Поиск исторической информации, восстановление родословной или подтверждение социально-правовых данных часто требуют обращения в государственные архивы. В Новосибирской области архивная система имеет четкую структуру, и для получения нужных сведений важно правильно составить и направить запрос. В этой статье мы подробно разберем, как это сделать.
Главное правило: куда именно обращаться
Самое главное, что нужно помнить при поиске информации: Управление государственной архивной службы Новосибирской области является областным исполнительным органом, который осуществляет исполнительно-распорядительную деятельность в сфере архивного дела. Однако оно не занимается хранением архивных документов! Все запросы, поступающие в Управление, перенаправляются для рассмотрения в профильные учреждения.
Поэтому, чтобы сэкономить время, запросы следует направлять напрямую в хранящие архивы. Основным хранилищем региональных документов является Государственный архив Новосибирской области (ГАНСО).
Основные архивы Новосибирской области
В зависимости от того, какие именно документы вам нужны, обращаться нужно в разные инстанции:
- Государственный архив Новосибирской области (ГАНСО) — хранит документы регионального уровня, областные фонды, а также выполняет социально-правовые и тематические запросы.
- Новосибирский городской архив (МКУ г. Новосибирска «Новосибирский городской архив») — хранит документы городского значения.
- Районные архивы и отделы архивной службы, хранят документы административных районов области (например, Отдел архивной службы Администрации Новосибирского района).
Контактные данные и адреса для отправки запросов
Государственный архив Новосибирской области (ГАНСО)
- Адрес для почтовой отправки: 630007, г. Новосибирск, ул. Свердлова, 16
- Телефон (факс): (383) -23-53-01
- E-mail: gansonso.ru
- Режим работы: пн-чт. 8:00-16:45, пт. 8:00-15:30 (перерыв 12:00-12:30)
Новосибирский городской архив
- Информационно-поисковый портал «Архивы Новосибирской области»: https://gisarchive.nso.ru/
- Социальные сети:
- ВКонтакте: https://vk.com/gorarhivnsk
- Одноклассники: https://ok.ru/group/70000001279649
Способы подачи запроса
Направить запрос в архив Новосибирской области можно несколькими способами:
- По почте России: отправьте заполненное письменное заявление по адресу: 630007, г. Новосибирск, ул. Свердлова, 16.
- Электронно: через официальные сайты архивов, портал «Архивы Новосибирской области» или по электронной почте.
- Лично: в установленные дни и часы приема граждан. Обязательно учитывайте график работы и неприемные дни перед визитом.
Как правильно составить заявление
Для обращения физических лиц используются специальные формы заявлений (бланки обращений). Их можно найти на официальных сайтах архивов. Чтобы запрос был выполнен качественно и в срок, в заявлении необходимо указать:
- Фамилию, имя и отчество заявителя.
- Почтовый адрес или адрес электронной почты для получения ответа.
- Контактный телефон.
- Суть запроса: какие именно сведения вы ищете (тематический, генеалогический или социально-правовой запрос).
- Максимально точные данные о лице или событии, по которым ведется поиск (годы жизни, места работы, проживания, названия учреждений и т.д.). Чем больше точной информации вы предоставите, тем выше шанс на успех.
Сроки исполнения и стоимость услуг
Согласно действующему законодательству, в т.ч. Федеральному закону № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», архивы обязаны соблюдать строгие регламенты:
- Бесплатные запросы: Выполнение социально-правовых запросов (например, подтверждение стажа работы, размера заработной платы, факта получения образования) осуществляется на безвозмездной основе.
- Сроки исполнения: Ответ на запрос оформляется и направляется заявителю в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса в архиве.
Архив оформляет ответ на социально-правовой запрос в виде официальной архивной справки, выписки или копии документа, которые имеют юридическую силу.
Полезные цифровые ресурсы
Прежде чем отправлять запрос, воспользуйтесь электронными ресурсами — возможно, нужная информация уже находится в открытом доступе.
- Электронный архив НСО (www.e-archive.nso.ru): Система содержит 14 модулей, разработанных для описания, хранения и предоставления пользователям архивной документации. Основная задача ресурса — оперативный доступ к хранимым оцифрованным документам.
- Информационно-поисковый портал Архивы Новосибирской области (gisarchive.nso.ru): Портал для поиска описей и фондов.
- Архив документов Правительства Новосибирской области: Содержит приказы, постановления, распоряжения, письма, решения, законы и положения.
Успешный поиск информации в архиве Новосибирской области зависит от правильного выбора учреждения и грамотно заполненного бланка заявления. Помните, что Управление архивной службы не хранит документы, поэтому направляйте свои запросы напрямую в Государственный архив (ул. Свердлова, 16) или в профильный городской/районный архив. Используйте электронные порталы для самостоятельного поиска оцифрованных данных, а при подаче официального запроса наберитесь терпения — закон отводит архивистам 30 дней на подготовку ответа.