Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Актуально на:

В современных реалиях электронный архив (ЭА) перестал быть просто «цифровой копией» бумажного хранилища. Это полноценная информационная система, обеспечивающая юридическую значимость, безопасность и быстрый доступ к документам организации. Ниже подробно разбираем нормативную базу, этапы создания, требования к ПО и процедуры хранения/уничтожения.

Что такое электронный архив и с чем его едят

Часто под электронным архивом понимают СХЭД (Систему Хранения Электронных Документов) — программно-аппаратный комплекс, предназначенный для долгосрочного хранения, учета и выдачи электронных документов. Важно отличать:

СЭД (Система электронного документооборота) — работает с «живыми» документами в процессе согласования/исполнения.
СХЭД / Электронный архив — принимает документы после завершения работы с ними (в архивном деле) для долгосрочного хранения по установленным срокам.

Ключевые функции ЭА:

Централизованное, безопасное хранение.
Мгновенный поиск и выдача (в т.ч. по полнотекстовому индексу).
Автоматическая загрузка (архивация) из СЭД и других систем.
Контролируемое уничтожение по истечении сроков.
Обеспечение юридической значимости (ЭП, хеш-суммы, протоколы операций).

Нормативная правовая база: не только для госсектора

Ошибочно считать, что строгие правила касаются только госучреждений. Коммерческим организациям также необходимо опираться на законодательство для обеспечения юридической силы документов (Налоговый кодекс РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ФЗ-149 «Об информации…», ФЗ-152 «О персональных данных»).

Основные документы, на которые стоит опираться:

ГОСТ Р 7.0.100-2018, Системы управления документами. Электронные документы. Основные требования к системам хранения.
Приказ Минкультуры России от № 2768 (для госорганов, но де-факто стандарт для всех) — Требования к системам хранения электронных документов.
ФСБ/ФСТЭК требования — если хранятся гостаjna или персональные данные (сертификация СЗИ, средства защиты информации).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2016 — Управление записями (архивное дело).

Совет: Тщательное определение целей и задач на старте позволит создать эффективный архив, отвечающий потребностям именно вашей организации, а не просто «галочке» для проверяющих органов.

Поэтапная организация электронного архива «с нуля»

Этап 1: Проектирование и нормативная база организации

На основе нормативно-методической базы составляется Положение об электронном архиве конкретной организации. В него должны войти:

Задачи и функции ЭА.
Права, обязанности и ответственность сотрудников архива и администраторов системы.
Порядок формирования архивных фондов (номенклатура дел, сроки хранения).
Правила доступа и разграничения прав (ролевая модель).

Этап 2: Подготовка документов к архивированию

Перед загрузкой в ЭА каждый документ должен пройти процедуру подготовки:

Классификация по видам (договоры, приказы, первичка, КД и т.д.).
Установление сроков хранения согласно номенклатуре/графику.
Определение степени конфиденциальности: открытый доступ, для служебного пользования, секретность, персональные данные и т.д.
Проверка форматов (PDF/A, XML, TIFF и др., соответствующие ГОСТу) и целостности (хеш-суммы).

Этап 3: Формулировка требований к ЭА (Техническое задание)

На следующем этапе нужно детально сформулировать требования. Это позволит правильно подобрать конфигурацию «железа» и ПО. Требования делятся на группы:

Функциональные: импорт/экспорт, версионирование, полнотекстовый поиск, ведение журналов учета, автоматическое уничтожение.
Безопасность: шифрование (в покое и в транзите), контроль целостности (блокчейн/хеши), аудит всех операций (кто, когда, что делал), соответствие 152-ФЗ / 63-ФЗ (ЭП).
Эксплуатационные: масштабируемость, высокая доступность (HA), бэкапирование, интеграция с СЭД, 1С, ERP (API, WebDAV, CMIS).
К носителям: соответствие ГОСТам (надежность, срок службы), возможность программно-аппаратного стирания.

Этап 4: Выбор программного обеспечения — критический шаг

Выбор ПО для электронного архива документов является критическим шагом, определяющим эффективность и безопасность. ПО должно:

Быть лицензированным (обязательное требование).
Соответствовать требованиям законодательства об информационных системах.
Обеспечивать высокий уровень защиты информации (СЗИ, сертификаты ФСТЭК/ФСБ при необходимости).
Иметь удобный интерфейс — система характеризуется простотой и понятностью, позволяет сотрудникам самостоятельно работать с документами.
Поддерживать интеграцию с другими системами организации.

Пример решения: Электронный архив на платформе Docsvision обеспечивает централизованное, безопасное хранение, мгновенный поиск и полное соответствие нормативным требованиям — от автоматической загрузки до контролируемого уничтожения.

Этап 5: Развертывание, тестирование и ввод в эксплуатацию

Установка на сервере организации (On-premise) или в облаке (SaaS/Private Cloud).
Настройка политик безопасности, бэкапов, репликации.
Проведение испытаний на соответствие ТЗ и нормативным требованиям.
Обучение ответственных лиц и пользователей.

Организационные аспекты: Доступ и Ответственные лица

Технология не работает без людей. За хранение, техническое сопровождение и контроль документов должны быть назначены ответственные сотрудники с четко регламентированными обязанностями.

Ключевые роли:

Руководитель архива / Архивариус: формирование фондов, контроль сроков, составление актов отбора/уничтожения, подписание ЭП.
Администратор СХЭД: техническая поддержка, настройка прав доступа, мониторинг целостности, бэкапы.
Ответственный за ИБ (ИБ-специалист): контроль соответствия требованиям ФСТЭК/ФСБ, управление ключами ЭП/шифрования.

Системы, на базе которых организован архив, обязаны фиксировать все операции с документами (просмотр, скачивание, печать, изменение метаданных, удаление) для обеспечения контроля и безопасности. Журналы аудита должны быть защищены от подделки и храниться не меньше срока хранения документов архива.

Хранение, защита и форматы

Требования к носителям и ПО

Помимо требований к созданию цифрового архива, необходимо знать требования, предъявляемые к физическим накопителям и программному обеспечению:

Носители (диски, ленты, SSD) должны соответствовать стандартам ГОСТ по надежности и сроку хранения.
Форматы файлов: предпочтение открытым стандартам (PDF/A-1b/2b для визуальных, XML для структурированных, JPEG2000/TIFF для растра).
Обязательное шифрование конфиденциальных данных «в покое» (AES-256, ГОСТ 28147-89).
Регулярная верификация целостности (проверка хеш-сумм по расписанию).

Облачное хранение vs On-premise

Если архив размещен в облаке или на выделенном сервере провайдера, договор должен четко регламентировать: зону хранения данных (территория РФ), уровни сервиса (SLA), процедуры аварийного восстановления (DRP) и порядок возврата/уничтожения данных при расторжении договора.

Уничтожение электронных документов: нюансы оформления

Это один из самых рискованных процессов. Уничтожение производится только по Акту отбора к уничтожению, утвержденному руководителем и согласованным с экспертом-архивариусом (если требуется).

Специфика акта для электронных носителей

Важный нюанс: Типовая форма Акта уничтожения (Приложение № 3 к Приказу Минкультуры № 558 / № 2768) рассчитана на физическое уничтожение носителей (шредер, прессование). Она не предусматривает графу для описания программного стирания.

Практика: Если архив на сервере или в облаке, способ уничтожения указывают в отдельном Акте свободной формы (или в приложении к основному), например: «Уничтожение выполнено программно-аппаратными средствами путем многократной перезаписи данных (согласно ГОСТ Р 50739-95 / NIST SP 800-88) с последующей верификацией».

В акте обязательно фиксируются: перечень документов (с хеш-суммами), дата/время, используемое ПО для стирания, ФИО исполнителя и ЭП ответственных.

Чек-лист: Соблюдение всех норм архивного хранения

Для самопроверки готовности ЭА к проверкам (налоговая, Росахив, профильные ведомства) используйте этот список:

[ ] Утверждено Положение об ЭА и Номенклатура дел со сроками хранения.
[ ] ПО СХЭД лицензировано, имеет сертификаты соответствия (ФСТЭК/ФСБ — при необходимости).
[ ] Настроено разграничение доступа по ролям (RBAC), ведется полный аудит действий.
[ ] Обеспечена целостность и неизменяемость архивных копий (ЭП, хеши, WORM-хранилища).
[ ] Регламентирован процесс регулярной верификации носителей и миграции данных на новые носители/форматы (проблема «цифрового замирания»).
[ ] Есть инструкция и акты по уничтожению (с учетом программного стирания для серверов).
[ ] Назначены ответственные лица приказами, проведено обучение.
[ ] Обеспечено аварийное восстановление (бэкапы в другом пожароопасном сегменте/ДЦ).

Ведение электронного архива, это не разовая акция по сканированию бумаг, а непрерывный управляемый процесс. Успех строится на трех китах:

Нормативная база (Положение, Номенклатура, Регламенты).
Технологическая платформа (Сертифицированное ПО СХЭД, надежная инфраструктура, шифрование).
Организация труда (Четкие роли, обучение, дисциплина аудита).

Грамотно организованный электронный архив (как, например, на базе Docsvision или аналогичных промышленных платформ) переводит организацию из режима «поиск иголки в стоге сена» в режим «мгновенный доступ к юридически значимому оригиналу», снижая риски штрафов, судебных проигрышей и утечек данных.

Статья подготовлена на основе актуальной на нормативной базы и лучших практик рынка ECM/СХЭД.