Архивная справка о трудовой деятельности — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, размер заработной платы, периоды работы и другие социально-правовые факты, которые не отражены в единых базах данных (например, в Едином накопительном пенсионном фонде или на портале eGov в разделе «Мой профиль»). В Казахстане такие справки выдаются государственными архивами и Центрами обслуживания населения (ЦОН) НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (ГК «ПдГ»).

На основным способом получения является электронный запрос через портал egov.kz, что позволяет не посещать учреждения лично. Ниже подробно описаны все этапы, основания, сроки и нюансы оформления.

В каких случаях нужна архивная справка о работе?

Согласно Стандарту государственной услуги «Выдача архивных справок» (Приказ МКС РК от № 159) и Регламентам региональных архивов, справки выдаются для подтверждения следующих сведений социально-правового характера:

• Трудового стажа (периодов работы, должности, наименования организации);
• Размера заработной платы (для расчета пенсии, пособий, судебных споров);
• Сведений о награждении (орденами, медалями, почетными званиями);
• Фактов реабилитации жертв массовых политических репрессий (основание для получения льгот и компенсаций);
• Сведений о перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений (если данные отсутствуют в ЕНПФ);
• Фактов несчастного случая на производстве, нахождения на излечении или эвакуации;
• Сведений об образовании, присвоении ученых степеней и званий;
• Фактов проживания в зонах экологического бедствия, пребывания в местах лишения свободы;
• Данных об актах гражданского состояния, правоустанавливающих и идентификационных документах.

Результатом услуги является: архивная справка, копия архивного документа или архивная выписка. Если документы не найдены, выдается мотивированный ответ об отсутствии сведений или направляется запрос в другой архив (ведомственный, областной и т.д.).

Способы обращения за услугой

На 2026 год предусмотрено три основных канала подачи заявления:

Онлайн через портал «Электронное правительство» (egov.kz), Рекомендуемый способ

Самый быстрый и удобный вариант. Не требует личного визита для подачи документов.

1. Авторизуйтесь на egov.kz с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи) или СМС-пароля (одноразового кода на номер телефона, привязанный к ЕСИА).
2. Перейдите в раздел «Услуги» -> «Социальная защита» -> «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (или используйте прямой поиск по коду услуги).
3. Нажмите кнопку «Заказать услугу онлайн».
4. Заполните все обязательные поля электронной формы: укажите, какие именно сведения нужно подтвердить (стаж, зарплата, награда и т.д.), периоды работы, наименования организаций (если известны).
5. Прикрепите сканы документов, подтверждающих запрашиваемые сведения (трудовая книжка, заказ о приеме, справки из организаций, судебные решения и т.д.), если они у вас есть. Важно: их наличие ускоряет поиск, но обязательным условием является только заявление.
6. Подпишите заявку ЭЦП или подтвердите СМС-паролем.
7. На этапе оформления выберите филиал НАО «ГК «Правительство для граждан» (ЦОН), удобный для получения бумажного результата.
8. В личном кабинете (раздел «История заявок» / «Мои документы») отслеживайте статус. Готовый документ придет в виде электронного документа, а бумажный вариант нужно забрать в выбранном ЦОН.

Лично в Центре обслуживания населения (ЦОН) / НАО «ГК «Правительство для граждан»

Прием осуществляется в порядке очереди, без предварительной записи (режим: обычно с 9:00 до 17:30, перерыв с 13:00 до 14:00, уточняйте на конкретном ЦОН).

Необходимые документы:

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РК, виде на ВНЖ/ВПЖ, цифровой документ из приложения eGov.kz / «Сервисы цифровых документов»).
• Заявление по установленной форме (заполняется на месте или заранее).
• Документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения (трудовая книжка, копии приказов, выписки из личных дел, свидетельства и т.д.) — при наличии.
• Если обращается представитель: нотариально засвидетельствованная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя.

Особенность: Сотрудник ЦОН получает сведения о вашем удостоверении личности из государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства», копирует данные и возвращает вам оригинал документа. Расписка о приеме документов выдается сразу.

Лично в государственном архиве (услугодателе)

Можно обратиться напрямую в архив, где хранятся фонды нужной организации (например, Городской архив, Областной архив, Ведомственный архив).

Документы: те же, что и в ЦОН (удостоверение личности, заявление по форме, подтверждающие документы). Копия заявления с отметкой даты/времени приема и входящим номером выдается вам на руки как подтверждение.

Почтовым отправлением

Возможно, но менее надежно из-за сроков доставки.

• Заявление в произвольной форме, подписанное заявителем.
• В заявлении обязательно: ФИО, место жительства, контактные телефоны (для физлиц) / наименование и юрадрес (для юрлиц).
• Данные для поиска: ФИО на момент работы, дата рождения, название организации, период работы, что именно подтверждать.
• Копии документов, подтверждающих сведения (при наличии).
• Копия удостоверения личности (нотариально заверенная или простая, но лучше заверенная).

Ответ придет почтой на указанный адрес.

Сроки оказания услуги

Сроки регламентированы Законом РК «Об архивном деле и архивах» и Стандартом госуслуги.

• Базовый срок: 11 (одиннадцать) рабочих дней с момента сдачи документов услугодателю (в архив, ЦОН или регистрации на портале).
• Продление срока: Если для поиска нужно изучить документы двух и более организаций ИЛИ период охватывает более 5 (пяти) лет, срок продлевается не более чем на 30 календарных дней.
• О продлении заявителя уведомляют письмом (на почту или в личный кабинет) в течение 3 календарных дней со дня решения о продлении.

Практика (по данным ЦОН/видеороликов 2024-2025 гг.): Бумажный вариант справки в ЦОН часто готов за 8 рабочих дней (для отдаленных районов — до 10 рабочих дней), однако официально закладывайте 11 дней + возможное продление.

Особенности поиска: что делать, если организация ликвидирована?

Это самая частая проблема. Архивные фонды формируются по принципу преемственности:

1. Документы ликвидированных государственных организаций передаются в государственные архивы (областные, городские, районные).
2. Документы ликвидированных частных предприятий (ТОО, АО, ИП) должны передаваться в ведомственные или частные архивы, но на практике часто теряются или хранятся у учредителей/ликвидаторов.
3. Если архив-услугодатель не находит дело, он обязан направить запрос по принадлежности в другой государственный или ведомственный архив и сообщить вам результат.

Совет: В заявлении максимально детально укажите: точное наименование организации на момент работы, ее БИН/ИИН (если знаете), адрес, структурное подразделение. Приложите копии трудовой книжки, заказов о приеме/увольнении, справок из ЕНПФ, это критически сокращает время поиска.

Стоимость услуги

Государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается БЕСПЛАТНО.

Плата взимается только за:

• Изготовление заверенных копий архивных документов (ксерокопия + заверка) — по тарифам архива/ЦОН (обычно символические суммы за лист).
• Ускоренное оформление (если предусмотрено локальными актами, но по стандарту «без ускоренного обслуживания»).
• Почтовые расходы при отправке результата почтой.

Пошаговая инструкция: Как заказать на egov.kz (актуально на 2026 год)

1. Зайдите на egov.kz -> Вход (ЭЦП / СМС-пароль).
2. В строке поиска введите: «Выдача архивных справок» или найдите в каталоге: Раздел «Социальная защита» -> Подраздел «Пенсионное обеспечение / Трудовые отношения».
3. Откройте карточку услуги -> Нажмите «Заказать онлайн».
4. Этап 1: Данные заявителя. Проверьте подтянувшиеся данные из профиля (ФИО, ИИН, адрес, телефон). Исправьте при необходимости.
5. Этап 2: Сведения для поиска. Заполните таблицу:
   • Наименование организации (где работали).
   • Период работы (с / по).
   • Должность.
   • Что подтверждать: стаж / зарплата / должность / награда / стаж во вредных условиях и т.д.
6. Этап 3: Приложения. Загрузите сканы/фото: трудовая книжка (развороты с записями об этой работе), приказы, судебные решения, справки из ЕНПФ. Форматы: PDF, JPG, PNG. Размер файла обычно до 10-20 Мб.
7. Этап 4: Получение результата. Выберите: «В ЦОН (ГК ПдГ)» — укажите регион и конкретный филиал для получения бумажки. Электронный вариант придет в ЛК автоматически.
8. Подписание. Подпишите ЭЦП (файл .p12 / токен) или запросите СМС-пароль (код придет на телефон из ЕСИА).
9. Сохраните номер заявки (регистрационный номер). Отслеживайте в ЛК: «Принято к рассмотрению» -> «На исполнении» -> «Готово к выдаче».

Частые ошибки и советы

• Ошибка: Неполное наименование организации (например, «Больница №5» вместо «КГП на ПХВ «Городская поликлиника №5 управления здравоохранения акимата г. Алматы»). Решение: Ищите точное название в старых документах, в интернете (реестр ликвидированных юрлиц), в ЕНПФ (личный кабинет -> стаж).
• Ошибка: Запрос «всех справок сразу» без конкретики. Решение: Указывайте конкретные периоды и конкретные факты (стаж за 1995-1998 гг. для пенсии; зарплата за 2000 г. для суда).
• Нюанс зарплаты: Архив подтверждает зарплату, указанную в первичных документах (ведомости, приказы). Если зарплата выдавалась «в конверте» и не отражена в архивных фондах — архив ее не подтвердит. Для пенсии ЕНПФ использует данные о взносах.
• Представительство: Доверенность должна быть нотариальной. Простая письменная (даже с подписью) в ЦОН/Архиве не принимается для получения результата от вашего имени.
• Электронный документ: Готовая справка в ЛК egov.kz имеет юридическую силу (подписанна ЭЦП архива/ЦОН). Для подачи в банк, суд, нотариуса часто достаточно распечатать этот PDF с проверкой ЭЦП (на портале egov.kz -> Сервисы -> Проверка ЭЦП). Бумажный оригинал из ЦОН нужен, если требуется «мокрая печать» или оригинал для зарубежных инстанций (апостиль ставится на оригинал).

Контакты и полезные ссылки

• Портал госуслуг: egov.kz/cms/ru/services/pass462_mki (прямая ссылка на услугу).
• Единая платформа ГОВ.КЗ: gov;kz/services/3035.
• Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генпрокуратуры РК (реабилитация): Официальная страница в Facebook / Instagram (поиск: kpsisu) — там публикуют видеоролики и инструкции по архивным справкам для реабилитированных.
• Пример регламента местного архива: Сайт архива города Сарань (arhivsaran;kz) — публикует полный регламент, формы заявлений и телефоны горячей линии (образец: 8-72137-3-12-43). У вашего регионального архива будет свой сайт/телефон.
• Техподдержка eGov: 1414 (бесплатно по РК), чат-бот на портале.

Резюме

Получение архивной справки о работе в Казахстане в 2026 году — это полностью оцифрованный процесс. Главный совет: не идите в архив «спрашивать», а сразу оформите запрос на egov.kz с прикреплением всех имеющихся копий документов (трудовой, приказы, суды). Это гарантирует регистрацию запроса, установление законных сроков (11 раб. дней) и получение результата в удобном ЦОН или в электронном виде. Если организация ликвидирована — архивисты сами обязаны найти преемника прав или направить межведомственный запрос.

Статья подготовлена на основе данных портала «Электронное правительство», Стандарта госуслуги «Выдача архивных справок» (Приказ МКС РК № 159), Регламентов региональных архивов и открытых источников на .