Если вам необходимо получить архивные справки, выписки или копии актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти), то вы имеете право обратиться в архив ЗАГСа. В статье рассмотрены все этапы подачи заявления – от выбора нужного архива до получения готового документа. Приведены образцы заявлений, варианты подачи (лично, почтой, через портал Госуслуг) и сроки рассмотрения.

Содержание

1. Что такое архив ЗАГС и какие документы в нём хранятся
2. Когда нужен запрос в архив ЗАГС
3. Как выбрать нужный архив
4. Подготовка документов к заявлению
5. Способы подачи заявления
6. Образцы заявлений (печатный и электронный)
7. Порядок рассмотрения и сроки
8. Стоимость услуги
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое архив ЗАГС и какие документы в нём хранятся

Архив ЗАГС – это подразделение, где хранятся оригиналы и копии актов гражданского состояния, а также их выписки, справки и информационные письма. В архивных фондах могут находиться:

• Акты рождения, брака, смерти, разводов;
• Выписки из актовых записей (полные и краткие);
• Справки о составе семьи, о праве на наследство;
• Документы, связанные с изменением фамилии, имени, отчества;
• Копии свидетельств, выданных в прошлом (например, старые свидетельства о браке).

Когда нужен запрос в архив ЗАГС

Запрос в архив делается в следующих случаях:

1. Потеря оригинального свидетельства (родился, женился, умер).
2. Необходимость получить выписку для оформления наследства, получения социальных льгот, оформления паспорта.
3. Исследование семейного дерева, генеалогия.
4. Подтверждение факта брака/развода в суде.
5. Получение справки о составе семьи для получения детских пособий.

Как выбрать нужный архив

В России действует принцип экстерриториальности: заявление можно подать в любой ЗАГС, а не только в тот, где был зарегистрирован акт. Тем не менее, для ускорения процесса рекомендуется:

• Сначала уточнить, в каком архиве (городском, областном, федеральном) находятся нужные вам записи. Информацию можно получить на официальных сайтах архивов или по телефону.
• Если акт был зарегистрирован в Санкт‑Петербурге, то запрос направляют в Государственный архив Санкт‑Петербурга. Для остальных регионов – в архив соответствующего субъекта РФ.
• При отсутствии уверенности в месте хранения можно обратиться в любой ЗАГС – сотрудники направят ваш запрос в нужный архив.

Подготовка документов к заявлению

Для подачи заявления вам понадобятся:

• Паспорт (для физических лиц) или документ, подтверждающий полномочия (доверенность) – если заявление подаёт представитель.
• Сведения о запрашиваемом акте: ФИО, дата и место регистрации, номер записи (если известен).
• Оплата госпошлины (если услуга платная) – квитанция или подтверждение онлайн‑платежа.
• Согласие на обработку персональных данных (в электронных заявках заполняется автоматически).

Способы подачи заявления

5.1 Лично в отделении ЗАГС

Самый традиционный способ. Необходимо:

1. Подойти в любой ЗАГС по экстерриториальному принципу.
2. Заполнить бланк «Заявление о выдаче архивных документов» (можно взять у сотрудника).
3. Передать заявление и копии документов сотруднику.
4. Получить расписку и инструкцию о сроках.

5.2 По почте (российская почта)

Подходит, если вы живёте далеко от ЗАГСа.

1. Скачайте бланк заявления с сайта Государственного архива и распечатайте.
2. Заполните его, приложите копии паспорта и квитанцию об оплате.
3. Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес выбранного ЗАГСа.
4. Сохраните трек‑номер – он понадобится для контроля.

5;3 Через единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги)

Самый быстрый и удобный способ.

1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru (или в мобильное приложение).
2. В строке поиска введите «архив ЗАГС» или «Получение архивных документов».
3. Выберите услугу «Запрос архивных справок, связанных с социальной защитой граждан».
4. Заполните онлайн‑форму: укажите ФИО, дату и место регистрации, цель запроса.
5. Загрузите сканы паспорта и (при необходимости) доверенности.
6. Оплатите госпошлину онлайн (если требуется).
7. Подтвердите согласие на обработку персональных данных и отправьте запрос.
8. После обработки вы получите электронный документ в личном кабинете или уведомление о готовности к получению в ЗАГСе.

Образцы заявлений

6.1 Печатный образец (для подачи в отделении ЗАГС)

Заявление
о выдаче архивных документов из ЗАГС

Я, _______________________________ (ФИО полностью),
дата рождения: _______________,
паспорт: серия ____ номер ______,
выдан: ________________________,
проживающий(ая) по адресу: ____________________________________________,

прошу выдать (копию/выписку) следующего документа(ов) из архивного фонда ЗАГС:

______________________________ (вид акта: рождение/брак/смерть/развод)
 Дата регистрации: _______________
 Место регистрации: ______________
 Номер записи (если известен): ___________

Цель получения: _________________________________________________
(наследство, оформление паспорта, социальные льготы и т.д.)

Приложения:
Копия паспорта.
Квитанция об оплате госпошлины (если применимо).
Доверенность (если заявление подает представитель).

6.2 Электронный образец (для подачи через Госуслуги)

В онлайн‑форме поля заполняются следующим образом:

Порядок рассмотрения и сроки

Общий срок обычно составляет 10–20 рабочих дней. При срочном запросе (не более 3 дней) возможна ускоренная процедура, но за неё взимается дополнительная плата.

Стоимость услуги

• Государственная пошлина за выдачу копий/выписок из архивных актов – от 200 до 500 рублей (зависит от региона и типа документа).
• Почтовые расходы – по тарифу «Отправление с объявленной ценой».
• Ускоренный порядок – дополнительный сбор 500–1000 рублей;
• Для юридических лиц возможно предоставление скидки при пакетных запросах.

Часто задаваемые вопросы

9.1 Можно ли получить архивный документ онлайн без посещения ЗАГСа?

Да. При подаче через портал Госуслуги готовый документ (выписка, справка) может быть выслан в электронном виде в ваш личный кабинет в виде PDF‑файла, который затем можно распечатать.

9.2 Что делать, если в архиве нет нужного акта?

Сотрудники архива проверяют наличие в других хранилищах (областной, федеральный архив). Если документ действительно отсутствует, они выдают справку об отсутствии сведений, которую также можно использовать в официальных целях.

9.3 Можно ли запросить несколько разных актов в одном заявлении?

Да. В заявлении указывайте каждый акт в отдельном пункте, перечисляя все необходимые сведения. За каждый документ может потребоваться отдельная пошлина.

9.4 Как оформить доверенность для представителя?

Доверенность должна быть нотариально заверена, в ней указываются полномочия представителя на получение архивных документов. К копии доверенности прилагается копия паспорта представителя.

9.5 Какие документы нужны для получения справки о составе семьи?

Для справки о составе семьи обычно требуются:

• Паспорт заявителя;
• Свидетельства о браке/разводе (если есть);
• Свидетельства о рождении детей;
• Согласие супруга (если запрос подаёт один из супругов).

Подать заявление в архив ЗАГС сегодня проще, чем когда‑либо прежде. Вы можете выбрать любой удобный способ – личный визит, почтовую отправку или полностью онлайн через портал Госуслуги. Главное – подготовить необходимые документы, правильно указать сведения о запрашиваемом акте и оплатить госпошлину. При соблюдении всех рекомендаций ваш запрос будет рассмотрен в течение 10–20 рабочих дней, а готовый документ вы сможете получить в удобной для вас форме.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться в справочную службу выбранного ЗАГСа или воспользоваться онлайн‑чатом на портале Госуслуги.