В работе с архивными учреждениями (Государственный архив, региональные архивы, архивные отделы предприятий) часто возникает необходимость получить копию архивного документа. Для этого необходимо оформить заявление‑запрос. В статье рассмотрены правовые основы, порядок подачи, список необходимых документов и приведён подробный образец заявления.

Что такое заявление в архив?

Заявление в архив – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или их представителя к архивному учреждению с просьбой предоставить:

• архивную справку;
• архивную выписку;
• копию (высылку) архивного документа;
• информационный документ по теме.

Заявление оформляется в свободной форме, однако рекомендуется придерживаться общепринятых шаблонов, чтобы ускорить процесс рассмотрения.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказ Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов».
3. Региональные нормативные акты (например, формы заявлений Государственного архива Новосибирской области).

Когда требуется заявление?

Заявление необходимо в следующих ситуациях:

• Для подтверждения трудового стажа, получения пенсионных баллов.
• Для судебных разбирательств, когда требуется оригинал или копия архивного документа.
• Для оформления правоустанавливающих документов (на землю, имущество).
• Для научных исследований, публикаций, генеалогических исследований.

Какие документы нужно приложить?

В зависимости от способа обращения (лично или через представителя) перечень может различатся.

4.1 При личном обращении

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Заполненное заявление (см. образец ниже).
• При необходимости – копия документа, подтверждающего право на получение (например, справка с места работы, судебное решение).

4.2 При обращении через представителя

• Нотариально заверенная доверенность.
• Паспорт представителя.
• Заявление, подписанное представителем.

Порядок подачи заявления

1. Подготовка заявления. Заполните образец (см. раздел 6).
2. Сбор сопроводительных документов. Убедитесь, что все копии заверены, если того требует архив.
3. Подача. Лично в архивный отдел, через курьерскую службу или по почте (с описью вложения).
4. Оплата. При необходимости оплатите государственную пошлину (размер уточняйте в конкретном архиве).
5. Ожидание ответа. Сроки рассмотрения обычно составляют от 5 до 30 рабочих дней.
6. Получение копии. Копию можно получить лично, по почте или в электронном виде (если архив предоставляет такую услугу).

Образец заявления на выдачу копии архивного документа

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретный архив (Государственный архив Новосибирской области, региональный архив и т.д.).

В _______________________________
(наименование архивного учреждения)
От _______________________________
(ФИО заявителя, должность, место работы/учреждения)

Адрес: __________________________
(почтовый адрес)

Телефон: ________________________
Э‑mail: _________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу копии архивного документа

Я, _______________________________ (ФИО полностью), 
паспорт: серия ____ номер ____, выдан ________________, дата выдачи __________,
проживающий(ая) по адресу: _______________________________________,
просил(а) предоставить копию (высылку) следующего архивного документа:


 
Наименование документа: __________________________________________
 
Номер дела (опись): _______________________________________________
 
Год (период) создания: ___________________________________________
 
Хранилище (фонд, отдел): ___________________________________________


Цель получения копии: (указать причину, например, подтверждение стажа работы, судебное разбирательство, научное исследование и т.д.)

Требуемый формат копии: (печатный, электронный, скан в PDF и т.п.)

Сроки получения: (по возможности указать желаемый срок, но не менее 5 рабочих дней)


Приложения:

 
Копия паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность).
 
Документ, подтверждающий необходимость получения (справка с места работы, судебное решение и др.).
 
Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Подпись заявителя ______________________ Дата __________

--------------------------------------------------------------------
Для представителя (если применимо)

ФИО представителя: _______________________________________

Доверенность №: _______________________________________ от __________

Подпись представителя ______________________ Дата __________

Как оформить заявление в электронном виде

Многие архивы (в т.ч. через портал Госуслуги) принимают электронные запросы. При таком способе следует:

• Скачать форму заявления в формате .docx или .pdf (обычно доступна на официальном сайте архива).
• Заполнить её в электронном виде, подписать электронной подпись (КЭП).
• Прикрепить сканированные копии удостоверяющих документов.
• Отправить через личный кабинет или по электронной почте, указанной на сайте архива.

Сроки и стоимость

Согласно Приказу Минкультуры РФ № 115, архивные учреждения обязаны рассмотреть запрос в течение 30 рабочих дней. При необходимости ускоренного рассмотрения (в течение 5–10 дней) может взиматься дополнительная плата.

Стоимость копий определяется тарифами конкретного архива. Как правило, цена зависит от:

• Объёма запрашиваемого материала (количество листов, страниц).
• Формата копии (печать, скан, электронный файл).
• Срочности выполнения.

Возможные ответы архива

После рассмотрения заявления архив может выдать один из следующих ответов:

1. Положительный ответ. Копия предоставлена в указанный срок.
2. Отказ. Причины отказа могут включать отсутствие запрашиваемого документа, ограничение доступа (секретность, конфиденциальность) или несоответствие формы заявления.
3. Запрос дополнительных сведений. Архив может потребовать уточнить реквизиты документа или предоставить дополнительные подтверждающие документы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

10.1 Можно ли получить копию без личного присутствия?

Да. При наличии нотариально заверенной доверенности представитель может получить копию от имени заявителя. Также многие архивы отправляют копии по почте или в электронном виде.

10.2 Какие документы подтверждают право на получение копии?

Это зависит от цели: справка с места работы (для подтверждения стажа), судебное решение, выписка из реестра недвижимости и т.п. При отсутствии специальных оснований архив может отказать в выдаче.

10.3 Как ускорить процесс?

Убедитесь, что заявление полностью заполнено, все сопроводительные документы приложены и правильно оформлены. При необходимости оплатите ускоренный тариф.

10.4 Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите официальный письменный отказ с указанием причин. При наличии оснований (например, документ относится к публичному достоянию) можно подать апелляцию в вышестоящий архивный орган или в суд.

Оформление заявления в архив на выдачу копии – процесс, который требует внимательности к деталям: правильного заполнения формы, наличия удостоверяющих документов и соблюдения установленных сроков. Используя приведённый образец и следуя рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужный архивный материал.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться непосредственно в архив, где планируете получать документ, либо воспользоваться справочной службой на портале Госуслуг.