Справка из архива о заработной плате – документ, подтверждающий размер и сроки выплаты заработной платы за определённый период, который уже не хранится в текущих кадровых отделах работодателя․ Такой документ часто требуется для:

• расчёта будущей пенсии;
• оформления надбавок, премий и компенсаций;
• подтверждения стажа перед пенсионным фондом;
• решения налоговых споров;
• оформления виз, миграционных процедур и др․

Ниже представлено пошаговое руководство, которое поможет вам быстро и без лишних проблем получить нужную справку․

Что такое архивная справка о заработной плате?

Архивная справка о заработной плате – официальное подтверждение, выданное архивным подразделением (например, Российским государственным архивом экономики – РГАЭ) или работодателем, в котором указаны:

1. ФИО сотрудника;
2. Должность и подразделение;
3. Период работы (даты начала и окончания);
4. Размеры начисленной и выплаченной заработной платы за каждый месяц;
5. Наличие надбавок, премий, удержаний;
6. Подпись и печать уполномоченного лица․

Документ имеет юридическую силу и может быть использован в любых государственных и частных учреждениях․

Нормативно-правовая база

Получение и выдача архивных справок регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ;
• Приказ Минтруда России № 3н от «Об организации хранения и выдачи кадровой документации»;
• Постановление Правительства РФ № 1002 от «Об утверждении Положения о порядке хранения и предоставления архивных документов»;
• Инструкции портала Госуслуги по получению справок из архивов․

Эти документы определяют сроки хранения, порядок доступа к архивным материалам и обязательства организаций‑работодателей по их предоставлению․

Где искать нужный архив?

Сведения о заработной плате могут храниться в двух основных местах:

• Внутренний архив предприятия – отдел кадров, архивный отдел или бухгалтерия․
• Государственный архив – например, Российский государственный архив экономики (РГАЭ) по адресу: 119435, г․ Москва, ул․ Большая Пироговская, д․ 17, тел․ +7 -95 580‑87‑43․

Если ваш бывший работодатель уже не существует или находится в другом городе, рекомендуется обращаться в РГАЭ, где хранятся архивные документы государственных и муниципальных организаций․

Как оформить запрос?

Составление заявления

Заявление должно быть оформлено в соответствии с образцом, приведённым ниже․ В нём необходимо указать:

• Полные ФИО заявителя;
• Дата рождения, ИНН (при наличии);
• Наименование организации, где вы работали;
• Точный период, за который требуется справка (например, с по );
• Цель получения (пенсия, надбавка, налоговый спор и т․п․);
• Контактные данные (телефон, e‑mail);
• Подпись и дату․

Образец заявления

Заявление
в ______________________ (наименование архива/МФЦ)
Я, ______________________ (ФИО полностью), 
дата рождения ____________, 
ИНН ____________, 
паспорт: серия ___ номер ______, выдан ____________, 
проживающий(ая) по адресу: ______________________,
прошу выдать архивную справку о заработной плате за период
с ___________ по ___________ (указать даты) в организации
______________________ (наименование работодателя)․

Цель получения справки: ________________________ (указать цель)․

Контактный телефон: _____________,
Электронная почта: _______________․

(подпись)

Способы подачи заявления

• Через МФЦ – лично с оригиналом паспорта и копией заявления․
• Электронно через портал Госуслуги:
  1. Войдите в личный кабинет;
  2. Выберите услугу «Запрос архивных документов»;
  3. Заполните форму заявления и загрузите скан паспорта;
  4. Подтвердите отправку через СМС‑код․
• Почтовая отправка – отправьте заявление и копию паспорта заказным письмом с описью вложения․

Сроки и стоимость

Если требуется ускоренный порядок (в течение 5‑7 дней), возможна доплата в размере до 3000 ₽․

Как выглядит готовая справка?

Официальный образец содержит следующие реквизиты:

• Шапка архива (название, адрес, телефон);
• Номер и дата выдачи;
• Полные данные сотрудника;
• Таблица с указанием месяца, начисленной и выплаченной суммы, удержаний;
• Подпись руководителя архива и печать․

Ниже – условный пример (без реальных данных):

Российский государственный архив экономики
Адрес: 119435, г․ Москва, ул․ Большая Пироговская, д․ 17
Тел․: +7 (495) -80‑87‑43

Справка № 2026/07‑1123
Дата выдачи: 

Настоящая справка выдана в подтверждение факта получения
заработной платы сотрудником:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
ИНН: 770123456789
Должность: инженер‑технолог
Организация: ОАО «Технопром»

Период: с по 

| Месяц | Начислено (₽) | Выплачено (₽) | Удержания (₽) |
|-------|----------------|----------------|----------------|
| 01/2015 | 45 000 | 44 500 | 500 |
| 02/2015 | 45 000 | 44 500 | 500 |
| ․․․ | ․;․ | ․․․ | ․․․ |
| 12/2019 | 55 000 | 54 500 | 500 |

Подтверждаю достоверность сведений:
_____________________/ Ф․И․О․ руководителя архива
М․П․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если у меня нет трудовой книжки?

Да․ Архивные справки часто являются единственным способом подтверждения стажа для граждан, у которых отсутствует трудовая книжка․

Нужно ли платить налог за получение справки?

Само получение справки не облагается налогом․ Платится только административный сбор за поиск и подготовку документа․

Как проверить статус заявки?

Через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Мои услуги») или позвонив в МФЦ по телефону, указанному в подтверждении подачи․

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да․ После подготовки документа архив отправит его в ваш личный кабинет в виде PDF‑файла, который имеет юридическую силу․

Что делать, если в справке указаны неверные данные?

Сразу обратитесь в архив с письменным заявлением об исправлении․ При необходимости предоставьте подтверждающие документы (выписки из банка, договоры)․

Полезные контакты

• РГАЭ (Российский государственный архив экономики):
  Адрес: 119435, г․ Москва, ул․ Большая Пироговская, д․ 17
  Телефон: +7 -95 580‑87‑43
  Сайт: rgae․ru
• Многофункциональный центр (МФЦ) – справка о зарплате:
  Горячая линия: 8 800 555‑35‑35
• Портал Госуслуги – раздел «Запрос архивных документов»:
  gosuslugi․ru
• Федеральная налоговая служба – справка об отсутствии задолженности:
  Телефон: 8 800 555‑00‑00

Получение справки из архива по заработной плате – процесс, который можно успешно завершить, следуя простому алгоритму:

1. Определить, в каком архиве хранятся ваши данные (внутренний архив работодателя или государственный архив)․
2. Составить заявление согласно образцу и собрать необходимые документы (паспорт, ИНН)․
3. Подать заявление через МФЦ, портал Госуслуги или по почте․
4. Ожидать подготовку справки (до 20 дней, при ускоренном порядке – до 7 дней)․
5. Получить документ в электронном виде или в бумажной форме․

Соблюдая указанные рекомендации, вы сможете быстро получить официальное подтверждение своих доходов, что упростит решение вопросов с пенсионным фондом, налоговой службой и другими инстанциями․

Помните: своевременный запрос и правильное оформление заявления экономят ваше время и деньги․