При оформлении увольнения сотрудника в связи со смертью работодатель обязан получить официальное подтверждение факта смерти – свидетельство о смерти. Для этого направляется письменный запрос в орган ЗАГС, где была зарегистрирована смерть. Ниже представлен подробный алгоритм действий, необходимые документы и готовый образец запроса.

Правовая база

• Статья 84 ТК РФ – основание для расторжения трудового договора в связи со смертью работника.
• Федеральный закон от № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния» – регулирует выдачу свидетельств о смерти.
• Постановление Правительства РФ от № 463 «Об утверждении Положения о порядке выдачи свидетельств о смерти» – определяет перечень документов, необходимых для подачи запроса.

Когда и куда направлять запрос

Запрос подаётся в орган ЗАГС:

1. по месту фактического проживания умершего работника;
2. по последнему месту регистрации (прописки);
3. по месту, где была зарегистрирована смерть (например, больница, морг);
4. по месту захоронения, если иные сведения неизвестны.

Срок рассмотрения запроса – не более 30 дней с момента получения всех необходимых документов (ст. 12 ФЗ‑143).

Необходимые документы для приложения к запросу

• Доверенность на представителя работодателя, заверенная нотариально (если запрос подаёт не руководитель организации).
• Копия приказа об увольнении в связи со смертью работника (если уже издан).
• Справка о том, что работник состоял в трудовых отношениях с организацией (выписка из трудовой книжки или справка от бухгалтерии).
• Документ, подтверждающий право заявителя на получение сведения о смерти (например, служебное удостоверение, если запрос подаёт кадровый специалист).
• Копия паспорта заявителя (для идентификации).

Образец запроса в ЗАГС о смерти работника

Ниже представлен типовой текст запроса. Его можно адаптировать под конкретную ситуацию, заменив выделенные жирным шрифтом данные.

[Наименование организации]
[Юридический адрес]
[ИНН/КПП]
[Телефон, факс, e-mail]

[Дата составления: «__» __________ 20__ г.]

В адрес:
Отдела ЗАГС [наименование района/города]
[адрес органа ЗАГС]
[индекс]

Запрос о выдаче свидетельства о смерти работника

Прошу Вас выдать мне, представителю организации [Полное наименование организации], официальное свидетельство о смерти гражданина [ФИО полностью], дата рождения – «__» __________ 19__ г., место жительства (прописка) – [адрес], работавшего в нашей организации с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. (должность – [наименование должности]).

Основанием для запроса является факт смерти указанного гражданина, подтверждаемый:

 
медицинским заключением о смерти (приложение № 1);
 
извещением родственников (приложение № 2);
 
приказом организации об увольнении в связи со смертью работника (приложение № 3).


Прилагаю к настоящему запросу следующие документы:

 
Доверенность на представителя работодателя, заверенная нотариально (приложение № 4).
 
Копия приказа об увольнении в связи со смертью работника (приложение № 5).
 
Справка о трудовой деятельности работника (приложение № 6).
 
Копия паспорта представителя (приложение № 7).


Прошу выдать свидетельство о смерти в течение установленного законом срока и направить его на адрес организации: [полный почтовый адрес организации] либо выдать лично представителю [ФИО представителя] по предъявлению доверенности.

С уважением,
[Подпись]
[Ф.И.О. полностью]
[Должность]
[Контактный телефон]

Пошаговая инструкция по подаче запроса

1. Сформировать внутренний приказ об увольнении сотрудника в связи со смертью (если ещё не издан).
2. Подготовить доверенность на сотрудника отдела кадров или юриста, который будет подавать запрос.
3. Собрать приложения: медицинское заключение, извещение родственников, копию приказа, справку о трудовой деятельности, копию паспорта представителя.
4. Заполнить образец запроса, заменив шаблонные блоки актуальными данными.
5. Направить запрос в выбранный орган ЗАГС заказным письмом с уведомлением о вручении либо лично в канцелярию.
6. Получить уведомление о принятии запроса и ожидать выдачи свидетельства (не более 30 дней).
7. После получения свидетельства о смерти оформить окончательные кадровые документы: запись в трудовой книжке, расчёт final выплат, подача отчётов в ПФР и ФСС.

Что делать, если орган ЗАГС отказывает в выдаче свидетельства

В случае отказа необходимо:

• Получить письменный мотивированный ответ.
• Проверить соответствие предоставленных документов требованиям ФЗ‑143 и Постановления № 463.
• При необходимости дополнить пакет документов (например, получить заверенную копию медицинского заключения).
• Подать повторный запрос или обратиться в суд с иском о compelled выдаче свидетельства (ст. 12 ФЗ‑143).

Полезные ссылки и источники

• КонсультантПлюс: подборка документов по запросу «Запрос в ЗАГС о смерти» (2025‑2024‑2023 гг.).
• ГАРАНТ.РУ: комментарии к ст. 84 ТК РФ и ст. 9 ФЗ‑143.
• Министерство юстиции РФ: официальные формы заявлений о смерти (форма № 21).

Соблюдая представленный алгоритм и используя приведённый образец запроса, работодатель сможет своевременно получить необходимое свидетельство о смерти и корректно оформить увольнение сотрудника в соответствии с трудовым законодательством РФ;