Цель статьи – помочь специалистам по документообороту, руководителям отделов и собственникам компаний
подготовить корректное положение об архиве, отвечающее требованиям законодательства и внутренним
потребностям организации․

Почему наличие положения об архиве так важно?

• Обеспечивает правильное хранение и учет деловой документации․
• Снижает риск получения отрицательного заключения от аудиторов (особенно в крупных корпорациях)․
• Гарантирует соблюдение федеральных и региональных нормативных актов (ФЗ «Об архивном деле», ГОСТы,
  отраслевые стандарты)․
• Упрощает процесс поиска, доступа и восстановления документов в случае проверок, судебных разбирательств
  или чрезвычайных ситуаций․
• Служит основанием для автоматизации архивных процессов (ЭДО, системы управления документами)․

Законодательная база

При составлении положения необходимо опираться на следующие нормативные документы:

1. Федеральный закон от № 126‑ФЗ «Об архивном деле»․
2. Гражданский кодекс РФ (части 1‑4) – вопросы доказательственной силы документов․
3. Трудовой кодекс РФ – порядок хранения кадровой документации․
4. ГОСТ 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․
   Общие требования»․
5. Отраслевые нормативы (например, Приказ Минэкономразвития № 101‑н от «Об
   организации архивного дела в государственных и муниципальных учреждениях»)․

Структура положения об архиве

Ниже представлена типовая структура документа․ Каждый раздел может быть адаптирован под особенности вашей
организации․

Общие положения

• Наименование документа (Положение об архиве)․
• Основание для разработки (законодательные акты, внутренние регламенты)․
• Сфера применения – какие подразделения и виды документов охватываются․
• Определения терминов (архив, архивный фонд, документ, срок хранения и т․д․)․

Цели и задачи архивного дела

Определяется, какие цели преследует архив (сохранение исторической памяти, обеспечение доказательственной
силы, поддержка управленческих решений) и какие задачи решаются (учет, классификация, охрана, уничтожение)․

Принципы организации архива

• Принцип законности․
• Принцип системности․
• Принцип доступности (при соблюдении требований конфиденциальности)․
• Принцип сохранности (физическая и электронная)․
• Принцип экономичности․

Ответственность и полномочия

Определяются роли и обязанности:

1. Руководитель организации – утверждает положение, отвечает за финансирование․
2. Главный архивариус (или ответственный за архив) – разрабатывает регламенты, контролирует их
   исполнение․
3. Сотрудники подразделений – передают документы в архив, соблюдают сроки передачи․
4. Аудиторы – проверяют соответствие положения требованиям․

Порядок формирования и ведения архивного фонда

В данном разделе описывается процесс от момента создания документа до его включения в архивный фонд․

• Классификация документов (деловая, кадровая, финансовая, юридическая, техническая и т․д․)․
• Сроки передачи в архив – обычно 3‑6 месяцев после завершения делопроизводственного цикла․
• Регистрация в реестре – номер, наименование, дата создания, срок хранения․
• Маркировка и упаковка (для бумажных документов) и метаданные (для электронных)․

Сроки и условия хранения

Сроки определяются нормативными актами и внутренними потребностями․ Пример таблицы:

Охрана и безопасность архивных материалов

• Контроль доступа (только уполномоченные лица)․
• Защита от физических факторов (влага, температура, свет)․
• Киберзащита электронных архивов (шифрование, резервное копирование, контроль версий)․
• План действий в чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, кибератака)․

Доступ к архивным документам

Определяются категории пользователей и порядок их обслуживания:

1. Внутренний доступ – сотрудники, имеющие служебную необходимость․
2. Внешний доступ – запросы от государственных органов, судов, контрагентов (по согласованию);
3. Процедура подачи запроса (заявление, согласование, выдача копий)․

Порядок уничтожения документов

Уничтожение допускается только после истечения срока хранения и при отсутствии юридических запретов․

• Согласование с руководителем и архивариусом․
• Подготовка акта об уничтожении (с указанием количества, типа, способа уничтожения)․
• Контроль за процессом (шредер, сжигание, электронное удаление с подтверждением)․

Контроль и аудит

Регулярные проверки позволяют поддерживать соответствие положения требованиям․

1. Внутренний аудит – минимум раз в год․
2. Внешний аудит – по требованию головной компании или государственных органов․
3. Отчетность – подготовка отчётов о состоянии архивного фонда, нарушениях и мерах их устранения․

Порядок внесения изменений в положение

Изменения вносятся в случае изменения законодательства, реорганизации компании или оптимизации процессов․
Процедура:

• Инициатива (от архивариуса, юридического отдела, руководства)․
• Разработка проекта изменений․
• Экспертиза (юридическая, IT‑безопасность)․
• Утверждение руководителем организации․
• Регистрация в реестре нормативных документов․

Пример шаблона положения об архиве

Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию․

<?xml version="1․0" encoding="UTF-8"?>
<!-- ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ -->
<document>
 <>Положение об архиве</>
 <effectiveDate>2026-07-15</effectiveDate>
 <section id="1">
 <heading>Общие положения</heading>
 <paragraph>Настоящее Положение разработано в соответствии с ФЗ №126‑ФЗ
 «Об архивном деле» и утверждено приказом директора от № 12․</paragraph>
 <paragraph>Положение распространяется на все подразделения ООО «Пример» и охватывает
 бумажные и электронные документы, относящиеся к деловой, кадровой,
 финансовой и иной деятельности компании․</paragraph>
 </section>
 <section id="2">
 <heading>Цели и задачи</heading>
 <list type="bullet">
 <item>Сохранение исторической и правовой ценности документов․</item>
 <item>Обеспечение их доступности при проверках и судебных разбирательствах․</item>
 <item>Оптимизация затрат на хранение и управление документами․</item>
 </list>
 </section>
 <!-- Дальнейшие разделы по структуре, представленной выше -->
</document>
 

Практические рекомендации при разработке положения

• Привлеките профильных специалистов – юристов, архивариев, IT‑специалистов․
• Проведите анализ текущих процессов документооборота, выявите «узкие места»․
• Установите единую систему классификации (например, по ДК 003‑96 «Классификатор деловых
  документов»)․
• Определите технологию хранения – физический архив, электронный архив (EDMS), гибридный вариант․
• Разработайте план обучения персонала (инструкции, семинары, онлайн‑курсы)․
• Регулярно проводите тестирование резервных копий и проверяйте их восстановимость․
• Включите в положение показатели эффективности (KPIs): процент своевременно переданных
  документов, время отклика на запросы, количество нарушений доступа․

Положение об архиве – фундаментальный документ, который обеспечивает законность, безопасность и эффективность
управления корпоративными документами․ Его правильное составление помогает избежать штрафов, негативных
аудиторских заключений и потери ценной информации․ Следуя предложенной структуре, учитывая законодательные
требования и адаптируя шаблон под особенности вашей организации, вы получите надёжный инструмент
контроля над архивным фондом․

Помните: архив – это не просто хранилище бумаг, а стратегический ресурс компании․ Инвестируйте время и
ресурсы в его правильную организацию уже сегодня!

Дата публикации: