Получение архивных справок, выписок или копий документов из архива поликлиники часто требуется для подтверждения факта лечения, получения льгот, оформления пенсии, судебных разбирательств и других целей. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно оформить и подать заявление, какие документы необходимо приложить и какие способы подачи существуют.

Когда требуется обращение в архив поликлиники

• Получение архивной справки о прохождении лечения, диагнозах, проведенных процедурах;
• Запрос архивной выписки из истории болезни;
• Требование копии архивного документа (например, выписки из амбулаторной карты, результатов анализов);
• Получение информационного документа по тематическому запросу (например, сведения о профилактических прививках).

Основные нормативные акты

Работа архивов медицинских организаций регулируется:

1. Основными правилами работы архивов организаций (утверждены решением Коллегии Росархива от ), пункт 8.2.1 – информация социально‑правового характера выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки;
2. Приказами Минздрава РФ о порядке ведения и хранения медицинской документации;
3. Федеральным законом «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – при обработке персональных данных пациента необходимо соблюдать конфиденциальность и получать согласие субъекта данных, если запрос не относится к социально‑правовой информации.

Что должно содержаться в заявлении

Заявление составляется в произвольной форме, но должно включать обязательные реквизиты. Ниже перечислены элементы, которые рекомендуется указать:

• Шапка документа – наименование организации (полное название поликлиники), её адрес и индекс;
• Адресат – «Начальнику архивного отдела поликлиники № ___» или «Главному врачу поликлиники № ___»;
• Информация о заявителе – ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные (серия и номер, кем и когда выдан), адрес регистрации, контактный телефон;
• Основание запроса – цель получения справки (например, «для подачи заявления о назначении пенсии по потере кормильца»);
• Перечень запрашиваемых документов – архивная справка, архивная выписка, копия конкретного документа (указать период, например, «с по »);
• Перечень прилагаемых документов – копия паспорта, доверенность (если заявление подаёт представитель), копия страниц трудовой книжки (при необходимости подтверждения трудовой деятельности), иные подтверждающие бумаги;
• Дата и подпись – ставится дата подачи заявления и собственноручная подпись заявителя (или его представителя).

При подаче заявления через электронный кабинет (например, на портале РПГУ) подпись может быть электронной (УКЭП) либо скан‑подписью, загруженной в систему.

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать, заполнить своими данными и распечатать.

Поликлиника № 123
г. Москва, ул. Лесная, д. 5, индекс 123456

Начальнику архивного отдела
поликлиники № 123
от Иванова Ивана Ивановича
паспорт: 45 06 № 123456
выдан: ОВД г. Москвы 
адрес регистрации: г. Москва, ул. Промышленная, д. 10, кв. 45
тел.: +7 (495) -23‑45‑67

Заявление

Прошу предоставить мне архивную справку о прохождении лечения в поликлинике № 123 за период с по , включающую сведения о диагнозах, проведенных обследованиях и выписанных рецептах.

Справка необходима для подачи заявления о назначении пенсии по потере кормильца в Пенсионный фонд РФ.

Прилагаю к заявлению:
Копию паспорта (страницы с ФИО и данными о выдаче);
Доверенность на представителя (если подаёт представитель);
Копию страниц трудовой книжки, подтверждающих период работы в организации, связанной с запросом (при необходимости).

Подпись: _______________ /Иванов И.И./

При оформлении заявления в электронном виде достаточно заменить ручную подпись на электронную или загрузить скан‑подпись.

Способы подачи заявления

• Личное обращение – заявитель приходит в архивный отдел поликлиники с паспортом (или доверенностью) и подаёт заявление под расписку;
• Почтовое отправление – письмо с заявлением и копиями документов направляется заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес поликлиники;
• Электронный документооборот – через личный кабинет на портале РПГУ (или иной официальный электронный сервис медицинской организации) заявление загружается в виде scanned‑copy или заполняется онлайн‑форма;
• Через представителя – при наличии нотариально оформленной доверенности представитель может подать заявление от имени пациента.

Сроки рассмотрения и выдача документов

Согласно пункту 8;2.1 Основных правил работы архивов организаций, запрос социально‑правового характера должен быть исполнен в течение 30 календарных дней с даты регистрации заявления. В случае необходимости дополнительного уточнения информации срок может быть продлен, но заявитель должен быть об этом уведомлен.

Готовая архивная справка, выписка или копия документа выдается заявителю под расписку при предъявлении паспорта (или доверенности). При получении документов рекомендуется проверить их соответствие запрашиваемому периоду и наличие всех необходимых реквизитов (печать организации, подпись уполномоченного лица).

Что делать, если запрос отклонен

Если архивный отдел отказал в выдаче справки, необходимо:

1. Получить письменный мотивированный ответ (указание причины отказа);
2. При необходимости устранить недостатки (например, предоставить недостающие документы, уточнить период запрашиваемой информации);
3. Подать повторное заявление с учетом замечаний;
4. В случае несогласия с отказом – обратиться с жалобой к главному врачу поликлиники или в территориальный орган Росздравнадзора.

Полезные советы

• Всегда указывайте полное ФИО и полную дату рождения – это ускорит поиск в архиве;
• Укажите точное наименование поликлиники, в которой вы ранее наблюдались, и, если известен, номер участка или отделения;
• При запросе копий конкретных документов (например, выписки из амбулаторной карты) указывайте номер карты или историю болезни, если они известны;
• Сохраняйте копии всех отправленных документов и квитанций о почтовой отправке – они могут понадобиться при споре;
• Если вы подаете заявление через представителя, убедитесь, что доверенность оформлена нотариально и содержит право на получение медицинской информации;
• При электронной подаче проверьте требования портала к размеру и формату файлов (обычно PDF, не более 5 МБ).

Правильно оформленное заявление в архив поликлиники – ключ к быстрому и успешному получению необходимых медицинских справок и документов. Следуя представленной инструкции, используя предложенный образец и учитывая нормативные требования, вы сможете минимизировать риски отказа и получить нужную информацию в установленные законом сроки.

Будьте внимательны к деталям, сохраняйте копии всех поданных бумаг и не забывайте о возможностях электронного документооборота – это значительно упрощает процесс взаимодействия с архивом медицинской организации.