Исследователи, потомки ветеранов и просто интересующиеся историей часто сталкиваются с необходимостью получить архивные документы, связанные с событиями Великой Отечественной войны (1941‑1945). Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет вам собрать необходимую информацию, правильно оформить запрос и успешно получить ответы от государственных архивов России, Беларуси и других стран‑участниц.

Где искать нужные документы?

Существует несколько основных хранилищ, где находятся материалы по ВОВ:

• Российский государственный военный архив (РГВА) – документы частей, существовавших до 1941 г., а также материалы НКВД, пограничных и внутренних войск.
• Российский государственный военно‑исторический архив (РГВИА) – боевые журналы, приказы, списки награждённых, медицинские карты.
• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – более 10 млн дел периода ВОВ, включая военно‑медицинскую документацию.
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – региональные и центральные документы, связанные с фронтовой и тыловой деятельностью.
• Национальный архив Республики Беларусь – материалы о партизанском движении, о переименовании населённых пунктов, о компенсационных выплатах.
• Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина – оцифрованные фото‑ и киноматериалы, документы 1941‑1945 гг.
• Портал «Память народа» (Минобороны РФ + корпорация ЭЛАР) – онлайн‑база подлинных документов (воинские билеты, наградные листы, списки погибших).
• Объединенный банк данных «ОБД Мемориал» (obd‑memorial.ru) – более 30 млн записей о советских военнослужащих.

Подготовка к запросу: что нужно знать?

1. Определите цель исследования. Это может быть поиск конкретного солдата, изучение боевого пути части, получение сведений о потерях в определённом районе и т.д.
2. Соберите исходные данные. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, воинская часть, звание, даты службы, место службы (фронт, тыл), известные награды.
3. Уточните период и географию. Например, «сентябрь 1943 г. – август 1944 г., район Смоленска», или «документы НКВД 1941 г. о мобилизации в Псковской области».
4. Выберите архив. Если известна часть, лучше обращаться в РГВА/РГВИА; если интересует партизанское движение – в Национальный архив Беларуси.
5. Определите форму запроса. Большинство архивов принимают как электронные, так и бумажные запросы. Электронные формы ускоряют процесс.

Как оформить запрос?

Стандартный запрос состоит из следующих разделов:

• Шапка письма – название архива, адрес, контактные данные.
• Тема письма – «Запрос архивных материалов по Великой Отечественной войне».
• Обращение – «Уважаемые сотрудники архива!».
• Содержание запроса – чётко сформулированные вопросы, перечень требуемых документов, указание периода и места.
• Приложения – копии удостоверения личности, справок о родстве (если требуется), список известных источников (например, номер воинского билета).
• Подпись и дата.

Пример письма (электронный запрос)

Кому: Российский государственный военный архив (РГВА)
Адрес: 142100, Московская область, г. Киров, ул. Кирова, д. 74
Телефон: (8‑4967) -2‑76‑38, 69‑90‑05
Э‑mail: archive@rgva.ru

Тема: Запрос архивных материалов по Великой Отечественной войне

Уважаемые сотрудники архива!

Прошу предоставить копии следующих документов, относящихся к периоду
сентября 1943 г. по май 1944 г., связанные с участием 2‑й стрелковой
дивизии в боях за Смоленскую область:

Боевые журналы дивизии за указанный период (тома 3‑5);
Приказы о награждении личного состава (приказы № 12‑15);
Медицинские карты погибших и раненых (фамилия – Иванов В. П.);
Переписка командования с НКВД о мобилизации населения.

К запросу прилагаю копию моего паспорта (страница с фотографией) и
свидетельство о родстве с В. П. Ивановым (свидетельство о рождении).

Заранее благодарю за внимание к моему запросу и прошу сообщить о
возможных сроках выполнения.

С уважением,
Иван Петрович Сидоров

Способы подачи запросов

Что делать, если запрос отклонён или требует уточнений?

• Получите официальное объяснение. Архив обязан выслать письмо с указанием причин отказа.
• Уточните запрос. Часто требуется сузить период, указать точный номер дела или добавить недостающие данные.
• Обратитесь к специалисту. В некоторых архивах работают консультанты, которые помогают сформулировать запрос.
• Используйте альтернативные источники. Если нужный документ закрыт, ищите копии в региональных архивах, в открытых онлайн‑коллекциях (например, в Президентской библиотеке).

Оформление полученных материалов

После получения копий документов рекомендуется:

1. Сканировать оригиналы в формате PDF/A (для долгосрочного хранения).
2. Создать метаданные: название документа, дата, архив, номер дела, ссылка на запрос.
3. Оформить библиографический список согласно ГОСТ 7.0‑5 (для публикаций).
4. Если планируется публикация, убедитесь в отсутствии ограничений по использованию (часто требуется согласие архива);

Полезные онлайн‑ресурсы

• Память народа – база подлинных документов Минобороны РФ.
• ОБД Мемориал – поиск по фамилии, воинскому билету, наградам.
• Сайт Федерального архивного агентства – справочная информация, формы запросов.
• Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина – оцифрованные фото‑ и киноматериалы.
• Национальный архив Республики Беларусь – тематические запросы по партизанскому движению.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Сколько времени занимает обработка запроса?

Средний срок – от 2 до 8 недель. Для особо редких или закрытых материалов может потребоваться до 6 месяцев.

Вопрос: Нужно ли платить за копии документов?

Да. Стоимость копий (фото‑копия, скан) определяется тарифами каждого архива. Обычно цены указаны на их официальных сайтах.

Вопрос: Можно ли получить документы в электронном виде?

Большинство архивов сейчас предоставляют сканы в PDF или JPG. При запросе укажите предпочтительный формат.

Вопрос: Как доказать родство с ветераном?

Для получения персональных дел (медицинских карт, личных дел) часто требуется предоставить свидетельство о рождении, паспорт и документ, подтверждающий родственную связь (например, свидетельство о браке родителей).

Запрос архивных материалов по Великой Отечественной войне – процесс, требующий внимательности к деталям, чёткого формулирования вопросов и знания, где искать нужные источники. Следуя изложенной методике, вы сможете существенно ускорить поиск, получить достоверные документы и внести свой вклад в сохранение исторической памяти.

Помните: каждый запрос – это шанс открыть новые страницы истории, восстановить судьбы людей и подтвердить подвиги, которые формируют наше национальное наследие.

Дата публикации: . Информация собрана из открытых источников: РГВА, РГВИА, ЦАМО, Национальный архив Республики Беларусь, Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина, портал «Память народа», ОБД Мемориал и др.