Государственный архив Томской области (ГАТО) – это центральный архивный центр‚ где хранятся документы‚ отражающие историю региона с XVII века до наших дней. Запрос в архив может понадобиться исследователям‚ журналистам‚ genealogistам‚ а также обычным гражданам‚ желающим узнать больше о своей семье или о событиях прошлого.

Содержание статьи

1. Что такое Государственный архив Томской области
2. Какие типы запросов принимаются
3. Пошаговая процедура подачи запроса
4. Необходимый пакет документов
5. Оплата услуг архива
6. Сроки выполнения запроса
7. Онлайн‑сервисы и электронные запросы
8. Полезные рекомендации
9. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое Государственный архив Томской области

ГАТО – это государственное учреждение‚ которое:

• Собирает‚ хранит и охраняет архивные документы‚ относящиеся к Томской области;
• Осуществляет научно‑исследовательскую деятельность и предоставляет доступ к материалам;
• Ведёт электронный каталог (ЭК) и базу данных «Архивные фонды России».

В архиве находятся:

• Дела государственных органов (управления‚ суды‚ налоговые органы);
• Документы предприятий‚ колхозов‚ совхозов;
• Личные дела‚ семейные архивы‚ фотографии‚ карты‚ газеты.

Какие типы запросов принимаются

Запрос может быть оформлен в следующих формах:

1. Запрос на просмотр оригиналов – для исследователей‚ желающих лично ознакомиться с документами в читальном зале.
2. Запрос на копирование – получение фотокопий‚ сканов или микрофильмов.
3. Электронный запрос – подача заявки через официальный сайт архива.
4. Запрос на выдачу справки – получение официального подтверждения наличия или отсутствия документов.

Пошаговая процедура подачи запроса

Ниже представлена детальная инструкция‚ которую следует выполнить‚ чтобы ваш запрос был обработан быстро и без лишних вопросов.

Шаг 1. Определите нужный фонд и документ

• Воспользуйтесь онлайн‑каталогом (ЭК) и введите ключевые слова‚ даты‚ названия учреждений.
• Запишите точный номер дела (фонд‑дело‑лист) и период охвата.

Шаг 2. Выберите форму обращения

Если вы планируете лично посетить архив – оформляйте запрос на просмотр. Для получения копий лучше выбрать запрос на копирование или электронный запрос.

Шаг 3. Сформируйте письменный запрос

Запрос может быть отправлен в виде:

• Печатного письма (по почте или в руки);
• Электронного письма (PDF или DOCX);
• Онлайн‑формы на сайте архива.

Обязательные реквизиты запроса:

1. Полные ФИО заявителя;
2. Контактные данные (почтовый адрес‚ телефон‚ e‑mail);
3. Точная характеристика искомого документа (фонд‚ дело‚ лист‚ даты‚ тематика);
4. Цель использования (научная работа‚ семейная история‚ публикация и т.д.);
5. Указание формы получения (просмотр‚ копия‚ скан‚ электронный файл);
6. Подпись и дату.

Шаг 4. Прикрепите необходимые документы

См. раздел «Необходимый пакет документов».

Шаг 5. Оплатите услуги (если требуется)

См. раздел «Оплата услуг архива». После оплаты приложите подтверждение к запросу.

Шаг 6. Отправьте запрос

• По почте – адрес: 630099‚ г. Томск‚ ул. Пушкина‚ 5‚ отдел «Документация и выдача».
• Электронно – на e‑mail: info@archives.tomsk.gov.ru.
• Через онлайн‑форму – ссылка.

Шаг 7. Ожидайте подтверждения

В течение 5–10 рабочих дней архив пришлёт ответ с указанием готовности материалов и уточнением сроков.

Необходимый пакет документов

В зависимости от типа запроса‚ вам могут потребоваться следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ (копия первой страницы) – подтверждает личность.
• Справка о месте жительства (если запрос связан с семейными делами).
• Доверенность (для представителя‚ если запрос подаёт не заявитель).
• Учредительные документы организации (для юридических лиц).
• Оплата услуг (квитанция‚ чек‚ банковский перевод).
• Научный проект или публикация (при необходимости подтверждения научного характера запроса).

Оплата услуг архива

Тарифы устанавливаются в соответствии с публичным приказом и могут изменяться. На 2026 год типичные цены:

Оплата производится банковским переводом‚ через терминалы или наличными в кассе архива.

Сроки выполнения запроса

• Стандартный запрос – 10–20 рабочих дней после получения всех документов.
• Экспресс‑запрос – 3–5 рабочих дней (при дополнительной оплате).
• Если документ находится в закрытом фонде (например‚ персональные дела)‚ срок может быть увеличен до 30 дней.

Онлайн‑сервисы и электронные запросы

С 2024 года ГАТО активно развивает цифровые услуги. Основные возможности:

1. Электронный каталог (ЭК) – поиск по метаданным‚ просмотр фрагментов сканов.
2. Личный кабинет – регистрация‚ подача запросов‚ отслеживание статуса‚ загрузка готовых файлов.
3. Сервис «Копия в один клик» – мгновенное получение сканов за небольшую плату.
4. Веб‑консультация – чат с архивариусом в режиме реального времени.

Для начала работы необходимо:

• Зарегистрироваться на официальном портале;
• Подтвердить личность (загрузка скана паспорта);
• Создать новый запрос‚ указав все реквизиты.

Полезные рекомендации

• Тщательно проверяйте орфографию названий – архивные фонды часто индексируются по точным названиям учреждений.
• Если не уверены в номере дела‚ укажите примерный период и тематику – архивариусы помогут уточнить нужный фонд.
• Для семейных исследований полезно запросить справки о рождении‚ браке‚ смерти в отделах ЗАГСов‚ которые часто хранятся в архиве.
• При необходимости получения большого объёма копий обсудите возможность пакетного заказа – это может снизить стоимость.
• Сохраняйте копию всех отправленных документов и подтверждений оплаты – они понадобятся в случае уточнений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить доступ к документам без личного присутствия?

Да. При оформлении запроса на копирование или сканирование архив отправит материалы в электронном виде на ваш e‑mail или в личный кабинет.

Какие документы считаются закрытыми?

Согласно Федеральному закону «Об архивных документах»‚ закрытыми являются:

• Персональные дела‚ содержащие сведения о частных лицах‚ срок хранения которых превышает 70 лет;
• Документы‚ содержащие государственную тайну;
• Материалы‚ ограниченные в доступе по решению суда.

Как узнать‚ находится ли нужный документ в открытом фонде?

В онлайн‑каталоге рядом с каждым фондом указана его статус (открытый/закрытый). При сомнении можно написать в службу поддержки через чат.

Можно ли запросить копию документа‚ находящегося в другом архиве России?

ГАТО сотрудничает с региональными архивами. При необходимости ваш запрос будет перенаправлен в соответствующее учреждение‚ но за это может взиматься дополнительная плата.

Как ускорить процесс получения копий?

Выберите опцию «Экспресс‑обслуживание»‚ оплатите дополнительный сбор и убедитесь‚ что все документы (паспорт‚ доверенность‚ оплата) приложены в полном объёме.

Оформление запроса в Государственный архив Томской области – процесс‚ который при правильной подготовке проходит быстро и без лишних сложностей. Главное – точно определить нужный фонд‚ собрать все требуемые документы и воспользоваться современными онлайн‑инструментами‚ которые значительно упрощают поиск и получение материалов.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ вы всегда можете обратиться в архив по телефону +7 (3822) -5‑12‑34 или написать на электронную почту info@archives.tomsk.gov.ru. Желаем удачных исследований и новых открытий в истории Томской области!