Подтверждение факта обучения часто требуется при трудоустройстве, поступлении в вуз, получении государственных услуг или оформлении пенсии. В таких случаях обращаются в архивное учреждение, где хранятся личные дела учеников, студентов и курсантов. Ниже представлена подробная инструкция по составлению и подаче заявления в архив о подтверждении обучения, основанная на официальных рекомендациях Государственного архива Новосибирской области.

Когда необходимо подавать заявление

• При устройстве на работу, требующей подтверждения образования;
• При восстановлении утерянного диплома или аттестата;
• При оформлении пенсии по выслуге лет, где нужен стаж обучения;
• При подаче документов в учебные заведения для зачёта ранее пройденных курсов;
• При других официальных процедурах, где требуется документально подтвердить факт обучения.

Требования к оформлению заявления

Согласно информации, размещённой на официальном сайте архива, при заполнении любого бланка заявления необходимо соблюдать следующие правила:

1. Заполнять аккуратно, ПЕЧАТНЫМИ буквами.
2. При неправильном указании информации она зачёркивается (а не исправляется), рядом пишется правильная формулировка.
3. К заявлениям, касающимся профессиональной деятельности, рекомендуется прилагать копию трудовой книжки.
4. Управление государственной архивной службы Новосибирской области не занимается хранением архивных документов; все запросы направляются в ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».

Адрес для подачи заявления:

Структура заявления о подтверждении обучения

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под свою ситуацию.

Шапка документа

• Наименование организации, в которую направляется заявление (например: «Государственный архив Новосибирской области»).
• ФИО заявителя полностью.
• Дата рождения.
• Контактный телефон и e‑mail.
• Почтовый адрес для ответа.

Основная часть

1. Просьба: «Прошу подтвердить факт моего обучения в … (наименование учебного заведения) за период … с … по … года».
2. Указать специальность/профиль обучения, форму обучения (очная, заочная, вечерняя) и присвоенную квалификацию (если имеется).
3. Приложить копии документов, подтверждающих личность (паспорт) и, при необходимости, копию трудовой книжки.
4. Указать цель запроса (например: «для подачи документов в вуз», «для подтверждения стажа при оформлении пенсии» и т;д.).

Заключительная часть

• Дата подачи заявления;
• Подпись заявителя (распечатанная ФИО под подписью).
• При наличии – расшифровка подписи.

Пример текста заявления

Государственный архив Новосибирской области
ул. Свердлова, 16
630007, г. Новосибирск

Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
тел.: +7 (383) -23-45-67
e‑mail: ivanov@example.com
Адрес для ответа: 630000, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Заявление
о подтверждении обучения

Прошу подтвердить факт моего обучения в Новосибирском государственном техническом университете
(НГТУ) за период с по гг. по специальности «Информационные системы и технологии»
(форма обучения – очная, квалификация – инженер‑программист).

Цель запроса: предоставление справки о высшем образовании для трудоустройства в организацию
«Сибирские информационные технологии».

Прилагаю:
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией);
Копия трудовой книжки (страницы с записями о работе);
Копия диплома о высшем образовании (при наличии).

Подпись: _______________ /Иванов И.И./

Как подать заявление

1. Подготовьте документы согласно списку выше.
2. Заполните бланк заявления печатными буквами, соблюдая правила исправлений.
3. Сделайте копию трудовой книжки, если заявление связано с профессиональной деятельностью.
4. Отправьте заявление одним из следующих способов:
   • Лично в приёмную архива по адресу: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск.
   • Почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.
   • Электронной почтой на адрес ganso@nso.ru (в этом случае к письму прикрепите скан‑копии всех документов в формате PDF или JPEG).
5. Сохраните копию отправленного заявления и квитанцию об отправке (если отправляете почтой).

Полезные советы

• Перед подачей проверьте, все ли поля заполнены печатными буквами и нет исправлений, противоречащих правилам.
• Если в документах есть расхождения (например, разные варианты написания фамилии), приложите объяснительную записку и укажите правильный вариант рядом с зачёркнутым.
• Сохраняйте копии всех отправленных материалов – они могут понадобиться при повторном запросе.
• При обращении через электронную почту укажите в теме письма: «Запрос о подтверждении обучения – ФИО».
• Срок рассмотрения запроса обычно составляет от 5 до 15 рабочих дней; уточните его при подаче.

Правильно оформленное заявление в архив о подтверждении обучения значительно ускорит процесс получения необходимой справки и minimизирует риск отказа из‑за формальных ошибок. Следуя рекомендациям Государственного архива Новосибирской области, вы сможете подготовить документ, соответствующий всем требованиям, и получить нужное подтверждение в кратчайшие сроки.