Государственное казенное учреждение Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (ГКУ ЯО «ГАЯО») — это главный хранитель документального наследия региона. В условиях цифровизации государственных услуг доступ к архивным фондам стал возможен не только в читальном зале, но и удаленно, через личный кабинет на портале Госуслуг (ЕСИА) и специализированную ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов).
Данная статья подробно описывает, как получить доступ к цифровым ресурсам архива, какие филиалы существуют, какие услуги доступны онлайн и как пользоваться системой удаленного доступа.
Единая точка входа: Госуслуги и ГИС УИАД
Самое главное правило: для работы с архивными документами удаленно (просмотр описей, заказ дел, изучение оцифрованных копий) обязательно наличие подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг (ЕСИА).
Прямой «личный кабинет архива» как отдельный сайт с логином/паролем не существует. Авторизация происходит через ЕСИА на портале ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним).
Как работает схема доступа:
- Пользователь заходит на портал ГИС УИАД (доступен через раздел «Архивы» на Госуслугах или по прямой ссылке
uisad.ru/archives.gov.ru). - Нажимает «Войти через ЕСИА (Госуслуги)».
- Проходит авторизацию на портале Госуслуг (СМС, приложение, электронная подпись).
- Попадает в личный кабинет ГИС УИАД, где доступны фонды ГАЯО и других архивов России.
Структура ГКУ ЯО «ГАЯО»: Филиалы и их специализация
Перед подачей запроса или поиском документов важно понимать, в каком филиале могут находиться нужные фонды. Архив имеет сложную структуру:
- Главное здание (Хранилище фондов до 1917 г. и советского периода): г. Ярославль, ул. Советская, 68. Здесь находятся основные исторические фонды, описи, читальный зал.
- Центр документации новейшей истории (ЦДНИ ГАЯО): Хранит документы партийных, советских, общественных организаций, предприятий периода с 1917 г. по наши дни. Адрес: г. Ярославль, пр. Октября, 32 (по данным 2ГИС).
- Центр документов по личному составу (ЦДЛС ГАЯО): Ключевое подразделение для геналогии и подтверждения стажа. Хранит личные дела работников предприятий, учреждений, организаций (формы № 1-л, личные карточки, служебные списки). Оказывает методическую помощь по делопроизводству.
- Рыбинский филиал: Обслуживает фонды Рыбинского района и города Рыбинска.
Какие услуги доступны в личном кабинете ГИС УИАД (через Госуслуги)
После авторизации через ЕСИА пользователь получает доступ к следующим функциям:
А. Поиск по справочно-поисковым средствам (СПС)
- Просмотр описей фондов (структура фонда, названия дел, даты, количество листов).
- Поиск по картотекам (например, картотека личных дел ЦДЛС, картотека заграждений и т.д.).
- Просмотр путеводителей и обзоров фондов.
Б. Удаленное использование документов
- Просмотр оцифрованных копий дел (если дело оцифровано и нет ограничений доступа).
- Заказ копий документов (платная услуга: сканирование, заверенные копии, выписки). Оплата производится через личный кабинет.
- Заказ справок (например, справка о стаже работы, справка о зарплате для пенсионного фонда), особенно актуально для фондов ЦДЛС.
В. Работа с читальным залом (гибридный формат)
- Предварительный заказ дел в читальный зал (подготовка к визиту).
- Бронирование места в читальном зале (актуально для главного здания на Советской, 68).
Пошаговая инструкция: Как начать работу
Шаг 1. Подготовка учетной записи Госуслуг
Убедитесь, что у вас подтвержденная учетная запись (синий значок «Подтверждено» в профиле). Упрощенная учетная запись (только телефон/почта) не даст доступа к ГИС УИАД. Подтверждение можно пройти:
- Через онлайн-банк (Сбербанк, Т-Банк, Альфа и др.).
- В МФЦ «Мои Документы».
- Почтой России (курьер приезжает домой).
Шаг 2. Переход в ГИС УИАД
- Заходите на Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) или напрямую в ГИС УИАД.
- В правом верхнем углу нажимаете «Войти» -> «Через ЕСИА (Госуслуги)».
- Вводите логин/пароль от Госуслуг, подтверждаете вход (СМС/пуш/ЭЦП).
Шаг 3. Поиск нужного фонда/дела
- В меню выбираете «Поиск по архивам» или «Общий поиск».
- В фильре «Архив» выбираете: Государственный архив Ярославской области (или конкретный филиал: ЦДЛС, ЦДНИ, Рыбинский филиал).
- Вводите ключевые слова: название предприятия, ФИО (для личных дел), номер фонда/описи (если известны).
Шаг 4. Работа с результатами
- Дело оцифровано: Открывается просмотрщик (DJVU/PDF). Можно листать страницы, скачивать (если разрешено), заказывать заверенную копию кнопкой «Заказать копию».
- Дело НЕ оцифровано: Доступна только опись. Можно заказать сканирование (платно) или заказать дело в читальный зал для личного просмотра.
Специфика работы с Центром документов по личному составу (ЦДЛС)
Это самый востребованный филиал для граждан. Через личный кабинет ГИС УИАД / Госуслуги к нему обращаются за:
- Справками о стаже работы (для ПФР/СФР).
- Справками о заработной плате (для пересчета пенсии).
- Копиями личных дел, служебных списков, форм № 1-л;
- Подтверждением факта работы в ликвидированных предприятиях Ярославской области.
Нюанс: Не все личные дела введены в электронный поиск; Часто поиск ведется только по названию предприятия (фонду). Если предприятие найдено, нужно заказывать просмотр описи личных дел (обычно это отдельные описи к фонду предприятия), находить нужное ФИО и номер дела, и только потом заказывать копию/справку.
Контакты и реквизиты ГКУ ЯО «ГАЯО»
Для сложных запросов, уточнения наличия дел или если поиск в ГИС УИАД не дал результатов, рекомендуется связаться с архивом напрямую:
| Подразделение | Адрес | Телефон / Сайт / VK |
|---|---|---|
| Главное управление (Советская, 68) | г. Ярославль, ул. Советская, 68 | Сайт: arhiv.yar.ru VK: vk.com/ga_yao |
| ЦДНИ (пр. Октября, 32) | г. Ярославль, пр. Октября, 32 | Уточняйте режим работы на сайте/ВК |
| ЦДЛС (Личный состав) | г. Ярославль, пр. Октября, 32 (часто совмещен с ЦДНИ) | Телефон справки: +7 (4852) -3-XX-XX (уточнить на сайте) |
| Рыбинский филиал | г. Рыбинск (адрес уточнять на портале Архивы России) | Через общий портал Архивы России |
Частые проблемы и решения (FAQ)
Не могу войти в ГИС УИАД через Госуслуги. Пишет «Нет прав доступа» или ошибку.
Причина: У вас упрощенная учетная запись Госуслуг. Решение: Подтвердите учетную запись (получите полный доступ) через банк, МФЦ или Почту России. Без этого вход в ГИС УИАД невозможен.
Нашел дело в описи, но кнопки «Просмотр» / «Заказать копию» нет.
Причина: Дело не оцифровано или наложено ограничение доступа (закон о гос. тайне, закон о персональных данных — 75 лет со дня создания для личных дел). Решение: Закажите сканирование (платная услуга, если нет ограничений) или закажите дело в читальный зал для личного просмотра (бесплатно).
Ищу личное дело родственника в ЦДЛС, но поиск по ФИО ничего не дает.
Причина: В ГИС УИАД часто загружены только описи фондов (перечни предприятий), а не номенклатуры личных дел (списки ФИО внутри фонда предприятия). Решение: 1. Найдите фонд предприятия, где работал человек. 2. Откройте опись личных дел к этому фонду (обычно отдельная опись). 3. Просмотрите сканы описи вручную (листайте страницы), найдите ФИО и номер дела. 4. Закажите копию по номеру дела.
Сколько стоит заказ копии/справки через личный кабинет?
Тарифы устанавливаются Приказом Минкультуры РФ и локальными актами архива. Оплату производите через личный кабинет ГИС УИАД (банковской картой/СБП) после того, как архив примет заказ и выставит счет. Цены: сканирование 1 стр. ~ 15-30 руб., заверенная копия/справка — выше. Точные цены смотрите в разделе «Платные услуги» на сайте arhiv.yar.ru.
Полезные ссылки для быстрого доступа
- Портал «Архивы России» (вход в ГИС УИАД): archives.gov.ru
- Официальный сайт ГАЯО: arhiv.yar.ru (режим работы, тарифы, контакты, новости оцифровки).
- Группа ВКонтакте (оперативные новости, ответы на вопросы): vk.com/ga_yao
- Портал Госуслуг (для подтверждения учетной записи): gosuslugi.ru
Работа с Архивом Ярославской области в цифровом формате строится по схеме: Госуслуги (ЕСИА) → ГИС УИАД (Портал Архивы России) → Выбор филиала ГАЯО → Поиск по описям → Заказ копий/справок.
Ключ к успеху — подтвержденная учетная запись на Госуслугах и понимание структуры архива (где лежат нужные фонды: в главном здании, ЦДНИ или ЦДЛС). Для геналогических и пенсионных запросов приоритетным является Центр документов по личному составу (ЦДЛС). Если онлайн-поиск не дает результата — не стесняйтесь писать официальный запрос через форму обратной связи на сайте архива или звонить по справочным телефонам.