Выписка из архивных документов вуза (архивная справка‚ дубликат диплома‚ выписка из личного дела) часто требуется при трудоустройстве‚ переоформлении документов‚ легализации за границей или для получения государственных услуг. В статье подробно описан порядок подготовки и подачи заявления в архив на выдачу таких документов.

Когда и зачем нужен запрос в архив?

• Подтверждение периода обучения. При трудоустройстве‚ получении грантов‚ стипендий.
• Получение дубликата диплома или аттестата; При утере‚ порче или необходимости изменения персональных данных.
• Легализация диплома за рубежом. Для подачи в консульство часто требуется официальная справка из архива вуза.
• Трудовой стаж в вузе. При переводе в другую организацию или при оформлении пенсионных прав.

Правовая основа

Вопросы выдачи архивных справок регулируются:

1. Федеральным законом «Об архивных делах в Российской Федерации».
2. Внутренними регламентами высших учебных заведений (типовой Административный регламент).
3. Постановлением Правительства РФ № 1083 от  г. «Об использовании государственных и муниципальных информационных ресурсов» (для электронных заявлений через портал Госуслуг).

Куда обращаться

Какие документы нужны к заявлению

Набор документов может немного отличаться в зависимости от вуза‚ но в большинстве случаев требуется:

• Заполненное заявление (анкета‑заявление) по образцу.
• Документ‚ удостоверяющий личность (паспорт РФ‚ СНИЛС).
• Скан или копия выписки из зачетной книжки (если требуется подтверждение периода обучения).
• Согласие на обработку персональных данных (обычно включено в форму заявления).
• Оплата госпошлины (если она предусмотрена). Размер в 2024 году – 300 руб;

Как оформить заявление

Образец заявления (универсальный)

Заявление
о выдаче архивной справки (дубликата диплома‚ выписки из личного дела)

Я‚ Фамилия Имя Отчество‚ 
дата рождения: дд.мм.гггг‚ 
паспорт: серия ____ номер ________‚ выдан дата кем выдан‚ 
СНИЛС: ___-___-___ __‚
контактный телефон: +7 (___) ___‑__‑__‚
электронная почта: example@mail.ru‚

прошу выдать мне:
☐ архивную справку об обучении (указать период‚ специальность);
☐ дубликат диплома (указать номер оригинального диплома);
☐ выписку из личного дела (указать интересующие сведения).

Основание: личное обращение / необходимость в трудоустройстве / легализация за рубежом и т.п.
Список прилагаемых документов:
Копия паспорта.
СНИЛС.
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
Скан/копия зачетной книжки (по необходимости).

Подпись _____________ «____» ___________ 2026 г.

Как заполнить форму

1. Скачайте шаблон заявления с сайта вашего вуза (обычно в разделе «Документы» → «Бланки»).
2. Заполните все поля без пропусков. Используйте чёрный шрифт и обычный шрифт Times New Roman‚ 12 пт.
3. Распечатайте заявление‚ подпишите его от руки.
4. Отсканируйте документ в формате PDF (разрешение не менее 300 dpi).
5. Соберите сканы всех приложений в один архив (ZIP) и отправьте по указанному каналу.

Способы подачи заявления

• Онлайн через портал Госуслуг. Выбираете услугу «Выдача архивных справок»‚ заполняете форму‚ загружаете сканы и оплачиваете госпошлину онлайн.
• Электронная почта. Отправляете письмо с темой «Заявление на выдачу архивной справки» на указанный вуза адрес‚ прикладывая PDF‑файлы.
• Факс. Некоторые вузы (например‚ ТюмГУ) принимают заявления по факсу – в этом случае отправляете сканированное заявление и копии документов.
• Личный прием. Приходите в архивный отдел‚ предоставляете оригиналы документов‚ получаете расписку о приёме.

Сроки и стоимость

Оплата производится банковской картой‚ через Госуслуги или наличными в кассе архива (при личном обращении).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. При подаче через портал Госуслуг документ будет отправлен в ваш личный кабинет в виде PDF‑файла.

Что делать‚ если в архиве нет моего диплома?

Подайте заявление о выдаче дубликата диплома с указанием причины (утрата‚ порча). В архиве будет проведена проверка‚ и‚ если оригинал найден‚ будет оформлен дубликат.

Можно ли оформить заявление через представителя?

Да. В заявлении необходимо указать данные представителя (ФИО‚ ИНН‚ паспорт‚ телефон‚ e‑mail) и приложить доверенность (полномочия).

Какие ошибки часто приводят к отказу?

• Не заполнены обязательные поля (паспорт‚ СНИЛС‚ контактные данные).
• Отсутствие копий удостоверяющих документов.
• Неправильный формат сканов (размыто‚ слишком маленькое разрешение).
• Неуплата госпошлины.

Полезные ссылки

• Портал государственных услуг России
• Бланки заявлений Тюменского государственного университета
• Виртуальная приемная СПбГУ
• Бюро переводов «Либете» – легализация дипломов

Оформление заявления в архив на выдачу документов об образовании – процесс‚ который можно выполнить полностью онлайн‚ если ваш вуз поддерживает электронные сервисы. Главное – внимательно заполнить форму‚ приложить все необходимые копии и оплатить госпошлину. При соблюдении всех требований вы получите нужный документ в срок от 5 до 30 дней.

Помните: без оригинального заявления и подтверждающих документов архивный отдел не имеет права выдавать справку. Поэтому проверяйте каждый пункт чек‑листа перед отправкой.