Вопросы о семейной истории, трудовом стаже, образовании или иных документах часто решаются через обращение в Государственный архив Томской области. Ниже подробно описана процедура подачи запроса, необходимые документы, сроки исполнения и полезные рекомендации.
Краткая информация об архиве
- Полное название: Областное государственное казённое учреждение «Государственный архив Томской области» (ОГКУ ГАТО).
- Адрес: проспект Ленина, д. 73, г. Томск, 634050.
- Телефон справочника: 991‑343‑?? (уточняйте в телефонном справочнике исполнительных органов ТО).
- Электронная почта: info@gato.tomsk.ru (для электронных запросов).
- Сайт: gato.tomsk.ru – здесь можно скачать бланки заявлений и подать онлайн‑запрос.
Правовая основа
Деятельность архива регулируется ФЗ 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно статье 9 этого закона:
- Срок исполнения запроса – не более 30 календарных дней со дня его регистрации.
- Запросы, связанные с подтверждением трудового стажа, размеров заработной платы, награждения, получения образования, исполняются бесплатно.
Какие запросы можно подавать
- Справки о трудовом стаже, заработной плате, премиях.
- Документы, подтверждающие образование (аттестаты, дипломы, листы успеваемости);
- Справки о семейных отношениях (рождения, браки, смерти) – в случае, если такие документы хранятся в архиве.
- Исследовательские запросы: семейная история, миграция, участие в войнах и др.
- Запросы на копии документов (фото‑копии, сканы) для личного пользования.
Что понадобится для подачи запроса
| Документ | Для чего нужен | Примечание |
|---|---|---|
| Заявление (бланк) | Основной документ, в котором указываются цель, перечень документов, сроки и контактные данные. | Бланк можно скачать здесь или заполнить онлайн. |
| Паспорт (копия) | Подтверждение личности заявителя. | Для всех запросов, кроме анонимных (если архив допускает). |
| Документ, подтверждающий право интереса | Например, трудовая книжка, свидетельство о браке, доверенность. | Требуется, если запрос касается чужих персональных данных. |
| Оплата (при необходимости) | Копирование, сканирование, доставка документов. | Тарифы указаны на сайте архива. |
Как подать запрос
Лично (в офисе)
- Подготовьте все необходимые документы (заявление, копию паспорта, подтверждающие бумаги).
- Придите в архив по адресу: пр. Ленина, д. 73, г. Томск.
- Заполните заявление в кабинете консультанта архивного отдела (каб. 1, телефон 991‑343‑??).
- Получите расписку о приёме запроса – она будет содержать регистрационный номер.
По почте
- Отправьте в конверте с обратным адресом копию заявления, паспорт и подтверждающие документы.
- Укажите в конверте: Государственный архив Томской области, пр. Ленина, д. 73, 634050, Томск.
- Сохраните квитанцию об отправке – архив пришлёт вам ответ на указанный адрес.
Электронно (через сайт)
- Перейдите на страницу онлайн‑запроса.
- Заполните веб‑форму: ФИО, контактный телефон, e‑mail, цель запроса, перечень документов.
- Прикрепите скан‑копии паспорта и иных подтверждающих документов.
- Нажмите кнопку «Отправить». Вы получите автоматическое подтверждение с номером заявки.
По факсу
Факс‑номер архива указан на официальном сайте. При отправке факса укажите в шапке «Заявление о выдаче архивных документов», приложите скан‑копии и контактные данные.
Сроки и порядок исполнения
- Стандартный срок – 30 дней с момента регистрации запроса.
- Если запрос требует привлечения специалистов (например, перевод с древних рукописей), срок может быть продлён, о чём архив уведомит заявителя.
- По окончании обработки вам будет направлена:
- Электронная копия (при онлайн‑запросе) или
- Уведомление о готовности документов к выдаче в архиве.
Стоимость услуг
Бесплатно предоставляются справки, подтверждающие:
- Трудовой стаж, размер заработной платы, премии.
- Награждения, присвоение почётных званий.
- Получение образования.
Платные услуги включают:
- Сканирование и копирование (по тарифу, указанному на сайте).
- Экспресс‑выдача (если требуется в течение 5‑10 дней).
- Доставка документов почтой.
Полезные рекомендации
- Тщательно уточните перечень нужных документов. Чем точнее запрос, тем быстрее архив сможет его выполнить.
- Сохраняйте регистрационный номер заявки – он понадобится при уточнении статуса.
- Если запрос касается чужих персональных данных, подготовьте нотариально заверенную доверенность.
- Для исторических исследований рекомендуется предварительно связаться с консультантом (тел. 991‑343‑??) и уточнить наличие нужных дел.
- При получении копий проверьте их на полноту и читаемость. При обнаружении ошибок сразу сообщите в архив.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить документы онлайн без посещения архива?
Да. При наличии скан‑копий архив может выслать их на ваш e‑mail. Для этого укажите в заявке электронный адрес и согласие на электронную выдачу.
Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?
Свяжитесь с архивным отделом по телефону или через форму «Консультация» на сайте. Предоставьте ФИО, даты и тип документа – специалист проверит наличие.
Что делать, если срок исполнения превысил 30 дней?
Обратитесь в архив, указав номер заявки, и запросите объяснение задержки. По закону архив обязан предоставить причину и новый ориентировочный срок.
Можно ли получить копию документа, если он находится в закрытом фонде?
Для доступа к закрытым материалам требуется специальное разрешение и обоснование научного или личного интереса. Оформление такого разрешения происходит через Министерство культуры РФ.
Государственный архив Томской области предоставляет широкий спектр услуг по выдаче документов, необходимых для подтверждения прав, исследования истории семьи или профессиональной деятельности. Следуя описанной выше процедуре, вы сможете быстро и без лишних трудностей получить нужные сведения.
Помните: правильное оформление запроса и наличие всех требуемых документов – залог успешного и своевременного получения архивационных материалов.
Дата актуализации статьи: