Дата актуальности информации: 15:42:19․

В медицинских учреждениях (поликлиниках, больницах) часто возникает необходимость получить сведения из их архивов: справку о проведённом лечении, выписку из медицинской карты, копию лабораторных результатов и т․п․ Оформление заявления в архив поликлиники регулируется нормативными актами Росархива и внутренними правилами медицинских организаций․ Ниже представлена подробная статья, которая поможет вам составить корректный запрос, собрать необходимые документы и избежать типичных ошибок․

Что такое архив поликлиники?

Архив поликлиники – это структурное подразделение, где хранятся документы, относящиеся к медицинской деятельности за прошлые годы․ К таким документам относятся:

• медицинские карты пациентов;
• выписки из истории болезни;
• результаты лабораторных и инструментальных исследований;
• справки о прохождении лечения, прививках, профилактических осмотрах;
• документы, связанные с трудовой деятельностью медицинского персонала (для запросов по пенсиям и соц․ выплатам);

Согласно Правилам работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от ), информация социально‑правового характера выдаётся в виде архивной справки, архивной выписки или архивной копии․

Когда необходимо писать заявление?

Запрос в архив поликлиники может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Получение медицинской справки для трудоустройства, учёбы или получения льгот․
2. Оформление выписки из истории болезни для обращения к другому врачу․
3. Подтверждение факта лечения в суде или при получении страховых выплат;
4. Получение копий документов для оформления пенсии по потере кормильца․
5. Запрос архивных данных для научных исследований или генеалогических целей․

Правовая основа запроса

Основные нормативные документы, регулирующие выдачу архивных материалов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г․)․
• Постановление Правительства РФ от № 260 «Об утверждении Правил работы архивов организаций»․
• Внутренний регламент поликлиники (обычно размещён на её официальном сайте или в приемном отделе)․
• При необходимости – Федеральный закон № 323‑ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (права пациента на доступ к своей медицинской информации)․

Кому направлять заявление?

Заявление подаётся:

• на имя главного врача поликлиники (или заведующего архивным отделом, если такой имеется);
• при личном обращении – в архивный отдел;
• при отправке по почте – на юридический адрес поликлиники;
• через электронный личный кабинет (если поликлиника предоставляет такую услугу)․

Как правильно оформить заявление?

Структура заявления

Заявление должно быть написано на обычном листе формата А4 (шрифт Times New Roman, 12 пунктов) и включать следующие блоки:

1. Шапка – название организации, её адрес, ИНН/КПП (по желанию)․
2. Дата и место составления (например, «Москва, »)․
3. Кому – «Главному врачу поликлиники № 12» (указать полное название)․
4. Текст заявления – чётко сформулированная просьба․
5. Перечень прилагаемых документов (паспорт, доверенность, копии трудовой книжки и т․д․)․
6. Подпись заявителя и, при необходимости, печать организации․

Пример текста заявления

Заявление

«07» ноября 2026 г․ г․ Москва

Главному врачу
поликлиники № 12
ул․ Садовая, д․ 15

Я, Иванов Иван Иванович, г․ рождения,
паспорт: 4509 123456, выдан г․ УФМС России по г․ Москве,
проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, кв․ 5,
прошу выдать мне:
Архивную справку о проведённом лечении в период с по г․;
Копию выписки из медицинской карты за период с по г․;
Информационный документ о проведённых прививках в 2019–2020 гг․

Запрашиваемые документы необходимы для предоставления в отдел кадров ООО «ТехноСервис» в связи с трудоустройством;

К заявлению прилагаю:
- Копию паспорта;
- Справку о регистрации по месту жительства;
- Доверенность (если заявление подаёт представитель)․

Согласен(а) оплатить фактические расходы, связанные с копированием и подготовкой документов, в размере, установленном поликлиникой․

Подпись ______________________ Иванов И․ И․

Образцы готовых форм

Готовые шаблоны в форматах ․docx (35 КБ) и ․pdf (214 КБ) можно скачать по следующим ссылкам (примерные названия файлов):

• Образец заявления (DOCX)
• Образец заявления (PDF)

Какие документы необходимо приложить?

Способы подачи заявления

• Лично – в регистратуре поликлиники или в архивном отделе․ При личном обращении документ выдается «под расписку»․
• По почте – отправка оригинала заявления и копий документов заказным письмом с описью вложения․
• Электронно – через личный кабинет на сайте поликлиники (если такая услуга предусмотрена)․ При этом оригиналы документов могут быть загружены в виде сканов․
• Через курьера – удобно, если требуется быстрое получение оригиналов․

В любом случае рекомендуется сохранять копию заявления и подтверждение о его получении (расписку, электронный ответ)․

Сроки выполнения запроса

Согласно нормативам, архивные отделы обязаны рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней со дня его получения․ При необходимости продления срока (например, если документ находится в удалённом хранилище) пациенту должно быть направлено уведомление с указанием новой даты выдачи․

Стоимость услуг

Выдача архивных справок, выписок и копий обычно сопровождается оплатой за:

• работу архивного сотрудника (часовая ставка – от 200 руб․);
• материалы (копирование, сканирование – от 5 руб․ за лист);
• почтовые расходы (при отправке по почте)․

Точная стоимость указывается в ответном письме поликлиники․ При оплате наличными в регистратуре вы получаете расписку․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить архивную справку без оплаты?

Только в случае, если запрос сделан в рамках государственных программ социальной поддержки (например, для пенсионеров)․ В остальных случаях оплата обязательна․

Какие сведения могут быть скрыты в архиве?

Согласно законодательству, в архиве могут быть ограничены сведения, содержащие персональные данные третьих лиц без их согласия, а также сведения, подпадающие под тайну государственной, коммерческой или медицинской тайны․

Что делать, если архив отказал в выдаче справки?

Получить письменный отказ с указанием причин․
Подать апелляцию в руководителя поликлиники в течение 10 дней․
При отсутствии удовлетворительного решения – обратиться в Росархив или в суд․

Можно ли запросить архивные документы онлайн?

Да, если поликлиника предоставляет электронный сервис․ Обычно требуется загрузить сканированные копии паспорта и заполнить онлайн‑форму․

Сколько копий можно получить за один запрос?

Обычно ограничение – до 3 копий одного документа․ При необходимости большего количества следует указать в заявлении и оплатить дополнительные расходы․

Полезные рекомендации

• Проверяйте, что все данные в заявлении (ФИО, дата рождения, период лечения) указаны точно так же, как в официальных документах․
• Сохраняйте оригиналы всех приложений – они могут потребоваться при последующей проверке․
• Если запрос делается от имени несовершеннолетнего или недееспособного, обязательно приложите нотариально заверенную доверенность․
• Уточняйте в поликлинике, нужен ли оригинал заявления или достаточно копии․
• При получении справки проверяйте её на наличие ошибок сразу же, пока сотрудник находится в офисе․

Оформление заявления в архив поликлиники – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения правовых требований․ Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро получить нужные архивные документы, избежать лишних задержек и расходов, а также обеспечить законность всех действий․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться в архивный отдел вашей поликлиники или к юристу, специализирующемуся на медицинском праве․