Вопрос о том, как получить архивные документы (справку, выписку, копию) — один из самых часто задаваемых гражданами. С развитием многофункциональных центров (МФЦ) процесс обращения в архив стал более удобным, но при этом сохраняются определённые правила и ограничения. В этой статье мы подробно разберём, какие запросы можно направлять через МФЦ, какие документы нужны, как происходит их регистрация и какие результаты можно ожидать.
Правовая основа обращения в архив через МФЦ
Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональным нормативным актам, гражданин имеет право запросить архивные документы в порядке, установленном архивным учреждением. При этом многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) могут выступать в роли посредника, принимая от заявителя:
- запросы на выдачу архивной справки, архивной выписки или архивной копии;
- направления запросов по принадлежности с одновременным уведомлением заявителя информационным письмом;
- информационные письма об отсутствии документов в архиве и их возможном местонахождении;
- уведомления с объяснением причин отказа в предоставлении услуги.
Основанием для получения услуги считается запрос заявителя в муниципальный архив или в МФЦ о предоставлении муниципальной услуги. При этом МФЦ не является архивом, а лишь принимает и передаёт документы в архивный отдел.
Какие запросы можно подать через МФЦ?
- Общий запрос на предоставление государственной услуги (заполняется по стандартной форме МФЦ).
- Запрос на выдачу архивной выписки (специальная форма, предусмотренная архивным учреждением).
- Запросы, сопровождаемые информационным письмом о невозможности найти документ в архиве.
- Запросы, требующие уведомления об отказе (например, если документ относится к закрытым архивам).
Важно: не все архивные услуги могут быть оформлены через МФЦ. Например, запросы, направленные от органов государственной власти или органов местного самоуправления, в некоторых регионах (УМФЦ, филиалы УМФЦ) не принимаются.
Примеры услуг, доступных через МФЦ
- Получение архивной справки о наличии (или отсутствии) документа.
- Выдача выписки из архивного дела (например, о рождении, браке, военной службе).
- Копирование оригинального документа (архивная копия).
- Получение информационного письма с указанием возможного местонахождения документа в другом архиве.
Пошаговая инструкция: как подать запрос в архив через МФЦ
Шаг 1. Подготовьте необходимые документы
Для большинства запросов понадобится:
- Заявление по установленной форме (общая форма МФЦ или специальная форма «Запрос на выдачу архивной выписки»).
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС, водительское удостоверение).
- Документы, подтверждающие право на получение информации (например, доверенность, если запрос подаёт представитель).
- Оплата государственной пошлины (если она предусмотрена). В некоторых регионах архивные услуги предоставляются бесплатно.
Шаг 2. Выберите удобный способ подачи
- Лично – посетите любой МФЦ в вашем регионе (например, в Санкт‑Петербурге, Мурманской области, Курганской области и т.д;).
- Через портал Госуслуг – в разделе «МФЦ» загрузите сканированные копии документов.
- По почте – отправьте пакет документов в адрес МФЦ, указанный на официальном сайте.
- Через чат‑бота – в некоторых регионах (Курганская область) можно воспользоваться чат‑ботом МФЦ.
Шаг 3. Регистрация запроса в архивном отделе
После приёма документов сотрудник МФЦ передаёт их в архивный отдел соответствующего муниципального архива. Там запрос регистрируется в соответствии с внутренними правилами документооборота:
- Фиксируется номер дела и дата поступления пакета документов.
- Сотрудник архивного отдела проверяет наличие запрашиваемого документа.
- При отсутствии документа формируется информационное письмо о возможном местонахождении.
- Если документ найден, готовится архивная выписка или копия.
Шаг 4. Ожидание и получение результата
Сроки выполнения зависят от конкретного архива, но в среднем:
- Для простых запросов – от 5 до 15 рабочих дней.
- Для сложных запросов (поиск в закрытых фондах, необходимость согласования) – до 30 дней.
О статусе запроса вы можете узнать:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Позвонив в МФЦ по телефону 8‑800‑4444‑051 (Пн‑Пт 9:00‑18:00, Сб 9:00‑15:00).
- Лично посетив МФЦ и запросив справку о статусе.
Шаг 5. Получение документов
После завершения обработки вы получаете один из следующих вариантов:
- Архивная справка – подтверждение наличия/отсутствия документа.
- Архивная выписка – выдержка из архивного дела.
- Архивная копия – точная копия оригинального документа.
- Информационное письмо – если документ не найден, с рекомендациями, где искать дальше.
- Уведомление об отказе – с указанием причин (например, документ относится к закрытым архивам).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли подать запрос в архив через МФЦ, если я живу в другом регионе?
Да. МФЦ принимает запросы от граждан любой территории России. Важно указать правильный архив, в котором, по вашему мнению, находится документ (например, архив Тюмени, Санкт‑Петербурга и т.д.).
Нужно ли платить за получение архивных документов?
Во многих регионах архивные услуги предоставляются бесплатно. Однако в некоторых случаях может взиматься государственная пошлина за копирование или выдачу оригинала. Точную информацию уточняйте в МФЦ или на сайте архивного учреждения.
Как узнать, в каком архиве хранится нужный документ?
Сначала попробуйте уточнить в веб‑приёмной соответствующего регионального архива (например, на fsb.ru в правом столбце «Веб‑приёмная»). Если точный архив неизвестен, МФЦ может направить запрос в несколько архивов, а затем сообщить о результатах.
Можно ли оформить запрос онлайн без посещения МФЦ?
Да. На портале Госуслуги в разделе «МФЦ» можно загрузить скан копий всех необходимых документов и отправить запрос в электронном виде.
Что делать, если архив отказал в выдаче документа?
В случае отказа вы получаете уведомление с объяснением причин. Если отказ кажется необоснованным, вы имеете право обжаловать его в суде или подать жалобу в уполномоченный орган по защите прав граждан.
Полезные контакты и ссылки
- Телефон справочной службы МФЦ (все регионы): 8‑800‑4444‑051 (Пн‑Пт 9:00‑18:00, Сб 9:00‑15:00).
- Портал Госуслуги: https://gosuslugi.ru – раздел «МФЦ».
- Веб‑приёмная ФСБ России: https://fsb.ru – пункт «Направить запрос о предоставлении архивной информации».
- Сайт МФЦ Санкт‑Петербурга: https://mfcsankt-peterburg.ru.
- Контактный центр Мурманской области (Минцифры): https://digital.murmansk.gov.ru.
Подать запрос в архив через МФЦ можно, но только в том случае, если запрос соответствует перечню услуг, которые МФЦ принимает от граждан. Процесс включает подготовку заявления, подачу документов в МФЦ (лично, онлайн или по почте), их регистрацию в архивном отделе и ожидание результата. При правильном оформлении запрос обычно обрабатывается в течение 2‑4 недель, а результаты могут быть получены в виде справки, выписки, копии или информационного письма.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться в справочную службу МФЦ по телефону 8‑800‑4444‑051 или воспользоваться онлайн‑чатом на портале Госуслуг.