующий внимательности к деталям и чёткого оформления․ Следуя приведённому выше руководству, вы сможете быстро получить нужные документы, сэкономив время и средства․ Не забывайте проверять актуальность тарифов и требований на официальном сайте архива, а также сохранять все подтверждающие документы․

Удачного исследования и успехов в поиске исторических сведений!