Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) хранит уникальные документы, которые могут понадобиться как исследователям, так и обычным гражданам – при поиске предков, подготовке научных работ, решении юридических вопросов и др. Ниже представлена подробная инструкция, как подготовить и подать запрос, какие документы нужны, где их отправлять и сколько времени занимает рассмотрение.

Правовая основа и регламент рассмотрения запросов

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) определяет порядок доступа к архивным документам.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) регламентируют исполнение запросов социально‑правового характера.
• Согласно Административному регламенту по предоставлению государственной услуги, архив обязан дать ответ в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения.

Кому и какие запросы могут быть направлены

Запрос может подать любой гражданин РФ, юридическое лицо, а также иностранный гражданин (при наличии нотариальной доверенности). Запросы делятся на три основные категории:

1. Запросы о выдаче архивных справок, выписок, копий документов.
2. Запросы о предоставлении информационных писем (резюме содержания документов).
3. Запросы о доступе к документам в читальном зале архивного учреждения.

Способы подачи запроса

ГАРФ принимает обращения через несколько каналов:

• Личное обращение в архивный отдел.
• Почтовая отправка (обычная или заказная).
• Факс.
• Электронная почта (на официальный адрес архива).
• Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) и региональные порталы.
• Электронные формы на официальном сайте архива (garf.ru).

Что должно быть в заявлении (запросе)

В заявлении необходимо указать следующую информацию (по образцу ФАА):

• ФИО заявителя (полностью) и контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
• Сведения, удостоверяющие личность: паспорт, СНИЛС или иной документ (при личном обращении) / нотариально заверенная доверенность (для представителя).
• Точный предмет запроса – указать архивный фонд, серию, номер дела, период, а также конкретные документы (если известны).
• Цель обращения (социально‑правовая, научная, генеалогическая и т.п.).
• Форма предоставления результата (копия, выписка, справка, электронный файл) и способ доставки (почтой, электронно‑почтой, лично).
• Подпись заявителя и дата.

Образец заявления (запроса) в архив

В ___________________________ (наименование архивного учреждения)

От ___________________________ (ФИО заявителя)
Адрес: ___________________________
Телефон: _________________________
E‑mail: __________________________

Заявление (запрос) о предоставлении архивных документов

Прошу предоставить (выдать) архивную справку/выписку/копию (указать нужную форму) по следующему документу:

- Архивный фонд: _______________________
- Серия: ______________________________
- Номер дела: _________________________
- Период: _____________________________
- Описание документа (если известно): ______________________________________

Цель обращения: ________________________________________________

Прошу направить результат:
- в виде __________________ (копия, выписка, электронный файл);
- по адресу __________________ (почтовый/электронный).

Приложения:
Копия паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность);
Нотариальная доверенность (если обращение от представителя);
Иные документы, подтверждающие право на доступ (при необходимости).

Подпись _______________________ Дата _______________________
 

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Определите нужный архив. Для большинства документов, связанных с историей России, это ГАРФ. Для региональных материалов – соответствующий региональный архив;
2. Соберите необходимые документы: паспорт, доверенность (если требуется), справки о праве доступа.
3. Сформируйте запрос по образцу, избегая «эссе» – запрос должен занимать 4‑5 строк, быть лаконичным и конкретным.
4. Выберите способ подачи:
   • Через электронную форму на сайте – загрузите скан‑копии документов.
   • Отправьте письмо на официальный e‑mail архива.
   • Отправьте бумажный запрос по почте (рекомендовано заказным письмом).
5. Отслеживайте статус. После регистрации вам будет присвоен номер обращения. По этому номеру можно уточнить статус через телефон горячей линии или личный кабинет на портале Госуслуг.
6. Получите результат. Архив направит справку/выписку по указанному адресу или выдаст её в читальном зале.

Сроки рассмотрения и возможные задержки

Стандартный срок – до 30 дней. При необходимости дополнительного поиска или реструктуризации материалов срок может быть продлён до 60 дней, о чём архив обязан уведомить заявителя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы онлайн?

Да. Если архив имеет цифровой фонд, результат может быть отправлен в виде PDF‑файла на ваш e‑mail.

Какие документы нужны для получения копий?

Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) и, при необходимости, доверенность.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите официальное объяснение причины отказа. При несогласии можно обжаловать решение в суд в течение 30 дней.

Можно ли подать запрос от имени организации?

Да, но необходимо приложить уставные документы организации и доверенность от её руководителя.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Государственного архива РФ
• Портал государственных услуг (Госуслуги)
• Федеральное архивное агентство – методические рекомендации
• Образцы заявлений и формы (PDF)

Запрос в Государственный архив Российской Федерации – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальных требований. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без лишних осложнений получить необходимые архивные материалы, будь то сведения о предках, юридические документы или исторические данные.

Помните: запрос должен быть чётким, лаконичным и подкреплён необходимыми документами. При правильном оформлении архив обычно отвечает в течение месяца, а полученные сведения могут стать ценным источником информации для ваших исследований.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.