Государственный архив Владимирской области (далее – ГАВО) – один из крупнейших региональных архивов России. Он хранит более 30 млн. документов‚ охватывающих период от Древней Руси до наших дней. Одним из самых востребованных видов услуг‚ предоставляемых архивом‚ является выдача справки (архивной выписки) по документам‚ хранящимся в фондах.

Что такое архивная справка?

Архивная справка (или выписка) – официальное подтверждение наличия‚ содержания и правового статуса конкретного архивного документа. Справка может включать:

• Полный библиографический указатель (фонд‚ опись‚ дело‚ лист‚ номер).
• Краткое содержание (аннотацию) документа.
• Дата и место создания‚ подписи ответственных лиц.
• Сведения о праве доступа (открытый‚ ограниченный‚ закрытый).
• Рекомендацию по получению копии (фото‑‚ скан‑ или бумажной).

Справка часто требуется для:

1. Судебных разбирательств и нотариальных действий;
2. Исследовательской работы (историки‚ генеалогисты‚ журналисты);
3. Подтверждения прав собственности или наследования;
4. Подготовки публикаций‚ документальных фильмов.

История и современное состояние ГАВО

Государственный архив Владимирской области был основан 16 октября 1918 г. на основании декрета Образования Советской России. С тех пор архив постоянно расширял свои фонды‚ включая:

• Документы дореволюционной эпохи (первичные источники‚ метрические книги‚ ревизские сказки);
• Архивы советского периода (приказы‚ постановления‚ письма органов власти);
• Современные документы регионального уровня (законы‚ постановления‚ акты администрации).

В 2019 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России» (2012‑2018 гг.) завершена оцифровка особо ценных архивных документов. Оцифрованные материалы доступны через электронную библиотеку исторических документов (ЭБИД) и портал ГИС УИАД.

Контактные данные

Для получения справки можно также обратиться в филиалы архива‚ расположенные в разных районах Владимирской области – их адреса и телефоны указаны в справочнике 2ГИС.

Порядок получения архивной справки

Подготовка запроса

Запрос оформляется в письменной форме (бумажный лист или электронное письмо). В запросе обязательно указать:

1. ФИО заявителя (или название организации);
2. Контактные данные (телефон‚ e‑mail);
3. Точный указатель документа (фонд‚ опись‚ дело‚ лист) или‚ если он неизвестен‚ подробное описание искомого материала (период‚ тема‚ тип документа);
4. Цель получения справки (суд‚ исследование‚ личные нужды и т.п.);
5. Способ получения (электронная копия‚ бумажный оригинал‚ личный визит).

Подача запроса

Запрос можно подать:

• Лично в приемном зале архива (по адресу выше);
• По почте (отправить оригинал запроса на указанный адрес);
• Электронно через форму на официальном сайте или по e‑mail.

Если запрос подаётся через электронную почту‚ рекомендуется приложить скан паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).

Рассмотрение запроса

Сотрудники архива в течение 5‑10 рабочих дней проверяют наличие запрашиваемого документа и определяют его статус доступа. При необходимости могут запросить уточняющие сведения.

Выдача справки

После подтверждения наличия документа архив выдаёт справку в одном из форматов:

• Электронный PDF – отправляется на указанный e‑mail;
• Печатный вариант – выдаётся в приемном зале (можно оплатить почтовую доставку);
• Скан копии – при необходимости можно заказать полную скан‑копию документа (платно).

Оплата услуг (если они требуются) производится наличными в кассе архива или банковской картой через терминал.

Какие документы можно запросить в справке?

Государственный архив Владимирской области хранит широкий спектр материалов. Наиболее часто запрашиваемые типы:

Важно помнить‚ что некоторые документы могут иметь ограниченный доступ (например‚ персональные данные‚ сведения о государственной тайне). В таких случаях архив выдаст только справку без предоставления копий.

Электронные сервисы архива

Для удобства пользователей ГАВО развивает несколько онлайн‑инструментов:

• ЭБИД (Электронная библиотека исторических документов) – свободный доступ к оцифрованным материалам‚ включая метрические книги и ревизские сказки.
• ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов) – поиск по каталогу‚ запрос справок и заказ копий через интернет.
• Портал «Архивы России» – общероссийская база‚ где можно увидеть‚ какие фонды находятся в ГАВО.

Для работы с этими сервисами требуется регистрация и подтверждение личности (скан паспорта). После входа в личный кабинет пользователь может:

1. Поискать нужный документ по ключевым словам‚ датам‚ типу.
2. Оформить запрос на справку онлайн;
3. Оплатить услуги банковской картой.
4. Отследить статус выполнения запроса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит справка?

Базовая справка (только текстовое подтверждение) выдаётся бесплатно‚ если запрос делается в рамках личного пользования. За копию (скан или печатный вариант) взимается плата в размере от 150 руб. за лист до 500 руб. за сложные документы (состояние‚ объём).

Можно ли получить справку за границей?

Да. Запрос можно отправить по электронной почте‚ указав международный адрес доставки. Платёж производится банковским переводом или через международный сервис PayPal (по согласованию с архивом).

Сколько времени занимает подготовка справки?

Стандартный срок – 5‑10 рабочих дней. При запросе редких или плохо индексированных материалов срок может увеличиться до 20‑30 дней;

Можно ли получить справку о документе‚ который уже уничтожен?

Если в архивных реестрах зафиксировано‚ что документ был уничтожен‚ архив может выдать справку‑отчет о факте уничтожения и указать‚ где хранилась оригинальная копия (если она была передана в другой архив).

Какие документы нужны для получения справки?

Для физических лиц – копия паспорта (страница с ФИО). Для юридических лиц – уставные документы и доверенность представителя.

Пошаговая инструкция (пример)

1. Определите нужный документ. Например‚ вы ищете метрическую книгу 1885 г. по г. Владимиру.
2. Сформулируйте запрос.

   Запрос № 001
   От: Иванов Иван Иванович
   Тел.: +7 (999) -23‑45‑67
   E‑mail: i.ivanov@example.com
   
   Прошу выдать справку о наличии в фонде № 12‚ опись № 3‚ дело № 45 (метрические книги‚ 1885 г.) записи о рождении Ивановой Марии Петровны‚ 12 июля 1885 г.
   
   Цель: подтверждение родства для оформления наследства.
    

3. Отправьте запрос. По e‑mail info@gavovl.ru или через форму на сайте.
4. Ожидайте ответ. В течение 7 дней архив пришлёт подтверждение и уточнит детали (например‚ требуется уточнение даты).
5. Получите справку. По e‑mail придёт PDF‑документ с указанием всех реквизитов.
6. Закажите копию (по желанию). При необходимости оплатите скан‑копию через банковскую карту.

Получение справки из Государственного архива Владимирской области – процесс‚ который стал максимально удобным благодаря цифровизации и онлайн‑сервисам. При правильном оформлении запроса и учёте требований к документам вы сможете быстро получить официальное подтверждение наличия нужного исторического или юридического материала.

Если у вас остались вопросы‚ звоните по телефону +7 (4922) -5‑44‑33 или пишите на info@gavovl.ru. Сотрудники архива помогут уточнить детали и подскажут‚ какие дополнительные документы могут потребоваться.