Дата актуализации: 08:50:22

Содержание

1. Что такое заявление на выдачу архивного документа
2. Кто имеет право подавать запрос
3. Нормативно‑правовая база
4. Какие документы необходимо приложить
5. Пошаговая инструкция по составлению заявления
6. Образец заявления (текстовый и табличный варианты)
7. Электронный запрос через портал госуслуг
8. Сроки рассмотрения и получения документа
9. Полезные советы и типичные ошибки
10. Часто задаваемые вопросы

Что такое заявление на выдачу архивного документа

Заявление – официальное письменное обращение гражданина (или его представителя) к архивному учреждению с просьбой предоставить определённый документ, выписку или копию из архивных фондов. Такое заявление может быть направлено в:

• Государственный архив РФ, регионального или муниципального уровня;
• Архивы предприятий, учебных заведений, военных частей;
• Электронные архивные сервисы (например, через портал Госуслуги).

Запрос может быть сделан в целях:

• Подтверждения факта рождения, брака, смерти;
• Получения справки о трудовом стаже;
• Исследовательской работы, генеалогии;
• Юридической защиты прав (наследство, собственность и т.п.).

Кто имеет право подавать запрос

Согласно Федеральному закону «Об архивных документах», право на доступ к архивным материалам имеют:

• Граждане РФ, их законные представители (родители, супруги, опекуны);
• Иностранные граждане и лица без гражданства – только в случае, если запрос не противоречит интересам национальной безопасности;
• Юридические лица (компании, учреждения) – при наличии официального приказа или доверенности.

Важно: Для получения документов, содержащих персональные данные, необходимо подтвердить своё родство или законный интерес.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок подачи заявлений в архивы:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
2. Приказ Минкультуры России от № 56 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
3. Региональные нормативные акты (например, постановления правительств субъектов РФ);
4. Инструкции архивных учреждений, размещённые на их официальных сайтах.

Какие документы необходимо приложить

Перечень обязательных приложений зависит от характера запроса, но в большинстве случаев требуется:

• Копия паспорта (или другого удостоверяющего личность документа);
• Если запрос подаёт доверенное лицо – нотариально заверенная доверенность;
• Документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, браке, смерти и т.п.) – в случае запроса семейных архивов;
• Справка о месте жительства (для подтверждения адреса заявителя);
• Оплата госпошлины (если она предусмотрена) – копия квитанции.

Для некоторых типов запросов (например, подтверждение трудового стажа) может потребоваться дополнительный пакет документов, указанный в образце заявления.

Пошаговая инструкция по составлению заявления

1. Определите точный документ – укажите название, номер дела, дату создания, архивный фонд и серию (если известны).
2. Выберите форму обращения – в свободной форме (обычно это письмо‑запрос) или по образцу, размещённому на сайте архива.
3. Укажите свои реквизиты:
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • Паспортные данные;
   • Адрес проживания;
   • Контактный телефон и e‑mail.
4. Опишите цель запроса (например, «для оформления наследства», «для подтверждения стажа работы»);
5. Перечислите прилагаемые документы (см. пункт 4).
6. Укажите способ получения – лично, по почте (с распиской) или в электронном виде.
7. Подпишите заявление и укажите дату.
8. Отправьте заявление:
   • Лично в архивный отдел;
   • По почте (заказным письмом с описью вложения);
   • Электронно через портал госуслуг или по e‑mail (если архив принимает такие запросы).

Образец заявления (текстовый вариант)

Образец заявления в свободной форме

Начальнику архивного отдела
Государственного архива название региона/города
От _______________________________ (ФИО полностью)

Адрес: _______________________________
Телефон: ____________________________
E‑mail: _____________________________
Паспорт: серия ___ номер ________, выдан ________________________

Заявление

Прошу предоставить (выдать/выслать) копию (выписку, справку) из архивного документа:


 
Наименование документа: _______________________________
 
Архивный фонд, серия, дело, №: _______________________
 
Год(ы) создания: ___________________________________


Цель получения: _____________________________________________

Прилагаемые документы:

 
Копия паспорта;
 
Документ, подтверждающий родство (_____________________);
 
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
 
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).


Способ получения:

 
Лично в архиве (указать удобные часы);
 
По почте (с распиской);
 
Электронно (на e‑mail ______________________).


Подпись: ______________________

Табличный вариант (для печати)

Электронный запрос через портал Госуслуг

С 2023 года большинство государственных архивов принимает запросы онлайн. Ниже – краткая инструкция:

1. Зайдите на портал Госуслуг и авторизуйтесь через ЕСИА.
2. В разделе «Госуслуги» найдите сервис «Запрос в архив» (может называться «Получение архивных справок»).
3. Заполните электронную форму, указав:
   • Тип документа (справка, копия, выписка);
   • Архивный фонд и номер дела (если известны);
   • Цель обращения.
4. Загрузите сканы обязательных приложений (паспорт, доверенность, подтверждение родства).
5. Оплатите госпошлину онлайн (если требуется).
6. Отправьте запрос. Система выдаст номер обращения, по которому можно отслеживать статус.
7. Получите готовый документ в личном кабинете или запросите доставку по почте.

Совет: При первом обращении к конкретному архиву рекомендуется посмотреть его официальный сайт – там часто размещены актуальные формы и инструкции.

Сроки рассмотрения и получения документа

Если срок превышает указанный, архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

Полезные советы и типичные ошибки

• Точность данных. Указывайте полные реквизиты документа – даже небольшая ошибка в номере дела может привести к отказу.
• Проверка открытости. Не все фонды доступны публично. На сайте архива уточните, относится ли нужный документ к открытым материалам.
• Подтверждение родства. При запросе семейных документов готовьте несколько документов (свидетельство о рождении, браке, смерти), чтобы ускорить процесс.
• Оплата госпошлины. Некоторые архивы предоставляют услуги бесплатно, но если требуется оплата – делайте её заранее, иначе запрос будет отклонён.
• Сохранность оригиналов. Архивы обычно выдают только копии. Если нужен оригинал, уточняйте возможность выдачи в отдельном порядке.
• Электронные подписи. При отправке заявления через Госуслуги используйте усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭКП) – это ускорит проверку.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить архивный документ, если я не являюсь родственником?

Да, но в этом случае необходимо доказать законный интерес (например, судебный процесс, научное исследование). Без подтверждения интереса запрос может быть отклонён.

Нужно ли платить госпошлину за каждую копию?

Ставка госпошлины зависит от типа документа и объёма копий. Часто первая копия бесплатна, а последующие – платные. Точные тарифы указаны на сайте конкретного архива.

Как быстро можно получить документ в электронном виде?

Если архив поддерживает сканирование и отправку файлов, электронный вариант обычно готов в течение 5–10 рабочих дней после одобрения запроса.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите письменный отказ с указанием причин. При наличии оснований (например, ошибка в указании реквизитов) можно подать повторный запрос или обжаловать решение в суд.

Можно ли запросить несколько разных документов в одном заявлении?

Да, но каждый документ следует перечислить в отдельном пункте с указанием его реквизитов. Это упрощает работу архивного сотрудника.

Составление заявления на выдачу документа из архива – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Следуя описанному пошаговому руководству, используя предоставленные образцы и учитывая рекомендации по электронному запросу, вы сможете получить нужные архивные материалы в разумные сроки.

Помните: правильное оформление заявления и полное комплектование приложений – залог быстрого и безболезненного получения архива.