Подтверждение трудового стажа и размера заработной платы часто требуется при оформлении пенсии, получении социальных выплат, оформлении ипотеки или при трудоустройстве в новую организацию. Для этого необходимо подать официальное заявление в государственный архив (или в архив предприятия, если он хранит личные дела сотрудников). Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет оформить документ корректно и избежать типичных ошибок.
Когда нужно подавать заявление
- При выходе на пенсию по возрасту или по выслуге лет;
- При оформлении инвалидности или пособия по безработице;
- При получении ипотечного кредита, когда банк требует подтверждение дохода;
- При смене места работы, если новый работодатель запрашивает трудовую книжку или выписку из архива;
- В других случаях, когда требуется документально подтвердить периоды работы и размер заработной платы.
Какие документы понадобятся
- Паспорт гражданина РФ (копия первой страницы и страницы с регистрацией);
- Трудовая книжка (или её заверенная копия);
- Справка о среднем заработке за последние 12 месяцев (если есть);
- Документы, подтверждающие место работы (приказы о приёме/увольнении, трудовые договоры);
- Заявление, составленное по установленной форме (образец представлен ниже);
- Доверенность, если заявление подаёт представитель (нотариально заверенная).
Структура заявления
Заявление должно быть официальным документом, поэтому соблюдайте деловой стиль и чёткую логику изложения. Рекомендуемая структура:
- Шапка – реквизиты получателя и заявителя;
- Название документа – слово «Заявление» посередине строки;
- Текст заявления – краткое изложение просьбы, указание периода работы, организации, должности и требуемого подтверждения;
- Перечень прилагаемых документов;
- Дата и подпись заявителя (или его представителя).
Как оформить шапку
В правом верхнем углу указываются:
- Название архива (например, «Государственный архив г. Москвы»);
- ФИО руководителя архива или отдел, куда направляется заявление;
- Ниже – данные заявителя: ФИО, дата рождения, адрес проживания, контактный телефон, серия и номер паспорта.
- Трудовая книжка (страницы с записями о приёме и увольнении);
- Приказы о приёме на работу и об увольнении;
- Справка 2‑НДФЛ за 2019‑2020 гг.;
- Копия паспорта.
- Используйте белый лист формата А4, печатный текст шрифтом Times New Roman, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5;
- Все названия организаций и должностей пишите полностью без сокращений в первом упоминании;
- Проверьте отсутствие орфографических ошибок – они могут привести к задержке рассмотрения;
- Если подаёте заявление через представителя, приложите нотариально заверенную доверенность;
- Сохраните копию заявления и всех приложений для себя.
- Лично в архиве – в приёмной или в отделе по работе с гражданами;
- По почте – заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
- Через электронный архив (если такая услуга предоставляется) – скан документа отправляется на официальный e‑mail архива с темой «Заявление о подтверждении трудового стажа».
- Написать повторное обращение с указанием номера первого заявления;
- Обратиться к руководителю архива с жалобой на нарушение сроков;
- В случае необоснованного отказа – подать административный иск в суд.
- Трудовая книжка (страницы с записями о приёме и увольнении);
- Приказы о приёме на работу и о переводе на другую должность;
- Справка 2‑НДФЛ за 2023‑2024 гг.;
- Копия паспорта.
Пример оформления шапки:
Государственный архив г. Москвы
Отдел по работе с гражданами
Иванову Ивану Ивановичу
1980 года рождения, паспорт 45 00 123456, выдан ОВД г. Москвы
Проживающему: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (495) -23-45-67
Текст заявления
После шапки делаем отступ и пишем посередине:
Заявление
Далее – основной текст. Пример:
Прошу подтвердить мой трудовой стаж и размер средней заработной платы за период с по в организации ООО «СтройИнвест», где я работал на должности инженер-проектировщик. Эти сведения необходимы для оформления пенсии по старости.
Прилагаю копии следующих документов:
Заключительная часть
В конце ставим дату и подпись:
«07» октября 2026 г.
Иванов И.И. (подпись)
Советы по оформлению
Как подать заявление
Что делать, если ответ задерживается
Согласно Федеральному закону «О предоставлении государственных и муниципальных услуг», срок рассмотрения заявления составляет не более 30 дней. Если ответа нет, можно:
Пример полностью оформленного заявления
Государственный архив г. Москвы
Отдел по работе с гражданами
Петрову Петру Петровичу
1975 года рождения, паспорт 45 01 987654, выдан ОВД г. Москвы
Проживающему: г. Москва, пр. Мира, д. 25, кв. 12
Тел.: +7 (495) -87-65-43
Заявление
Прошу подтвердить мой трудовой стаж и средний заработок за период с по в организации ЗАО «ТехноПром», где я работал на должности начальник отдела контроля качества. Эти сведения необходимы для получения ипотечного кредита в банке «ВТБ».
Прилагаю копии следующих документов:
«07» октября 2026 г.
Петров П.П. (подпись)
Следуя данной инструкции, вы сможете оформить заявление в архив быстро и без ошибок, а получение подтверждения трудового стажа и заработной плате пройдёт без лишних задержек.