Цель статьи – дать пошаговую инструкцию, как получить официальную архивную справку о трудовом стаже в Республике Казахстан, какие документы нужны, где подавать запрос и что делать, если сведения в архиве отсутствуют.
Почему нужен запрос в архив?
Трудовой стаж, подтверждённый документами, является обязательным условием для назначения пенсии в Казахстане и за его пределами (например, при оформлении российской пенсии). Если у вас нет трудовой книжки, справок от работодателя или они утеряны, единственным надёжным способом подтвердить годы работы является получение архивной справки из государственного архива.
Куда обращаться за архивной справкой
- Государственный архив Республики Казахстан (СОЛТҮСТІК ҚАЗАҚСТАН МЕМЛЕКЕТТІК АРХИВІ) – основной орган, где хранятся документы о трудовой деятельности предприятий.
- Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры (КПСИСУ ГП) – выдаёт справки из архивов, находящихся в его подведомственных учреждениях.
- Центры обслуживания населения (ЦОН) через портал «Электронное правительство» – возможность подать запрос онлайн, подписать электронно‑цифровой подписью (ЭЦП) или СМС‑паролем.
- Региональные архивы (областные, городские) – если известно, в каком архиве хранились документы конкретного предприятия.
Какие документы нужны для подачи запроса
- Паспорт гражданина (скан или оригинал при личном обращении).
- Идентификационный номер (ИИН) – обязательный реквизит в электронных заявках.
- Сведения о работодателе:
- Полное название организации (на казахском и русском языках, если есть).
- ИНН/БИН организации;
- Адрес места работы.
- Период работы (дата начала и окончания).
- Если есть, приложите любые имеющиеся подтверждающие документы (трудовая книжка, справки о выплате пенсионных отчислений, копии договоров).
- Электронная подпись (ЭЦП) или СМС‑пароль для подписания заявки в личном кабинете eGov.
Пошаговый порядок подачи запроса
4.1 Через портал Электронное правительство Республики Казахстан (eGov)
- Перейдите на сайт egov.kz и авторизуйтесь (логин + пароль).
- В меню «Услуги» выберите «Выдача архивных справок».
- Нажмите кнопку «Создать заявку» и заполните форму:
- Тип справки – «Справка о трудовом стаже».
- Укажите все известные сведения о работодателе (см. пункт 3).
- Укажите цель получения справки (например, «оформление пенсионных прав»).
- Прикрепите сканы документов (паспорт, ИИН, любые имеющиеся справки).
- Подтвердите заявку с помощью ЭЦП либо СМС‑пароля.
- Нажмите «Отправить». Система выдаст номер заявки и срок её рассмотрения (обычно 10‑15 рабочих дней).
- Следите за статусом в разделе «История получения услуг». По готовности вы получите электронный документ, подписанный уполномоченным лицом архива.
4.2 Через личный визит в архив или ЦОН
- Подготовьте оригиналы (или заверенные копии) всех перечисленных в пункте 3 документов.
- Заполните бумажный образец заявления (см. ниже).
- Подайте заявление в окно «Выдача архивных справок» в выбранном архиве или в ЦОН.
- Оплатите государственную пошлину (если она предусмотрена; в 2026 г. стоимость услуги составляет 1500 тенге).
- Получите расписку и ожидайте готовности справки (срок – до 20 рабочих дней).
Образец заявления в архив
В (наименование архива) От (Ф.И.О.), ИИН ____________, паспорт № ____________, выдан ____________ Адрес: ________________________ Заявление Прошу выдать архивную справку (копию архивного документа) о подтверждении трудового стажа за период с __.__.____ по __.__.____ в организации: - Наименование: ______________________________________ - ИИН/БИН: __________________________________________ - Адрес: _____________________________________________ Справка требуется для оформления (указать цель: пенсионных прав, социального обеспечения и т.п.). Приложения: Копия паспорта. Скан ИИН. Сведения о работодателе (название, ИИН, адрес, период работы). Копии имеющихся документов (трудовая книжка, справки о пенсионных отчислениях и др.). Согласие на обработку персональных данных. Подпись: ___________
Сроки и стоимость услуги
- Срок рассмотрения – от 10 до 20 рабочих дней в зависимости от загруженности архива и полноты предоставленных данных.
- Государственная пошлина – 1500 тенге (может быть отменена при наличии официального запроса от Пенсионного фонда).
- При подаче через eGov оплата производится онлайн (банковской картой или через электронный кошелёк).
Что делать, если архив сообщает об отсутствии сведений
- Получите мотивированный отказ в письменной форме (электронный документ с подписью уполномоченного лица).
- Соберите альтернативные доказательства:
- Выписки из пенсионного фонда о перечислении отчислений.
- Налоговые справки (о доходах, уплаченных налогах).
- Свидетельства о наградах, командировочных листах, справках о больничных.
- Обратитесь в судебные органы с иском о восстановлении трудового стажа (пункт 2 статьи 122 Трудового кодекса РК). Суд может обязать работодателя (или его правопреемника) предоставить документы или вынести решение о признании стажа на основании иных доказательств.
- После получения судебного решения направьте копию решения в архив – в большинстве случаев архив вносит запись в трудовую книжку и выдаёт справку.
Как восстановить трудовой стаж без архивных документов
Если архив не имеет нужных данных, а у вас есть подтверждения от государственных органов (например, выписки из Пенсионного фонда Казахстана (ПФК) о перечислении страховых взносов), их можно использовать в качестве доказательства. Порядок действий:
- Соберите все выписки о пенсионных отчислениях за интересующий период.
- Подайте заявление в Пенсионный фонд с просьбой оформить «Справку о страховых взносах за период».
- Получив справку, обратитесь в Трудовую инспекцию или в Отдел кадров бывшего работодателя (если он существует) с просьбой подтвердить стаж.
- Если ни один из вариантов не дал результата, подайте иск в суд (см. пункт 7).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
9.1 Нужно ли иметь ИИН, если я гражданин России, но работал в Казахстане?
Да. Для обращения в казахстанские архивы требуется указать ИИН (индивидуальный идентификационный номер), который присваивается каждому резиденту РК. Если ИИН отсутствует, его можно получить в отделении миграционной службы по месту последнего проживания в Казахстане.
9.2 Можно ли получить справку, если организация, где я работал, была ликвидирована?
Да. При ликвидации организации её документы передаются в государственный архив. Если в архиве их нет, следует воспользоваться альтернативными доказательствами (выписки ПФК, налоговые справки) и, при необходимости, обратиться в суд.
9.3 Какой срок действия архивной справки?
Справка не имеет срока «годности», однако для подачи в Пенсионный фонд рекомендуется использовать её в течение 6‑12 месяцев, так как в этот период данные в базе ПФК обычно не меняются.
9.4 Можно ли получить справку без ЭЦП?
Да, через личный визит в архив или ЦОН. При этом потребуется подпись от руки и оплата услуги.
9.5 Сколько стоит судебное восстановление стажа?
Судебные издержки зависят от суммы и сложности дела. Обычный иск о восстановлении стажа стоит от 20 000 до 50 000 тенге за судебные пошлины плюс расходы на адвоката (по желанию).
Полезные ссылки
- Электронное правительство Республики Казахстан (eGov)
- Пенсионный фонд Республики Казахстан
- Сайт Государственного архива РК
- Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры
- Портал государственных услуг – Выдача архивных справок