В любой архивной структуре (государственный, муниципальный, отраслевой) хранится огромное количество документов, среди которых часто находятся официальные решения, постановления, распоряжения и другие правовые акты. Чтобы получить копию или выписку из архива, необходимо оформить заявление на решение в архиве. В статье рассмотрим, что это за документ, какие нормы регулируют его оформление, какие сведения необходимо указать, где и как подавать заявление, а также представим готовый образец.
Что такое «заявление на решение в архиве»?
Это официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архиву с просьбой предоставить:
- архивную справку о наличии решения;
- выписку из решения (полный текст, выдержки);
- копию оригинального решения (постановления, распоряжения и т.п.).
Заявление может быть подано в рамках:
- социально‑правового запроса (например, подтверждение права собственности);
- судебного разбирательства (предоставление доказательств);
- личных нужд (уточнение стажа, получение справки для пенсионного фонда и др.).
Правовая база
Оформление и рассмотрение заявлений регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 108 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам».
- Региональные законы о государственных архивах (например, закон о Ленинградском областном государственном архиве).
- Гражданский процессуальный кодекс РФ (статьи о предоставлении копий судебных актов).
Кому адресовано заявление?
Заявление подаётся в адрес руководителя конкретного архива, где, как предполагается, хранится нужный документ. Примеры адресатов:
- Директор Государственного архива РФ в г. Екатеринбург, ул. Коминтерна, 16.
- Начальник Ленинградского областного государственного архива.
- Руководитель Бюджетного учреждения «Национальный архив Республики Крым».
Содержание заявления: обязательные реквизиты
Согласно пункту 4 Положения о порядке доступа к архивным документам, заявление должно включать:
- Шапку: название организации‑архива, ФИО и должность адресата.
- Дата и место составления (например, «, г. Екатеринбург»).
- Полные данные заявителя: ФИО, паспортные данные, ИНН (при необходимости), контактный телефон, e‑mail.
- Точное наименование документа (если известно): номер, дата, орган‑изготовитель, тема.
- Цель обращения (социально‑правовой запрос, судебное разбирательство, личные нужды).
- Перечень требуемых материалов: справка, выписка, копия, скан‑копия и т.д.
- Согласие на оплату услуг (если предусмотрено платным доступом).
- Подпись заявителя и дата.
Где и как подавать заявление?
| Способ подачи | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Лично в приёмном отделе архива | Получаете расписку сразу, можно уточнить детали | Требует личного присутствия |
| Почтой (заказным письмом) | Удобно, если вы находитесь в другом городе | Сроки доставки + риск потери |
| Электронно (через официальный сайт) | Быстро, сохраняет копию в PDF | Не все архивы принимают электронные запросы |
В большинстве архивов срок рассмотрения заявления – не более 30 календарных дней с момента его получения (п. 6 Положения). При необходимости уточнения сроков рекомендуется уточнить в официальных источниках.
Пример типового заявления
Государственного архива РФ в г. Екатеринбург
Ул. Коминтерна, 16, офис 4
От: Иванов Иван Иванович,
паспорт: 4500 123456, выдан ОВД г. Екатеринбург ,
ИНН 770123456789,
тел.: +7 (922) -23‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@mail.ru
Дата: г.
ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении копии решения Кизлярского райисполкома № 35 от г. о выделении земельного участка Магомедову М.Ш.
Я, Иванов Иван Иванович, в соответствии со ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу выдать мне:
Архивную справку о наличии в фондах Государственного архива РФ решения Кизлярского райисполкома № 35 от г.;
Копию указанного решения (печатную форму) для использования в судебном разбирательстве по делу № 2026‑12345.
Цель обращения: предоставление доказательств в суде (гражданское дело о праве собственности).
Согласие на оплату: готов оплатить фактические расходы по изготовлению копий в размере, установленном архивом.
Приложения:
— Копия паспорта;
— Справка из судов о необходимости предоставления документа;
— Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
Подпись ______________________
Дата
Часто задаваемые вопросы
7.1 Можно ли получить документ в электронном виде?
Да, если архив имеет электронный фонд и предоставляет скан‑копии. В заявлении укажите «в виде PDF‑файла, отправить на e‑mail».
7.2 Что делать, если архив отказывает в выдаче?
В случае отказа вы получаете решение об отказе в письменной форме. На него можно подать жалобу в суд или в уполномоченный орган (Росархив). Обязательно сохраняйте копию отказа.
7.3 Сколько стоит получение копии?
Стоимость определяется тарифами конкретного архива (обычно от 100 до 500 рублей за лист). При необходимости копирования в цвете цена выше.
7;4 Как ускорить процесс?
Укажите в заявлении точный номер и дату решения, приложите подтверждающие документы (например, судебный приказ). Чем точнее запрос – тем быстрее архив сможет найти нужный материал.
Полезные ресурсы
- Официальный портал государственных архивов РФ – поиск нормативных актов и контактных данных.
- Docspapers.ru – бесплатные шаблоны заявлений (в т.ч. «Заявление на предоставление архивной справки»).
- Видео‑инструкция по работе с web‑архивом (см. раздел «Видео‑инструкции» на сайте архива).
Оформление заявления на решение в архиве – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения юридических требований. Правильно составленное заявление ускорит поиск нужного документа, позволит избежать лишних расходов и обеспечит законность полученных копий. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и используйте готовый образец – и архивный запрос будет решён быстро и без осложнений.
Помните: храните копию своего заявления и всех приложений – они могут понадобиться в дальнейшем, например, при оспаривании отказа.