Дата актуализации информации: 18:49:36 ()

Почему открытие собственного архива – это необходимо?

Архив – это подразделение компании, отвечающее за хранение, комплектование, учёт и использование документов, признанных архивными (п. 9 ст. 3 125‑ФЗ). Без надлежащего архива:

• невозможно обеспечить юридическую защиту организации;
• рискуете потерять важные кадровые, бухгалтерские и договорные документы;
• нарушаете требования контролирующих органов (Росархив, Минтруд и др.).

Правовая база, регулирующая работу архивов в 2023‑2024 гг.

Основные законы

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
2. Приказ Росархива от 17 сентября 2023 г. № … «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов» (далее – Правила);
3. Методические рекомендации к Правилам работы архивов организаций 2023 года (публикация ожидается в начале 2024 года).

Что нового появилось в правилах 2023 года?

• Описи дел электронных документов и реестра файлов – обязательный элемент комплектования электронных архивов.
• Аудиовизуальные документы – отдельные требования к их хранению, маркировке и доступу.
• Документы ограниченного доступа – регламентируются специальные уровни доступа и сроки хранения.
• Объединённый порядок хранения, комплектования, учёта и использования документов, обязательный для всех работников (кадровых, бухгалтеров, ИТ‑специалистов).

План создания архива с нуля

Подготовительный этап

1. Определить цель и объём архива – какие типы документов (кадровые, бухгалтерские, договорные, электронные, аудиовизуальные) будут включены.
2. Назначить ответственного – лицо, которое будет вести архив (архивариус) и отвечать за соблюдение Правил.
3. Разработать локальный нормативный акт (ЛНА) – Положение об архиве, которое учитывает требования новых Правил Росархива.
4. Согласовать ЛНА с руководством и, при необходимости, с юридическим отделом.

Организационно‑техническое обеспечение

• Помещение – должно соответствовать требованиям по температуре, влажности и защите от пожара.
• Техническое оснащение – стеллажи, шкафы, системы контроля доступа, системы резервного копирования для электронных архивов.
• Программное обеспечение – система электронного документооборота (ЭДО) с модулем архивирования, возможность формирования реестра файлов и описи электронных дел.

Формирование базовых документов

1. Разработать шаблоны описи дел (бумажных и электронных) в двух экземплярах.
2. Составить реестр файлов – перечень всех электронных документов с указанием формата, даты создания, ответственного лица и срока хранения.
3. Определить категории доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный) и оформить соответствующие регистры.
4. Подготовить инструкцию по работе с аудиовизуальными материалами (форматы, условия хранения, сроки уничтожения).

Пошаговое руководство по открытию архива

Шаг 1 – Утверждение положения об архиве

Положение должно включать:

• цели и задачи архива;
• структуру подразделения (архивариус, помощники, ИТ‑специалисты);
• порядок комплектования, учёта и использования документов;
• процедуры доступа к документам ограниченного доступа;
• ответственность за нарушение требований.

Шаг 2 – Инвентаризация существующих документов

Разделить документы на группы:

1. Кадровые (трудовые договоры, личные дела, аттестации);
2. Бухгалтерские (бухгалтерская отчетность, налоговые декларации);
3. Договорные и коммерческие;
4. Электронные (электронные письма, файлы, базы данных);
5. Аудиовизуальные (видеозаписи совещаний, фотоматериалы).

Для каждой группы составить опись дел и реестр файлов в соответствии с новыми требованиями.

Шаг 3 – Классификация и маркировка

По каждому документу указываются:

• Код классификации (по отраслевому справочнику);
• Сроки хранения (обязательный, юридический, рекомендованный);
• Уровень доступа (открытый/ограниченный/конфиденциальный);
• Физическое или электронное место хранения.

Шаг 4 – Комплектование и формирование архивных фондов

Фонд – совокупность документов, относящихся к одной теме, периоду или подразделению.

1. Создать фондовый лист (описание фонда, его цель, сроки хранения).
2. Разместить документы в соответствующих делах (бумажных или электронных).
3. Обеспечить дублирование электронных фондов на резервных носителях.

Шаг 5 – Учёт и контроль

Вести журнал учёта документов (в бумажном и электронном виде). В журнале фиксировать:

• Дата поступления в архив;
• Ответственное лицо;
• Место хранения;
• События (выдача, возврат, уничтожение).

Шаг 6 – Организация доступа

Для каждого уровня доступа разработать:

1. Процедуру запроса и выдачи документов;
2. Регистрационную форму (кто, когда, какой документ получил);
3. Контрольный лист возврата (для бумажных документов).

Шаг 7 – Обучение персонала

Провести инструктаж для:

• Кадровых работников – правила формирования личных дел;
• Бухгалтеров – порядок учёта финансовой документации;
• ИТ‑специалистов – резервное копирование и защита электронных архивов;
• Всех сотрудников – правила обращения с документами ограниченного доступа.

Особенности работы с новыми типами документов

Электронные документы

Согласно Методическим рекомендациям (публикация ожидается в 2024 г.) необходимо:

• Создавать опись дел электронных документов в двух экземплярах (один – в архиве, второй – в системе ЭДО).
• Вести реестр файлов с указанием хеш‑контроля (SHA‑256) для подтверждения целостности.
• Обеспечить регулярное резервное копирование (не реже одного раза в неделю) и хранение копий в разных географических точках.

Аудиовизуальные документы

Для видеозаписей, аудио‑материалов и фотоматериалов:

1. Определить формат хранения (например, MP4, WAV, TIFF) согласно рекомендациям Росархива.
2. Обеспечить контроль доступа через отдельные серверы с ограниченными правами.
3. Указать в описи длительность, тему, ответственного за создание и срок хранения (обычно 5‑10 лет, если не предусмотрено иное).

Документы ограниченного доступа

К таким документам относятся сведения о персональных данных, коммерческой тайне, государственной тайне.

• Создать отдельный реестр ограниченного доступа с указанием уровня секретности.
• Ограничить физический доступ (закрытый шкаф, система видеонаблюдения).
• Для электронных файлов – использовать шифрование и двухфакторную аутентификацию.
• Регулярно проводить аудит доступа (не реже одного раза в полугодие).

Как вести архив в долгосрочной перспективе

1. Периодический пересмотр нормативных актов – проверять соответствие локального положения новым требованиям (обычно раз в год).
2. Аудит состояния архивных фондов – проверка целостности бумажных и электронных документов.
3. Обновление ИТ‑инфраструктуры – миграция на новые носители, обновление программного обеспечения.
4. Уничтожение просроченных документов – согласно установленным срокам, с оформлением акта об уничтожении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли создавать архив, если у меня ИП?

Да. По п; 9 ст. 3 125‑ФЗ любой субъект, где формируются архивные документы (в т.ч. ИП), обязан вести архив. Для ИП достаточно оформить Положение об архиве ИП и соблюдать новые Правила.

Как быстро можно перейти на новые Правила?

С 17 сентября 2023 года новые Правила обязательны для всех организаций. Переходный период – 6 месяцев, но рекомендуется начать внедрение сразу, чтобы избежать штрафов.

Что делать, если в организации уже есть старый архив?

Необходимо провести инвентаризацию, сопоставить существующие документы с новыми требованиями, дополнить описи и реестры, а затем оформить акт приведения в соответствие.

Открытие нового архива – это не просто формальная процедура, а стратегический шаг, позволяющий организации:

• обеспечить юридическую защиту;
• упростить доступ к важной информации;
• соответствовать современным требованиям к электронным и аудиовизуальным документам;
• контролировать доступ к конфиденциальным материалам.

С учётом новых Правил Росархива 2023 года и предстоящих Методических рекомендаций процесс создания архива стал более структурированным, но одновременно более требовательным. Следуя изложенному пошаговому руководству и регулярно обновляя локальные нормативные акты, вы сможете создать архив, который будет надёжным, удобным и полностью соответствующим законодательству.

Автор статьи – эксперт в области архивного дела, консультант по внедрению нормативных требований в корпоративных структурах.