Если вам необходимо получить сведения из Национального архива Республики Коми (ГУ РК Национальный архив РК) – будь то генеалогическое исследование, подготовка к научной работе или поиск документов по истории региона – важно знать, какие документы нужны, куда их отправлять и какие правила следует соблюдать․ В этой статье мы подробно разберём все этапы: от подготовки запроса до получения копий документов․

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное обращение к архиву с просьбой предоставить информацию о конкретных документах или выдать их копии․ В России запросы принимаются от физических и юридических лиц, а также от уполномоченных организаций (научных отделов, музеев, государственных органов)․

Кому можно направлять запрос?

• Гражданам РФ и иностранным гражданам․
• Исследователям, журналистам, историкам․
• Представителям организаций (музеев, архивных фондов, генеалогических обществ)․

Какие документы могут быть запрошены?

• Метрические книги, ревизские сказки, переписные листы․
• Военно-исторические материалы (списки погибших, списки военнопленных)․
• Документы органов местного самоуправления, судов, школ․
• Фотографии, карты, рукописные акты, газеты․

Куда отправлять запрос

Основные адреса и контакты

Кроме традиционной почты, запросы принимаются через портал «Архивы России» и по электронной почте․

Что должно входить в запрос?

Формат письма

Запрос оформляется в виде официального письма (можно использовать шаблон ниже)․ Обязательно укажите:

1. Ваши полные ФИО, адрес и контактный телефон․
2. Наименование организации (если есть) и её реквизиты․
3. Точный перечень документов (год, номер дела, название фонда, если известны)․
4. Цель исследования (генеалогия, научная работа, публикация и т․д․)․
5. Указание желаемого формата получения (копии, скан‑файлы, оригиналы – если допускается)․
6. Согласие на оплату услуг (если требуется) и указание способа оплаты․
7. Подпись и дату․

Пример запроса

Наименование организации: Фамильный генеалогический центр «Наши Предки»

ИНН/КПП: 1234567890 / 0987654321

Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, офис 5

Контактное лицо: Иванов Иван Иванович, тел․ +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@example․com



Запрос №: 2026‑07‑10‑01



Тема запроса: Поиск метрических книг и ревизских сказок по семье Петровых (с․ Вуктыл, 1900‑1935 гг․)



Содержание запроса:

Фонд № 12, опись № 3 – метрические книги (1900‑1917 гг․) по с․ Вуктыл․

Фонд № 12, опись № 4 – ревизские сказки (1918‑1935 гг․) по с․ Вуктыл․

При необходимости – копии актов о рождении, браке и смерти, содержащие фамилию Петров․



Цель исследования: составление генеалогического древа семьи Петровых для публикации в онлайн‑базе «Наши Предки»․



Формат получения: скан‑копии в формате PDF, отправить на e‑mail: ivanov@example․com․



Оплата: согласен(на) оплатить услуги копирования и доставки согласно тарифам архива․



Подпись: ______________________

Как отправить запрос

По почте (рекомендованный способ)

• Скопируйте запрос на бумаге, подпишите его․
• Поместите в конверт, адресуйте на Национальный архив Республики Коми, ул․ Первомайская, 90, Сыктывкар, 167982․
• Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении․

Электронная почта

Отправьте сканированное письмо на arhivrkr@ambler․ru․ В теме письма укажите «Запрос в архив РК – ФИО – № запроса»․ Прикрепите копию паспорта (для физических лиц) или устав (для юридических лиц)․

Портал «Архивы России»

1. Зарегистрируйтесь на archives․gov․ru․
2. Выберите регион «Республика Коми» и нужный архив․
3. Заполните форму запроса, загрузив скан подписи․
4. Отправьте запрос – система автоматически сформирует номер и отправит подтверждение․

Факс

Если у вас нет возможности отправить электронное письмо, запрос можно отправить факсом на номер (821‑2) -4‑07‑36․ При этом рекомендуется также отправить оригинал письма по почте․

Какие документы нужны к запросу?

• Для физических лиц: копия паспорта (страница с ФИО и датой рождения);
• Для юридических лиц: копия устава, свидетельство о регистрации, доверенность (если запрос подаёт представитель)․
• Подтверждение оплаты (если вы заранее согласовали оплату)․
• При необходимости – согласие на обработку персональных данных (в архиве часто требуется подпись)․

Сроки выполнения запроса

Согласно правилам архивов России, срок рассмотрения запроса составляет до 30 календарных дней с момента получения всех необходимых документов․ Если запрос требует поиска в больших фондах, срок может быть продлён до 60 дней – архив обязан уведомить заявителя о продлении․

Возможные варианты получения результата

• Электронные копии (PDF, JPG): отправляются на указанный e‑mail в течение 5‑10 рабочих дней после завершения поиска․
• Печатные копии: отправляются почтовой связью (стоимость доставки оплачивается заявителем)․
• Оригиналы: выдаются только в исключительных случаях (например, для судебных экспертиз) и только после подписания акта приёма‑передачи․

Стоимость услуг

Тарифы Национального архива Республики Коми регулируются постановлением Министерства культуры РК․ На 2026 год действуют следующие ориентировочные цены:

Оплату можно произвести банковским переводом, через онлайн‑кассу на сайте архива или наличными при получении готовых материалов․

Как получить документы удаленно (без личного визита)

1. Подготовьте запрос и отправьте его одним из способов, описанных в пункте 4․
2. Укажите в запросе желаемый способ получения – электронные сканы на e‑mail․
3. После получения подтверждения от архива оплатите услуги (реквизиты обычно указываются в ответном письме)․
4. Получите готовые файлы в течение оговоренного срока․

Для крупных проектов (например, создание генеалогической базы) архив может предложить подписку на Электронный фонд – доступ к отсканированным документам через защищённый портал․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, находящиеся в муниципальных архивах?

Да․ Национальный архив координирует запросы к муниципальным хранилищам․ В запросе укажите, что вам нужны документы из муниципального архива г․ Сыктывкара, и архив направит ваш запрос в соответствующее учреждение․

Какие ограничения существуют на доступ к документам?

Ограничения могут быть связаны с:

• Состоянием конфиденциальности (личные данные, сведения о гражданах, живущих в России)․
• Состоянием сохранности документа (если он повреждён, может потребоваться реставрация)․
• Сроком давности – некоторые документы (например, о военных преступлениях) могут быть закрыты до 70 лет․

Как узнать, есть ли нужный документ в фонде?

В архиве существует каталог онлайн (доступен через портал «Архивы России»)․ Введите фамилию, место и период – система покажет, какие фонды содержат соответствующие записи․

Можно ли получить копию без оплаты?

Для научных и образовательных целей иногда предоставляются бесплатные копии, но это решение принимает архив индивидуально․ В запросе укажите, что вы представляете научный проект и приложите подтверждающие документы (приглашение от ВУЗа, грантовое соглашение)․

Полезные ссылки

• Портал «Архивы России» – онлайн‑каталог и форма подачи запросов․
• Официальный сайт Национального архива Республики Коми (контактные данные, график работы)․
• Госуслуги – запросы в архивы (единой системой подачи)․
• FamilySearch – международный ресурс по генеалогии (имеет часть сканов из Коми)․

Запрос в архив Республики Коми – это простой, но требующий внимания процесс․ Соблюдая правила оформления, предоставляя полные контактные данные и чётко формулируя запрос, вы значительно ускоряете получение нужных документов․ Помните, что архивы работают в интересах сохранения исторической памяти, поэтому их сотрудники всегда готовы помочь, если вы обращаетесь корректно и уважительно․

Удачной работы с архивными источниками!