Получение архивных справок, выписок, копий документов или информационных писем – важная процедура, позволяющая подтвердить факты из прошлого (пенсионное обеспечение, социальные льготы, наследственные права и т.д;). Одним из самых удобных способов подачи запроса является многофункциональный центр (МФЦ). В статье мы подробно разберём, какие документы нужны, как оформить заявление, какие сервисы можно использовать и как отследить статус вашего обращения.

Кому и какие запросы можно подавать через МФЦ

• Гражданам РФ, желающим получить архивную справку, выписку, копию или информационное письмо из архивов, связанных с их социальным статусом.
• Законным представителям (доверенным лицам) – при наличии нотариально заверенной доверенности.
• Запросы могут быть направлены:
  • Лично в МФЦ (или в его филиалы);
  • Через официальный сайт ИОГВ, единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) или региональный портал;
  • По почте (с приложением оригиналов/копий документов);
  • Электронной почтой (при наличии подтверждения получения).
• Важно: МФЦ не принимает запросы от государственных органов и органов местного самоуправления – такие обращения направляются напрямую в архив.

Какие документы нужны для подачи запроса

Набор документов может немного различаться в зависимости от региона и типа запрашиваемого материала, но в большинстве случаев требуется следующее:

1. Заявление (запрос) в установленной форме. Форма доступна на сайте МФЦ или в самом центре. В запросе указываются:
   • ФИО заявителя (полностью);
   • Контактные данные (телефон, e‑mail);
   • Адрес проживания;
   • Точное наименование и описание запрашиваемого документа (если известны реквизиты, годы, номера дел и т.п.);
   • Цель получения (например, «для оформления пенсии», «для подтверждения права на льготу»);
   • Подпись заявителя (или подпись представителя).
2. Документ, удостоверяющий личность. Паспорт РФ (первая страница + страница с регистрацией) или иной документ, признанный в РФ.
3. Документы, подтверждающие право на получение информации. Например:
   • Свидетельство о рождении (для получения справки о предках);
   • Пенсионное удостоверение;
   • Свидетельство о браке, разводе, смерти (при запросе семейных архивов);
   • Нотариальная доверенность (если запрос подаёт представитель).
4. Оплата госпошлины (если требуется). Для большинства архивных справок в России плата не взимается, однако за ускоренный поиск или копирование может потребоваться небольшая сумма (обычно от 300 до 500 ₽). Платёж можно произвести в МФЦ наличными, банковской картой или через онлайн‑платеж.

Пошаговая инструкция подачи запроса через МФЦ

Шаг 1. Подготовка запроса

Скачайте форму заявления с сайта вашего регионального МФЦ (мфц.рф) или возьмите её в бумажном виде в отделе. Заполните форму, внимательно проверив:

• Корректность ФИО и контактных данных;
• Точность описания запрашиваемого документа (год, номер дела, тип документа);
• Наличие подписи.

Шаг 2. Сбор сопроводительных документов

Соберите копии (или оригиналы, если требуется) всех перечисленных выше документов. При подаче через портал все файлы необходимо отсканировать в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый.

Шаг 3. Выбор способа подачи

1. Через личный визит в МФЦ
   • Запишитесь на приём онлайн (на сайте МФЦ) или позвоните в call‑центр (например, 8‑800‑444‑4051 – справочная служба «Роскадастр»).
   • Придите в назначенный день, предъявите оригиналы документов и их копии.
   • Сотрудник МФЦ зарегистрирует ваш запрос, выдаст расписку и, при необходимости, примет оплату.
2. Через портал «Госуслуги»
   • Войдите в личный кабинет, найдите услугу «Выдача архивных справок, выписок и копий».
   • Заполните онлайн‑форму, загрузите сканы документов.
   • Подтвердите платёж (если требуется) и отправьте запрос.
   • Получите электронный номер заявки, по которому можно отслеживать статус.
3. Через региональный портал
   • Перейдите на сайт вашего региона (например, spb.mfc.ru для Санкт‑Петербурга).
   • Выберите соответствующую услугу, заполните форму и загрузите документы.
4. По почте
   • Отправьте оригиналы (или заверенные копии) всех документов в отдел архивных услуг по адресу, указанному на сайте МФЦ.
   • Укажите в конверте номер заявки (если вы уже получали его через портал) и обратный адрес.

Шаг 4. Регистрация и получение расписки

После подачи запроса сотрудник МФЦ фиксирует:

• Номер дела (регистрационный номер заявки);
• Дата поступления пакета документов;
• Контактные данные заявителя.

Эти сведения вам будут выданы в виде расписки (бумажной или электронной копии). Сохраните её – она понадобится для отслеживания статуса.

Шаг 5. Ожидание выполнения запроса

Сроки зависят от сложности поиска:

• Обычный поиск – от 5 до 30 календарных дней.
• Глубокий поиск по фондам (например, в Центральном архиве Министерства обороны) – до 6 месяцев.

Если архив обнаружит, что запрашиваемый документ отсутствует, вам будет направлено информационное письмо с указанием возможного места хранения или причины отказа.

Шаг 6. Получение результата

По готовности справки архив отправит вам:

• Электронную копию (через личный кабинет на портале);
• Почтовую отправку оригинала (если вы указали такой способ);
• Возможность забрать документ лично в МФЦ (по расписке).

При личном получении подпишите акт приёма‑передачи.

Образец запроса в архив (шаблон)

Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ
От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (999) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

ЗАПРОС

Прошу предоставить архивные сведения о службе участника Великой Отечественной войны:

ФИО: Петров Петр Петрович
Дата рождения: 
Воинская часть: 12345
Период службы: 1941‑1945 гг.

Цель получения: оформление пенсии по воинскому званию.
Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Копия свидетельства о рождении Петрова П.П.
Доверенность (если запрос подаёт представитель).

Подпись: _____________________ Дата: 

Как отследить статус заявки

• Через личный кабинет на портале «Госуслуги» – в разделе «Мои обращения».
• На сайте регионального МФЦ, введя номер заявки.
• Позвонить в call‑центр МФЦ (номер зависит от региона, например, 8‑800‑444‑4051 для Московского региона).
• Получить SMS‑уведомление, если вы указали мобильный телефон при регистрации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли платить за архивную справку?

Для большинства государственных архивов справка выдаётся бесплатно. Плата может взиматься за:

• Ускоренный поиск (в пределах 5‑10 дней);
• Копирование и печать большого объёма страниц;
• Транспортировку оригиналов за пределы архива.

Вопрос: Что делать, если архив не нашёл документ?

Вы получите информационное письмо с указанием причин отказа и, при возможности, рекомендацию, где может находиться нужный документ (другой архив, региональное хранилище и т.п.). При наличии новых данных вы можете подать повторный запрос.

Вопрос: Можно ли подать запрос от имени умершего родственника?

Да, но понадобится нотариально заверенная доверенность или завещание, подтверждающие ваше право представлять интересы умершего.

Вопрос: Как ускорить процесс?

Укажите как можно больше уточняющих данных (номер дела, годы, тип документа). При необходимости можно оплатить ускоренный поиск (обычно 5‑10 дней) – об этом сообщит сотрудник МФЦ.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал МФЦ России
• Госуслуги – единый портал государственных услуг
• Справочная служба «Роскадастр»: 8‑800‑444‑4051 (Пн‑Пт 9:00‑18:00)
• Контактный телефон МФЦ в Санкт‑Петербурге: 8‑800‑555‑1234
• Сайт Архивного фонда Санкт‑Петербурга: archive.spb.ru
• Сайт Центрального архива Министерства обороны РФ: camo.mil.ru

Подача запроса в архив через МФЦ – удобный и прозрачный процесс, который можно выполнить как лично, так и онлайн. Главное – собрать полный пакет документов, правильно заполнить заявление и следить за статусом заявки. При соблюдении всех рекомендаций вы получите нужные архивные сведения в установленные сроки.

Помните: точность указанных данных и наличие всех подтверждающих документов – залог быстрого и успешного получения архивных справок.