Передача документов в архив — это важный процесс, который требует строгого соблюдения правил делопроизводства. Независимо от того, являетесь ли вы представителем компании, желающим освободить офис от старых бумаг, или частным лицом, собирающимся передать семейные реликвии, вам потребуется грамотно составленное заявление в архив на хранение. В этой статье мы подробно разберем, как правильно подготовить документы, составить опись и написать заявление.

Что нужно знать перед обращением в архив

Прежде чем приступить к написанию заявления, необходимо четко понимать, какие именно документы вы планируете передать. Архивы делятся на государственные, ведомственные и негосударственные. Важно учитывать, что не все документы принимаются в государственные архивы напрямую.

Например, в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) метрические документы, книги записи актов гражданского состояния, домовые книги и иные документы, содержащие персональную информацию, на хранение не поступают. Для получения информации по таким документам следует обращаться в органы ЗАГС по месту жительства или регистрации.

Основные правила передачи документов в архив

Процесс сдачи дел в архив организации или государственное учреждение регламентируется строгими правилами. Чтобы ваши документы приняли без проблем, необходимо выполнить несколько шагов:

1. Сортировка дел. Документы формируются по срокам хранения (постоянное, свыше 10 лет, до 10 лет, по личному составу).
2. Подготовка описей. Опись на дела постоянного хранения обычно имеет номер 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более — 2, на дела по личному составу — 3 (с добавлением буквенного индекса л/с).
3. Составление акта приема-передачи. При сдаче в любой архив необходимо составлять описи в 3 экземплярах с кратким описанием типа передаваемых документов.
4. Заполнение реквизитов. В заявлении и сопроводительных документах обязательно указывается информация о сотруднике, передающем документы, и об ответственном за архивное хранение лице.

Особенности для документов с небольшими сроками хранения и электронных носителей

В необходимых случаях, по согласованию с архивом, составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет. К ним относятся документы с грифом «ДСП», предложения, заявления и жалобы граждан и тому подобное. Также современные инструкции по подготовке и передаче документов в архив негосударственных организаций содержат положения, касающиеся вопросов хранения и уничтожения электронных документов.

Документы личного происхождения

Документы личного происхождения (личные дневники, письма, фотографии, мемуары) передаются в архив организации на временное хранение по заявлению их владельца (собственника). Впоследствии они могут быть переданы в государственный архив на постоянное хранение. Для работы с такими документами или получения архивных справок реабилитированные лица и их наследники имеют право на получение оригиналов архивных документов по письменным заявлениям с разрешения руководителя организации.

Структура заявления в архив на хранение

Унифицированной строгой формы для заявления на передачу документов на хранение для частных лиц нет, однако оно должно содержать все необходимые реквизиты. Ниже представлен рабочий образец заявления.

Образец заявления

Руководителю [Название архивного учреждения]
[ФИО руководителя архива]
От [ФИО заявителя или название организации]

[Должность, если применимо]
Адрес: [Почтовый адрес заявителя]
Телефон: [Номер телефона]
E-mail: [Адрес электронной почты]

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на хранение документы, относящиеся к [указать тематик документов, например: истории семьи / деятельности организации за 2010-2015 гг. / личного происхождения].

Передаваемые документы сформированы в [количество] дел, описаны в прилагаемой описи в 3 экземплярах. Документы находятся в надлежащем физическом состоянии, прошиты и пронумерованы согласно установленным требованиям делопроизводства.

Передачу документов прошу осуществить в срок до [указать дату]. Ответственным за архивное хранение со стороны [название организации или «заявителя»] назначен [ФИО ответственного лица, должность].

Приложение:

• Опись передаваемых документов в 3 экземплярах на [количество] листах.
• Акт приема-передачи архивных документов на хранение в 2 экземплярах.
• Копии документов, подтверждающих право собственности (при необходимости).

Подпись заявителя: _______________ / [ФИО] /

Правильное оформление заявления и сопутствующих описей — залог быстрой и безболезненной передачи дел в архив. Помните, что архивная справка, архивная выписка или копия архивного документа по тематическому запросу выдается на основании правильно заполненного заявления-анкеты. Уделяйте внимание деталям: корректно указывайте сроки хранения, формируйте дела по правилам архивного дела и не забывайте про акты приема-передачи. В случае истечения 75 лет со дня создания архивного документа, для получения оригиналов могут потребоваться дополнительные разрешения, однако при своевременном и правильном оформлении бумаг на хранение доступ к информации будет удобным и законным.