Государственный архив Смоленской области (ГАСО) – одно из ведущих хранилищ документального наследия региона. Чтобы получить нужные сведения, необходимо правильно оформить запрос. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на .

Подготовка информации перед запросом

Перед тем как обратиться в архив, соберите минимум следующих данных:

• ФИО интересующего лица (или название организации);
• Период, за который нужны документы (год, decade, век);
• Тип документа: метрические книги, ревизские сказки, приказы, личные дела, фото и т.д.;
• Если известны – номер фонда, описи, дела (можно уточнить в справочниках на сайте архива).

Наличие этих сведений значительно ускорит обработку вашего запроса.

Способы подачи запроса

ГАСО принимает запросы несколькими способами:

1. Личное обращение – в стол справок архива;
2. Электронная почта – отправка scanned‑формы или текста запроса;
3. Личный кабинет на официальном сайте – заполнение онлайн‑формы;
4. Почтовое отправление – обычной или заказной почтой.

Личное обращение

Адрес архива:

214000, г. Смоленск, ул. Ленина, 28
Режим работы: пн‑пт 09:00–18:00, обед 13:00–14:00.
Стол справок находится в первом этаже, кабинет № 12.

При личном визите потребуется:

• Паспорт гражданина РФ (или другой документ, удостоверяющий личность);
• Заполненный бланк запроса (можно получить на месте или скачать с сайта);
• При необходимости – доверенность, если запрос подаёт представитель.

Электронная почта

Официальный адрес для приёма запросов:

ganico67@yandex.ru (главный почтовый ящик ГАСО)
Альтернативный: smolenskarhiv@yandex.ru (отдел электронных услуг).

В письме укажите в теме: «Запрос на предоставление архивных справок». В теле сообщения прикрепите:

• Скан заполненного бланка запроса (формат PDF или JPEG);
• Копию документа, подтверждающего личность (при необходимости).

Ответ обычно приходит в течение 5‑10 рабочих дней.

Личный кабинет на сайте

Перейдите на официальный сайт ГАСО (раздел «Личный кабинет»). После регистрации вы сможете:

• Заполнить электронную форму запроса;
• Прикрепить необходимые файлы;
• Отслеживать статус обработки в реальном времени;
• Получать готовые справки в виде PDF‑файлов.

Ссылка на кабинет: https://archive.smolensk.ru/lk (примерный адрес).

Почтовое отправление

Отправьте заполненный бланк и копию удостоверения личности заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес:

214000, г. Смоленск, ул. Ленина, 28
Получатель: Государственный архив Смоленской области, стол справок.

Срок рассмотрения почтовых запросов – до 20 рабочих дней.

Образец заполнения бланка запроса

Бланк доступен для скачивания в разделе «Бланки запросов и заказов» на сайте архива. Ниже приведён типовой шаблон (заполняется печатным шрифтом или от руки разборчиво):

Государственный архив Смоленской области
Стол справок

Запрос на предоставление архивных справок

ФИО заявителя (полностью): ______________________________________
Дата рождения: __.__.____
Паспорт: серия ____ № ____________, выдан ____________, код подразделения ____
Контактный телефон: ______________________
Электронная почта: ______________________
Адрес для получения ответа (если отличается от места жительства):
 ______________________________________________
Цель запроса (научная работа, genealogical search, судебное дело и т.д.):
 ______________________________________________Информация, которую необходимо найти:
 ⸺ ФИО интересующего лица: ______________________________________
 ⏤ Период поиска: с __.__.____ по __.__.____
 ⏤ Тип документа (метрические книги, ревизские сказки, приказы и т.д.):
 ______________________________________________
 ⏤ При известных реквизитах: фонд № ___, опись № ___, дело № ___
Способ получения ответа:
 ☐ Лично в стол справок
 ☐ Электронной почтой
 ☐ Почтой (заказным письмом)
Подпись заявителя: ___________________ Дата: __.__.____

После заполнения бланка подпишите его и приложите копию паспорта (страница с фото и данными).

Советы по ускорению обработки запроса

• Указывайте максимально точные реквизиты (фонд, опись, дело). Это сокращает время поиска в каталоге.
• Если вы не знаете точных номеров, приложите краткую справку из других источников (например, из семейного архива) – это поможет архивариусу сузить поиск.
• При электронной отправке проверяйте, что файлы не повреждены и открываются.
• Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждение о его получении (автоответ, уведомление о доставке).
• В случае отказа или необходимости уточнения данных, promptly отвечайте на запросы архива – это ускорит процесс.

Полезные контакты и ссылки

Оформление запроса в Государственный архив Смоленской области – процесс, требующий внимательности к деталям, но при соблюдении представленных рекомендаций вы сможете получить нужные архивные справки быстро и без лишних затруднений. Не забывайте проверять актуальность контактных данных на официальном сайте перед отправкой запроса.

Удачной работы с документами прошлого!