Нотариальные документы являются важным юридическим доказательством. Иногда возникает необходимость получить копию уже оформленного акта – например‚ при оформлении наследства‚ покупке недвижимости или подтверждении прав. В статье подробно рассмотрим‚ какие шаги необходимо выполнить‚ какие нормы регулируют процесс и где искать нужный документ.

Правовая база‚ регулирующая хранение и выдачу нотариальных документов

• Статья 25 Основ законодательства РФ о нотариате (с 2023 г.) – нотариальные палаты вправе выдавать за плату копии нотариальных документов‚ в т.ч. в электронной форме‚ а также архивные справки.
• Статья 39.1 «Нотариальные документы‚ нотариальный архив» (КонсультантПлюс) – место хранения электронных образов нотариальных документов – единая информационная система нотариата (ЕИС).
• Приказ Минюста РФ № 395 от – уточняет порядок работы нотариальных архивов‚ сроки исполнения запросов и форму выдачи справок.

Где находятся нотариальные архивы

Нотариальные архивы располагаются в нотариальных палатах субъектов РФ. Ниже перечислены некоторые из них‚ где уже опубликованы сроки и порядок выдачи:

• Нотариальная палата Свердловской области – дубликаты не выдаются‚ но предоставляются сведения о совершенных действиях.
• Нотариальная палата Республики Башкортостан – хранение электронных образов в ЕИС‚ выдача копий в течение 5 рабочих дней.
• Нотариальная палата Вологодской области – с выдаёт сведения о наличии документов и копии (приложения 1 и 2).
• Нотариальная палата Орловской области – руководитель архива Шалимова Светлана Евгеньевна‚ выдача копий за плату.
• Нотариальный архив Гомельского округа (Беларусь) – переехал в новое здание‚ но процесс поиска аналогичен российскому.

Пошаговая инструкция по поиску документа

Шаг 1. Сбор исходных данных

Для успешного поиска вам понадобится как минимум одна из следующих сведений:

1. ФИО сторон (участников нотариального действия).
2. Дата и место совершения действия (город‚ район‚ нотариальная палата).
3. Номер документа (если известен) или тип действия (доверенность‚ завещание‚ договор купли‑продажи и т.п.).
4. Наличие маркировки (штрих‑кода) – её можно проверить в ЕИС.

Шаг 2. Выбор способа обращения

Существует три основных канала:

• Личный визит в нотариальную палату (рекомендовано‚ если документ нужен срочно).
• Электронный запрос через портал Госуслуги – выбираете услугу «Выдача копий нотариальных документов».
• Почтовый запрос (запрос‑письмо) с приложением копий удостоверения личности и доверенности‚ если запрос делается через представителя.

Шаг 3; Оформление запроса

Запрос должен содержать:

• Шапку с указанием названия нотариального архива.
• Полные данные заявителя (ФИО‚ паспорт‚ ИНН‚ контактный телефон).
• Подробное описание искомого документа (ФИО сторон‚ дата‚ тип действия‚ номер‚ если известен).
• Согласие на оплату услуг архива (обычно от 300 до 1500 рублей‚ в зависимости от объёма и формы выдачи).
• Подпись заявителя (или доверенного лица) и дату.

Шаг 4. Оплата услуг

Оплата производится в соответствии с тарифами конкретного архива. Как правило‚ способы оплаты:

• Банковская карта (через онлайн‑кассу на сайте палаты).
• Квитанция в банке.
• Наличный расчёт при личном обращении.

Шаг 5. Ожидание результата

Согласно нормативным актам‚ срок исполнения запроса не превышает 5 рабочих дней со дня получения оплаты. В течение этого времени архив:

1. Проверяет наличие документа в бумажных и электронных хранилищах.
2. Подготавливает копию (бумажную‚ скан‑копию или электронный образ).
3. Составляет архивную справку (приложение 1 – сведения о наличии‚ приложение 2 – копия документа).

Шаг 6. Получение копии

Копию можно получить:

• Лично в офисе архива (подписываете акт приёма‑передачи).
• По почте (при указании обратного адреса и оплате транспортных расходов).
• Электронно – в виде PDF‑файла‚ отправленного на указанный e‑mail или загруженного в личный кабинет ЕИС.

Особенности поиска в разных регионах

Свердловская область

Дубликаты нотариальных документов не выдаются‚ однако архив предоставляет сведения о совершенных действиях. Если нужен оригинал‚ следует обратиться к нотариусу‚ который оформлял действие.

Башкортостан

Электронные образы хранятся в ЕИС‚ а для их поиска заполняется индивидуальная карточка. Срок – 5 дней‚ копию можно получить в электронном виде.

Вологодская область

С архив выдаёт справки о наличии (приложение 1) и копии (приложение 2). Запрос оформляется через форму на сайте палаты.

Орловская область

Руководитель архива – Шалимова Светлана Евгеньевна. Выдача копий за плату‚ в т.ч. в электронной форме‚ возможна после предоставления доверенности.

Как проверить подлинность полученного документа

1. Сравните маркировку (штрих‑код) с данными в ЕИС. При вводе кода система покажет дату‚ тип и стороны действия.
2. Убедитесь‚ что на копии присутствует печать архива и подпись ответственного лица.
3. Если документ получен в электронном виде‚ проверьте цифровую подпись (КЭП) – она гарантирует юридическую силу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить дубликат нотариального акта?

В большинстве регионов дубликаты не выдаются. Вместо этого предоставляется копия оригинала или справка о наличии документа.

Сколько стоит копия нотариального документа?

Тарифы различаются‚ но в среднем составляют от 300 рублей (за простую справку) до 1500 рублей (за нотариально заверенную копию с печатью).

Можно ли получить документ‚ если нотариус уже умер?

Да. Документы хранятся в архиве нотариальной палаты‚ а не у конкретного нотариуса. Обращайтесь в архив по месту регистрации палаты.

Как ускорить процесс поиска?

Предоставьте как можно больше точных данных (полные ФИО‚ дату‚ номер дела). При наличии маркировки – укажите её в запросе.

Полезные ссылки и контакты

• Официальный портал нотариата РФ
• Единая информационная система нотариата (ЕИС)
• Госуслуги – услуга «Выдача копий нотариальных документов»
• Контактные телефоны некоторых архивов:
  • Свердловская область – +7 (343) -22‑33‑44
  • Башкортостан – +7 (347) -55‑66‑77
  • Вологодская область – +7 (8172) -3‑44‑55
  • Орловская область – +7 (4862) -2‑33‑44

Найти нотариальный документ в архиве – процесс‚ который требует точного запроса‚ соблюдения формальностей и оплаты услуг архива. Благодаря современным электронным системам (ЕИС) поиск стал быстрее‚ а возможность получения копий в электронном виде упрощает работу с документами. Следуя описанным шагам‚ вы сможете получить нужный акт в течение пяти рабочих дней и использовать его в любых юридических целях.