Цель статьи – предоставить полное руководство по подготовке и подаче запроса в государственный архив о размере среднемесячной заработной платы (и/или стаже) для конвертации пенсионных прав. В статье вы найдёте:

• правовую основу запроса;
• куда и как подавать заявление;
• пошаговую инструкцию заполнения образца;
• полезные рекомендации и типичные ошибки.

Правовая база

Согласно Федеральному закону от 17 декабря 2001 г. № 173‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», пенсионный орган при конвертации пенсионных прав обязан запросить подтверждение среднемесячного заработка за каждый год трудовой деятельности. Для этого используется архивная справка о заработной плате.

Дополнительные нормативные акты:

1. Методические рекомендации Росархива (утв. Росархивом) о выполнении социально‑правовых запросов.
2. Приказ ПФР № М‑2‑18/2022 «Об оформлении и предоставлении архивных справок о заработной плате».

Кому и где направлять запрос

Запрос может быть направлен в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – основной центр хранения кадровых и финансовых документов.
• Региональные государственные архивы (ГАРО) – если известно, что документы находятся в архиве конкретного субъекта.
• Архивы крупных предприятий и учреждений (например, ГБУ «Архив Амурской области»).

Обычно запрос подаётся в электронном виде через официальный портал garf.ru или в форме бумажного заявления, отправленного заказным письмом.

Что требуется от заявителя

Для получения архивной справки необходимо подготовить:

• Копию паспорта (страница с фотографией).
• СНИЛС.
• Трудовую книжку (или её копию) – подтверждает периоды работы.
• Документы, подтверждающие право на получение справки (например, выписка из ПФР о необходимости конвертации пенсионных прав).
• Оплату государственной пошлины (если она предусмотрена).

Образец заявления (запроса) в архив

Ниже – примерный шаблон запроса о размере среднемесячной заработной платы за каждый год трудовой деятельности. Шаблон соответствует требованиям Росархива и может быть использован как в электронном, так и в бумажном виде.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
От: _________________________________
(Ф.И.О. полностью) СНИЛС: _____________
Адрес: ______________________________
Телефон: ____________________________
Электронная почта: ___________________

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки о заработной плате
(социально‑правовой запрос)

Прошу предоставить архивную справку (выписку) о размере
среднемесячной заработной платы (в рублях) за каждый
год трудовой деятельности, а также сведения о
выплате надбавок, премий и иных выплат, которые учитываются
при расчёте пенсионных прав, за период с ____ по ____ год.

Сведения требуются в связи с необходимостью конвертации
пенсионных прав в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

Информация о месте работы:
- Наименование организации (полное): _______________________________
- Адрес организации: _______________________________________________
- Должность(и) за указанный период: _________________________________
- Трудовой период: с ____ по ____ (год/месяц).

Приложения:
Копия паспорта.
Копия СНИЛС.
Копия трудовой книжки (страницы с указанными периодами).
Выписка из ПФР (постановление о необходимости подтверждения заработка).
Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется).

Пояснения к полям заявления

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Подготовьте пакет документов. Сканируйте все копии в формате PDF, размером не более 5 МБ каждый.
2. Заполните образец заявления. В электронном варианте используйте текстовый редактор, в бумажном – распечатайте и подпишите.
3. Оплатите государственную пошлину. На сайте ГАРФ указана актуальная ставка (обычно 200 руб.). Сохраните квитанцию.
4. Отправьте запрос.
   • Через портал garf.ru – загрузите PDF‑файлы и заполните онлайн‑форму.
   • Либо отправьте бумажный пакет заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес ГАРФ: 125009, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12.
5. Ожидайте ответа. По закону архив обязан выдать справку в течение 20 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
6. Получите справку. Справка может быть выслана в электронном виде (PDF) или выдана в оригинале по почте.

Что делать, если запрос отклонён

Отказ может быть связан с:

• Недостаточным набором документов.
• Отсутствием в архиве нужных материалов (например, документы уничтожены).
• Ошибками в заполнении заявления (не указаны даты, неверный ИНН и т.д.).

В случае отказа получите официальное письмо‑обоснование и:

1. Уточните, какие документы недостающие, и дополните пакет.
2. Если архив утверждает, что документы уничтожены, обратитесь к работодателю за альтернативным подтверждением (выписка из бухгалтерии, 2‑НДФЛ).
3. При необходимости подайте жалобу в суд в течение 30 дней с даты отказа.

Полезные рекомендации

• Собирайте документы заранее. Трудовая книжка, копии справок 2‑НДФЛ за каждый год могут ускорить процесс.
• Проверяйте правильность ИНН и ОКПО организации. Ошибки в этих реквизитах часто приводят к задержкам.
• Сохраняйте копии всех отправленных материалов. Это понадобится при возможных разбирательствах.
• Используйте электронный способ подачи. Он быстрее, а статус запроса можно отслеживать онлайн.
• Если период работы относится к советскому времени (до 1991 г.), указывайте в заявлении «советский период» и при необходимости приложите справку из архива предприятия (пример формы запроса работодателю – см. в интернете).

Получение архивной справки о заработной плате – важный шаг при конвертации пенсионных прав. Правильное оформление запроса, своевременное предоставление всех необходимых документов и соблюдение установленных сроков позволяют избежать лишних задержек и получить справку в течение законного срока (не более 20 рабочих дней).

Если у вас возникли вопросы по заполнению заявления или поиску нужных архивных материалов, рекомендуется обратиться к специалисту по пенсионному обеспечению или в юридический центр при Пенсионном фонде России.

Дата публикации:  г.