Грамотная организация архива отдела — это не просто наведение порядка в бумагах, но и важнейший бизнес-процесс, который обеспечивает юридическую и финансовую безопасность любой компании. Хаос в документах может привести к штрафам от контролирующих органов, потере важных данных и сбоям в работе предприятия. В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать хранение документов, опираясь на актуальное законодательство и современные стандарты.

Нормативно-правовая база

Прежде чем приступать к формированию архива, необходимо изучить нормативную базу. Деятельность архива регулируется локальными нормативными актами организации, а также государственными стандартами. Основными документами являются:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет базовые понятия, порядок ведения архива и перечень документов, подлежащих хранению.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 в ред. приказа от 26 сентября 2022 г. № 117). Эти правила определяют порядок работы с архивными документами в государственных, муниципальных и частных организациях.
• Приказ Минкультуры № 236 — регламентирует сроки хранения различных категорий документов, которые фиксируются в номенклатуре дел организации.

Основные задачи и структура архива

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, делятся на две группы: документация с законченным делопроизводством и бумаги, все еще участвующие в актуальных бизнес-процессах. Главная задача ответственного сотрудника — грамотно распределить документы по делам и своевременно пополнять их новыми бумагами.

Структурная организация архива напрямую зависит от объема документооборота в компании:

• В малых компаниях: функции архивариуса могут возлагаться на секретаря, специалиста отдела кадров или другого сотрудника по совместительству.
• В средних и крупных организациях: при возрастании нагрузки создается отдельный архивный отдел или выделяется самостоятельная должность архивариуса (часто как подразделение в отделе офисных услуг).

В любом случае, руководство обязано назначить сотрудника, ответственного за хранение и использование документов, и закрепить его обязанности локальным актом.

Требования к архивному помещению

Помещение архива должно соответствовать строгим требованиям, так как от этого зависит сохранность бумаг. К обязательным условиям относятся:

1. Соблюдение пожарных, охранных и санитарно-эпидемиологических норм.
2. Использование качественных материалов для обработки стен, полов и потолка. Поддержание их в исправном состоянии критически важно для защиты документации от плесени, грибка и пыли.
3. Наличие металлических стеллажей и запирающихся шкафов для защиты от несанкционированного доступа.

Экспертиза ценности и систематизация документов

Перед сдачей документации на хранение проводится экспертиза ценности документов. Это процедура определения сроков хранения документов (постоянное, временное, до 10 лет и т.д.). Систематизация производится по следующим признакам:

• Структурный (по отделам);
• Функциональный (по направлениям деятельности);
• Тематический;
• По срокам хранения.

Каждая организация обязана обеспечить сохранность:

• Учредительных документов;
• Личных дел сотрудников;
• Бумаг, подтверждающих финансовые операции (как приходные, так и расходные).

Пошаговый процесс формирования архива

Шаг 1. Разбор и раскладка по папкам

Неактуальные документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению во избежание путаницы. Оставшиеся бумаги раскладываются по папкам. На обложке каждой папки (дела) обязательно указывается: название, срок хранения, название отдела, индексация и даты.

Шаг 2. Подшивка документов

Следующий этап — подшивка документов в архив. Для этого используются специальные шпагаты, нити и иглы. Процедура должна выполняться строго по ГОСТу, чтобы бумаги не рассыпались и не повреждались при длительном хранении.

Шаг 3. Составление описей

В архиве организации составляются описи дел. В зависимости от состава и объема документов создаются:

• Описи электронных документов (ЭД) постоянного хранения;
• Описи дел по личному составу;
• Описи управленческой и научно-технической документации.

Особенности работы с электронным архивом

В современных реалиях все большее значение приобретают электронные документы (ЭД); Управленческая, научно-техническая документация и отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи. Хранить электронные документы можно на защищенных корпоративных серверах или в облачных хранилищах, однако они требуют такого же строгого учета, как и бумажные аналоги.

Организация архива отдела — это системный процесс, требующий внимания к деталям и знания законодательства. Соблюдение правил Росархива, правильная экспертиза ценности, качественная систематизация и создание надлежащих условий хранения позволят компании избежать юридических рисков и обеспечить быстрый доступ к нужной информации в любой момент времени.