Получение архивных документов Министерства обороны России (Центральный архив Минобороны – ЦАМО) часто требуется для:
- исследования семейной истории (военнослужащие, фронтовики, пленные);
- подготовки документов для получения наград, пенсий, справок о службе;
- учёных и журналистских проектов, связанных с военной историей․
В статье подробно описаны все этапы: от подготовки к запросу до получения готового документа․ Всё изложено в виде пошаговой инструкции с примерами письма и рекомендациями, как избежать типичных ошибок․
Подготовительный этап
Определяем, какой архив нужен
Для большинства запросов о личных делах военнослужащих достаточно обращаться в Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО)․ Если известно, что документ относится к региональному военному архиву (например, архив Военного округа), запрос следует направлять туда․
Сбор исходных данных
Запрос будет рассмотрен только при наличии достаточного количества идентифицирующей информации․ Рекомендуется собрать:
- ФИО полностью (с учётом возможных вариантов написания, например, «Иванов Иван Иванович»)․
- Дата и место рождения․
- Воинскую часть, в которой служил (если известна)․
- Воинскую должность, звание, период службы․
- Номера личного дела, если они известны (например, «№ 12345/67»)․
- Контактные данные заявителя (почтовый адрес, телефон, e‑mail)․
Поиск каталога фондов
Перед написанием запроса полезно зайти на официальный сайт ЦАМО (camo․ru) и изучить каталог фондов․ Если удалось найти шифр нужного фонда (например, Ф․ 1, оп․ 5, дело 12), укажите его в запросе – это ускорит поиск․
Структура запроса
Запрос в архив – официальное письмо․ Его содержание должно быть лаконичным, но полным․ Ниже представлена типовая схема․
Шапка письма
Кому: Главному архивариусу Центрального архива Министерства обороны РФ От кого: Ф․И․О․ заявителя Адрес: (почтовый адрес) Телефон: (контактный номер) E‑mail: (электронная почта)
Обращение
Начинайте с вежливого обращения:
Уважаемый(ая) [Ф․И․О․ архивариуса]!
Краткое описание цели запроса
В 1‑2 предложениях укажите, зачем вам нужен документ․
Прошу предоставить копию (выписку) из личного дела военнослужащего Иванова Ивана Ивановича, служившего в 2‑м танковом полку в 1942‑1945 гг․, для оформления справки о военной службе․
Перечень требуемых документов
Перечислите конкретно, что требуется․ Если известен шифр фонда – укажите его․
Необходимые документы: Личное дело (фонд 1, опись 5, дело 12); Приказ о приёме на службу (фонд 2, опись 3); Воинская наградная карта (фонд 4, опись 1); Справка о прохождении военной службы (по запросу)․
Персональные данные (для идентификации)
ФИО военнослужащего: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: г․
Место рождения: с․ Новая Деревня, Московская область
Воинская часть: 2‑й танковый полк, г․ Смоленск
Период службы: 1942‑1945 гг․
Сроки и способ получения
Прошу предоставить документы в виде копий (скан‑файлы) на электронную почту: example@mail․ru․
Если копии могут быть выданы только в бумажном виде, прошу сообщить о стоимости и сроках их доставки․
Заключительная часть
Заранее благодарю за внимание к моему запросу․
С уважением,
[Подпись (если отправляете в бумажном виде)]
[Ф․И․О․]
[Контактный телефон]
Приложения
Перечислите, какие документы прикладываете к запросу (копия паспорта, свидетельства о рождении, доверенность и т․д;)․
Пример готового письма
Кому: Главному архивариусу Центрального архива Министерства обороны РФ
От кого: Петрова Анна Сергеевна
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Профсоюзная, д․ 82, кв․ 12
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: anna․petrov@example․com
Уважаемый Иван Иванович! Прошу предоставить копию из личного дела военнослужащего Петрова Петра Петровича, служившего в 5‑м стрелковом полку с 1943 по 1945 годы, для оформления справки о военной службе․ Необходимые документы: Личное дело (фонд 1, опись 5, дело 12); Приказ о приёме на службу (фонд 2, опись 3); Воинская наградная карта (фонд 4, опись 1); Справка о прохождении военной службы (по запросу)․ Персональные данные:
ФИО военнослужащего: Петров Петр Петрович
Дата рождения: г․
Место рождения: с․ Кузнецово, Тульская область
Воинская часть: 5‑й стрелковый полк, г․ Тула
Период службы: 1943‑1945 гг․ Сроки и способ получения:
Прошу выслать скан‑копии документов на электронную почту anna․petrov@example․com․ Если требуется получение бумажных копий, прошу сообщить о стоимости и сроках доставки․ Приложения: Копия паспорта заявителя; Копия свидетельства о рождении Петрова Петра Петровича; Доверенность (если запрос подаёт представитель)․ Заранее благодарю за внимание к моему запросу․ С уважением,
_____________________
Петрова Анна Сергеевна
+7 (495) -23‑45‑67
Куда и как отправлять запрос
- Почтовая отправка – на адрес: 115035, г․ Москва, ул․ Профсоюзная, д․ 82 (Центральный архив Минобороны РФ)․ Рекомендуется отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении․
- Электронная почта – на официальный e‑mail архива: info@camo․ru․ При отправке в электронном виде прикрепляйте сканы всех приложений․
- Личный кабинет на сайте – на camo․ru/requests можно заполнить онлайн‑форму и загрузить документы․
- Факс – номер +7 (495) -23‑45‑67 (используется редко, но иногда указанный в официальных инструкциях)․
Сроки рассмотрения
Согласно Положению об оказании архивных услуг, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения․ При необходимости уточнения данных срок может быть продлён до 60 дней․ О результатах вам сообщат письменно (почтой или e‑mail)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если я не знаю шифр фонда?
Укажите в запросе максимально полные сведения (ФИО, даты, воинскую часть)․ Архивариусы сами проведут предварительный поиск и определят нужный фонд․
Можно ли получить документы анонимно?
Для доступа к личным делам требуется подтверждение интереса (родство, законный интерес, научный запрос)․ Поэтому полностью анонимный запрос обычно отклоняется․
Как оплатить услуги архива?
Оплата производится после получения уведомления о готовности документов․ Приём оплаты возможен банковским переводом, наличными в кассе архива или через онлайн‑платёжную систему (уточняйте реквизиты в ответном письме)․
Что делать, если документ считается «секретным»?
Если материал относится к категории «секретно», архив может отказать в выдаче․ В этом случае можно подать запрос в суд или обратиться в Роскомнадзор с требованием рассмотреть дело․
Можно ли получить копию в оригинальном виде (не скан)?
Да, но за это взимается отдельная плата за копирование и оформление․ Уточняйте стоимость в ответном письме․
Полезные рекомендации
- Сохраняйте оригиналы запросов – копию письма и подтверждение отправки (квитанцию)․
- Указывайте только необходимые данные – избыточная информация может затянуть процесс․
- Следите за сроками – если в течение 30 дней вы не получили ответа, позвоните в архив (тел․: +7 (495) -23‑45‑67) и уточните статус․
- При необходимости привлекайте специалиста – профессиональные архивисты помогут сформировать запрос и ускорить поиск․
- Проверяйте наличие аналогичных запросов – иногда нужный документ уже оцифрован и доступен в открытом каталоге․
Написание запроса в архив Министерства обороны – процесс, требующий внимательности и точности․ Следуя представленной выше пошаговой инструкции, вы сможете оформить запрос правильно, сократить срок ожидания и получить нужные документы без лишних проволочек․
Если после отправки запроса возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в архив по телефону или электронной почте – сотрудники архивной службы обычно готовы помочь и дать разъяснения․
Удачного поиска!