Получение архивных справок из государственных архивов Республики Казахстан стало значительно проще благодаря электронным сервисам портала egov.kz. Ниже подробно описан весь процесс – от авторизации до получения готового документа в бумажном или электронном виде.
Что такое архивная справка и для чего она нужна
Архивная справка – это официальный документ, подтверждающий сведения социально‑правового характера, содержащиеся в архивных фондах. Она может включать:
- трудовой стаж;
- размер заработной платы;
- возраст и дату рождения;
- состав семьи;
- образование и квалификацию;
- награды и поощрения;
- другие сведения, необходимые для оформления пенсии, пособий, наследства, трудоустройства и т.д.
Справка выдаётся как в бумажном, так и в электронном формате (PDF с ЭЦП). Выбор формата указывается при подаче заявки.
Преимущества онлайн‑заказа на портале egov.kz
- Экономия времени – нет необходимости личного посещения архива;
- Возможность отслеживать статус заявки в личном кабинете;
- Уведомление о готовности документа приходит онлайн (SMS или email);
- Срок исполнения – в среднем 11 рабочих дней (может варьироваться в зависимости от загруженности архива);
- Доступно как для физических, так и для юридических лиц.
Пошаговая инструкция по оформлению заявки
- Авторизация на портале egov.kz
- Перейдите на официальный сайт egov.kz;
- Нажмите кнопку «Войти»;
- Выберите способ входа:
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП);
- Одноразовый SMS‑пароль (требуется регистрация в базе мобильных граждан).
- Переход к услуге
- В личном кабинете найдите раздел «Государственные услуги»;
- Выберите категорию «Архивные справки и выписки»;
- Нажмите кнопку «Заказать услугу онлайн».
- Заполнение заявки
- Укажите тип запрашиваемого документа (справка, копия архивного документа, выписка);
- Заполните все обязательные поля:
- ФИО заявителя;
- ИИН/БИН;
- Контактные данные (телефон, email);
- Цель получения справки (пенсия, наследство, трудоустройство и т.д.);
- Период, за который требуется информация;
- Наименование архива (областной, городской, районный, специальный архив МВД РК и др.).
- Прикрепите необходимые скан‑копии документов (паспорт, удостоверение личности, доверенность – если действуете от имени другого лица).
- Подписание заявки
- Подпишите заявку электронной цифровой подписью (ЭЦП) или введите полученный SMS‑пароль;
- Подтвердите отправку заявки.
- Оплата государственной пошлины (если предусмотрена)
- Некоторые виды справок могут быть платными. Сумма и реквизиты отобразятся в системе после заполнения формы;
- Оплатите онлайн банковской картой или через электронный кошелёк.
- Получение уведомления о готовности
- После обработки заявки (в среднем 11 рабочих дней) вы получите уведомление в личном кабинете и/или SMS;
- В уведомлении будет указано, готов ли документ к выдаче и в каком формате (бумажный/электронный).
- Получение справки
- Электронный вариант: скачайте PDF‑файл с ЭЦП из личного кабинета;
- Бумажный вариант: посетите указанный архив или ЦОН с паспортом и получите документ на руки.
Важные замечания и советы
- Убедитесь, что ваш номер телефона зарегистрирован в базе мобильных граждан – иначе SMS‑пароль не придёт;
- При использовании ЭЦП проверьте срок действия сертификата;
- Если вам нужна справка для юридического лица, укажите реквизиты организации и приложите учредительные документы;
- В случае отказа в предоставлении информации вы получите мотивированный ответ с указанием причин и возможностью обжалования;
- Сохраняйте копию поданной заявки и квитанцию об оплате – они могут понадобиться при последующих запросах.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заказать справку без ЭЦП?
- Да, можно воспользоваться одноразовым SMS‑паролем, если ваш номер зарегистрирован в базе мобильных граждан.
- Какой срок действия электронной справки?
- Электронная справка с ЭЦП имеет тот же юридический срок действия, что и бумажный аналог – бессрочно, пока не изменятся сведения, содержащиеся в документе.
- Можно ли получить справку срочно?
- Срочное исполнение возможно только в исключительных случаях (например, по решению суда) и требует отдельного обращения в архив с обоснованием urgency.
- Нужно ли нотариально заверять электронную справку?
- Нет, электронная цифровая подпись придаёт документу полную юридическую силу, дополнительное заверение не требуется.
Заказ архивной справки через портал egov.kz – это удобный, прозрачный и относительно быстрый способ получить необходимые подтверждающие документы. Следуя представленной выше инструкции, вы минимизируете риски ошибок и сможете получить справку в нужном формате без лишних визитов в архивные учреждения.
Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться в службу поддержки egov.kz или непосредственно в архив, к которому относится ваш запрос.