Цель статьи – дать полное и практическое руководство тем, кто хочет получить доступ к документам Российского государственного военно‑исторического архива (РГВИА) и Центрального архива Министерства обороны РФ (ЦАМО). В ней собраны актуальные сведения о том, какие документы хранятся, куда обращаться, какие формы запросов нужны и как ускорить процесс получения материалов.

Краткая история и основные задачи военных архивов России

Военные архивы России формировались более двух столетий. Первоначально, по указу императора Павла I в 1797 году, создавался Российский государственный военно‑исторический архив, который собирал картографические материалы, описания военных действий, дипломатические отчёты и мемуары. В 1997 году архив был включён в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Сегодня в системе военных архивов функционируют два главных учреждения:

• Российский государственный военно‑исторический архив (РГВИА) – хранит документы с XVIII вв. по конец 1945 года, включая материалы императорской армии, советской армии и послевоенный период.
• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – содержит документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Минобороны с 1941 года по настоящее время.

Что можно запросить?

В зависимости от интересующей эпохи и темы, в архивах находятся:

1. Военно‑оперативные доклады, приказы, карты и планы.
2. Списки личного состава, журналы боевых действий, рапорты о потерях.
3. Дипломатические и разведывательные отчёты.
4. Мемуары, письма, дневники солдат и офицеров.
5. Документы о награждениях, медалях, памятных знаках.
6. Судебные и дисциплинарные материалы.

Особенно часто запрашивают сведения о предках, участвовавших в Великой Отечественной войне: даты призыва, места службы, награды, сведения о ранениях и захоронениях.

Куда обращаться?

Как оформить запрос?

Подготовка документов

• Заявление (запрос) – официальное письмо, в котором указываются:
  • ФИО заявителя и его контактные данные;
  • Цель запроса (исследовательская работа, генеалогия, публикация и т.д.);
  • Точный перечень документов (датировка, тип, архивный фонд, опись, если известны);
  • Указание, требуется ли копия, скан или оригинал;
  • Согласие на обработку персональных данных (по приказу РГВА от 21 декабря 2023 г.).
• Копия паспорта (для подтверждения личности).
• Документы, подтверждающие родство (если запрос касается личных дел родственников): свидетельство о рождении, браке, военный билет, справка о смерти и т.д.
• При необходимости – доверенность, если запрос подаёт представитель.

Формы запросов

Для большинства архивов используется стандартный бланк «Заявление о предоставлении архивных документов», который можно скачать с официального сайта архива. Заполненный бланк можно отправить:

• по электронной почте (сканированное заявление и копии документов);
• через форму «Электронная приёмная» на сайте Минобороны;
• по почте (рекомендованным письмом);
• лично в читальный зал (при наличии предварительной записи).

Пример заявления

В Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО)
от Иванова Ивана Ивановича
Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Заявление
Прошу предоставить копии (или скан‑копии) следующих документов:

Досье военнослужащего Петрова Петра Петровича (дата рождения ), участника Великой Отечественной войны, ср. № 12345, служившего в 2‑м стрелковом полку;
Приказ о награждении медалью «За Победу» от г.
Журнал боевых действий полка за период с по г.

Документы требуются в целях написания семейной истории и публикации в локальном историческом журнале.

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Свидетельство о рождении Петрова П.П.
Доверенность (если запрос подаёт представитель).

Согласие на обработку персональных данных
Настоящим даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с приказом РГВА от № 59.

Подпись: ____________

Порядок рассмотрения запроса

1. Регистрация – запрос фиксируется в системе Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов.
2. Экспертиза – архивисты проверяют наличие запрашиваемых материалов, их классификацию и степень ограничения (секретность, персональные данные).
3. Определение стоимости – за копирование, сканирование и доставку может взиматься плата (обычно от 30 руб. за лист А4 в черно‑белом виде, до 150 руб. за цветные копии).
4. Подготовка материалов – архивисты извлекают документы, проводят их фотокопирование/сканирование.
5. Выдача – готовые копии отправляются заказчику почтой, курьером или передаются в читальный зал для личного получения.

Сроки выполнения зависят от объёма запроса и текущей загрузки архива: от 5 рабочих дней (для небольших запросов) до 30‑45 дней (для сложных, требующих поиска в разных фондах).

Онлайн‑ресурсы и альтернативные источники

• Электронные публикации архивных документов – Российское историческое общество (РИО) регулярно размещает отсканированные материалы, связанные с освобождением территорий Красной Армией, потерями личного состава и др.
• Память народа – открытая база данных о военнослужащих, награждениях и потерях в ВОВ (https://pamyat-naroda.ru).
• Подвиг народа – база наград и подвигов (https://podvignaroda.ru).
• Архивные каталоги – на сайте Федерального архивного агентства (ФАА) доступны поисковые системы по фондам РГВИА и ЦАМО.

Полезные советы и типичные ошибки

• Точность формулировок – указывайте как можно больше деталей (фонд, опись, номер дела). Чем точнее запрос, тем быстрее архив сможет его выполнить.
• Проверка открытости документов – некоторые материалы могут быть закрыты по соображениям государственной тайны или защиты персональных данных. В таком случае архив укажет причину отказа.
• Не забывайте о согласии на обработку ПДн – без подписи согласия запрос будет отклонён.
• Оплата заранее – многие архивы требуют предоплату за копирование. Уточняйте реквизиты в ответном письме.
• Сохраняйте копии переписки – в случае спорных ситуаций это будет доказательством ваших действий.

Юридический аспект

Работа с архивными материалами регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивных документах» от № 125‑ФЗ.
• Приказ РГВА № 59 от «О политике в отношении обработки персональных данных».
• Постановление Правительства РФ № 1319 от «Об организации доступа к архивным документам».

Согласно этим документам, архив имеет право отказать в предоставлении, если материал относится к категории «секретно», «совершенно секретно» или содержит сведения, защищённые законом о персональных данных.

Примерный чек‑лист для запроса

1. Определить нужный архив (РГВИА или ЦАМО).
2. Собрать сведения о документе (фонд, опись, даты, тип).
3. Скачать и заполнить официальную форму заявления.
4. Подготовить копии паспорта и подтверждающих документов.
5. Подписать согласие на обработку персональных данных.
6. Отправить запрос (почтой, e‑mail, через электронную приёмную).
7. Ожидать подтверждения о получении и расчёте стоимости.
8. Оплатить услуги (при необходимости).
9. Получить копии и проверить их соответствие запросу.

Запрос в военные архивы России – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения официальных процедур. При правильной подготовке документов, чётком формулировании целей и использовании доступных онлайн‑ресурсов, можно получить ценные исторические сведения о военных действиях, наградах, судьбах предков и других аспектах военной истории России.

Если у вас возникли вопросы, обратитесь в Электронную приёмную Минобороны или в Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов. Удачного поиска!

Дата публикации: . Информация взята из официальных сайтов архивов, Федерального архивного агентства и открытых онлайн‑баз;