В жизни каждого человека могут возникнуть ситуации, когда требуется восстановить старые документы на недвижимость, подтвердить родство или найти завещание родственника. Оригиналы могут быть утеряны, испорчены или намеренно скрыты, однако это не означает, что информация утрачена безвозвратно. Любое нотариальное действие фиксируется и хранится десятилетиями. В таких случаях на помощь приходит нотариальный архив, где можно получить официально заверенные копии документов и архивные справки.

В этой статье мы подробно разберем, как устроен нотариальный архив, кто имеет право запрашивать документы, какие существуют сроки и как именно можно получить нужные вам бумаги.

Что такое нотариальный архив и как он формируется

Нотариальные документы не хранятся вечно в кабинетах частнопрактикующих нотариусов. По истечении установленных законодательством сроков хранения, нотариус обязан передать все дела в нотариальную палату субъекта Российской Федерации, членом которой он является. Именно нотариальные палаты занимаются формированием, ведением и обеспечением сохранности нотариальных архивов за счет собственных средств.

Важным аспектом современной архивации является цифровизация. Сегодня нотариусы изготавливают копии документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передают их на хранение в Единую информационную систему нотариата (ЕИС). Это позволяет не только надежно сохранить данные, но и выдавать копии нотариальных документов, в т.ч. в электронной форме.

Что можно получить из нотариального архива

Обратившись в нотариальный архив, вы можете запросить несколько видов документов, каждый из которых имеет свое юридическое назначение:

• Копии нотариальных документов — это точные воспроизведения оригиналов (договоров купли-продажи, дарения, завещаний, доверенностей и т.д.). В большинстве случаев нотариальная копия обладает такой же юридической силой, что и оригинал.
• Архивные справки, документы, содержащие информацию из архивных фондов. Справка может подтверждать факт совершения нотариального действия, наличие или отсутствие завещания и т.д.
• Выписки из реестра нотариальных действий — официальные подтверждения записей, сделанных в реестре.
• Справки об отсутствии ареста (обременения) на имущество — часто требуются при совершении сделок с недвижимостью.

Кто имеет право на получение документов

Нотариальная тайна охраняется законом, поэтому доступ к архивным документам ограничен. Согласно Основам законодательства РФ о нотариате, выдача копий и справок производится только лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ. К ним относятся:

1. Сами граждане и организации, от имени или по поручению которых совершалось нотариальное действие.
2. Наследники (по закону или по завещанию) — после смерти лица, совершавшего нотариальное действие.
3. Законные представители (родители, опекуны, попечители), действующие на основании документов, подтверждающих их полномочия;
4. Суды, правоохранительные и налоговые органы — по официальным запросам в рамках находящихся в их производстве дел.

Как найти нужный документ: пошаговая инструкция

Если вы знаете, у какого нотариуса оформлялся документ, вы можете обратиться напрямую к нему. Однако на практике бывает сложно определить, где именно хранится архив ныне не существующей или закрытой нотариальной конторы.

В таком случае алгоритм действий следующий:

1. Обратитесь в нотариальную палату вашего региона. Вы можете направить запрос в Нотариальную палату субъекта РФ с просьбой выдать копию документа из нотариального архива. В палате вам подскажут, у какого конкретно нотариуса или в каком архиве на данный момент хранятся дела той самой конторы.
2. Подготовьте заявление. В заявлении необходимо указать как можно больше известной информации: ФИО лиц, участвовавших в сделке, место и дату совершения нотариального действия, суть документа.
3. Оплатите услуги. Формирование и ведение архива — платная услуга. Вы обязаны внести плату за выдачу копии или архивной справки.
4. Получите документ. После оплаты и истечения срока поиска вы сможете забрать готовую копию или справку.

Сроки изготовления и стоимость

Законодательство и внутренние регламенты нотариальных палат строго регламентируют сроки выдачи документов и их стоимость.

Стоимость услуг

Размер платы за выдачу копий нотариальных документов и архивных справок из нотариального архива стандартизирован и составляет 100 рублей за выдачу указанных документов.

Сроки исполнения запроса

Сроки могут варьироваться в зависимости от характера запроса и способа его подачи:

• Стандартный срок: Срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии, а также выдачи архивной справки составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.
• Ускоренный порядок: Если в заявлении указаны точные сведения о месте и дате совершения нотариального действия, и заявление подано не менее чем за 4 часа до окончания рабочего времени архива, документы можно получить в день обращения.
• Если заявление подано менее чем за 4 часа до окончания рабочего времени, документы будут готовы не позднее рабочего дня, следующего за днем обращения.
• В некоторых региональных архивах (например, в Нотариальном архиве НПСО) действуют еще более сжатые сроки: архивная справка выдается за 1 рабочий день, а копии архивных документов и справки об отсутствии ареста на имущество — за 2 рабочих дня.

Дистанционное получение и современные сервисы

Сегодня получить копию из нотариального архива можно без личного визита в палату. Многие архивы предлагают дистанционный сервис: заказать, оплатить и получить документы можно онлайн. Прием заказов через специальные сервисы осуществляется в режиме 24/7.

Например, в Москве запрос на получение архивных документов можно подать только онлайн на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru. Это значительно экономит время граждан.

Для получения копий документов из архивного наследственного дела в некоторых случаях необходимо обратиться непосредственно в нотариальный архив с соответствующим онлайн-запросом.

Потеря важных документов, это всегда стресс, но нотариальный архив гарантирует сохранность юридической истории каждого гражданина. Независимо от того, был ли утерян договор на дом и землю десятилетия назад или вам необходимо подтвердить право на наследство сегодня, механизм восстановления работает четко и прозрачно. Главное — знать, в какую нотариальную палату обратиться, собрать минимальный пакет сведений для поиска и оплатить установленную государственную пошлину. Воспользовавшись дистанционными сервисами или ускоренным порядком выдачи, вы сможете восстановить нужные бумаги в кратчайшие сроки.