Справка о заработной плате из архива часто требуется при оформлении кредита, получении субсидий, подтверждении стажа для пенсионного фонда, а также в судебных разбирательствах. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить запрос, какие документы подготовить и где их подавать.

Правовая основа запроса

Запрос справки о заработной плате регулируется несколькими нормативными актами:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 78, 79) – обязанность работодателя предоставлять справки о заработке.
• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ – порядок доступа к архивным документам.
• Приказом Минтруда России № 5н от «Об образцах справок о заработной плате».

Кому и где подавать запрос

Справку можно получить у:

1. Отдела кадров (HR) вашего бывшего работодателя, если срок хранения документов не превышает 5 лет.
2. Архивного отдела организации (если компания хранит документы в архиве).
3. Государственного архива (регионального или федерального) – если сведения находятся в государственных реестрах.

Как найти нужный архив

Для поиска архива используйте официальные ресурсы:

• Сайт Государственного архива РФ – поиск по региону и организации.
• Региональные порталы (например, Архив Москвы).
• Контактный центр вашего бывшего работодателя – уточняйте, где хранятся архивные документы.

Какие документы нужны для запроса

Ниже перечислены обязательные и рекомендованные документы:

Обязательные документы

1. Заявление (письменный запрос) в свободной форме или по образцу (см. ниже).
2. Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
3. Трудовая книжка или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства (договор, справка 2‑НДФЛ).
4. Оплата госпошлины (если запрос делается в государственный архив).

Рекомендованные документы

• Справка 2‑НДФЛ за интересующий период (если есть).
• Согласие работодателя (если запрос делается от третьего лица).
• Скан или фото подписи заявителя (для электронных заявок).

Образец заявления о выдаче справки

Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Заявление
 
 Я, ФИО полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: полный адрес,
 
 прошу выдать справку о заработной плате за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ из архива название организации/архива.
 
 Основание: ст. 78 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле».
 
 Прилагаю:
 1. Копию паспорта.
 2. Копию трудовой книжки (страницы с указанием периода работы).
 3. Квитанцию об оплате госпошлины (если требуется).
 
 Подпись: ____________ Дата: «__» _______ 2026 г.
 

Подача запроса

Существует три основных способа подачи:

1. Лично в архив – принести оригиналы документов, заполнить бланк на месте.
2. Почтовой отправкой – отправить копии документов заказным письмом с описью вложения.
3. Электронно – через портал госуслуг (Госуслуги РФ) или сайт конкретного архива (если поддерживается).

Как оформить электронный запрос

Для подачи через Госуслуги выполните:

• Авторизуйтесь в личном кабинете.
• Выберите услугу «Запрос справки о заработной плате из архива».
• Заполните форму, загрузите сканы документов.
• Оплатите госпошлину онлайн (если требуется).
• Отправьте запрос и сохраните номер заявки.

Сроки получения справки

Согласно законодательству, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости продления срока (например, если документы находятся в другом архиве) срок может быть увеличен до 60 дней, о чём вам обязаны уведомить.

Как получить готовую справку

После обработки заявки вы получите справку одним из выбранных способов:

• Лично в архиве – подпишете документ в присутствии сотрудника.
• Почтой – справка будет отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – в личном кабинете появится скан справки, который можно скачать и распечатать.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если компания уже закрылась?

Да. В этом случае документы передаются в государственный архив, и запрос делается непосредственно в него.

Сколько стоит госпошлина?

Размер госпошлины зависит от региона и типа архива, но обычно составляет от 300 до 800 рублей за один документ.

Можно ли получить справку за несколько лет одним запросом?

Да, укажите в заявлении весь интересующий период. При этом может потребоваться более длительное время на поиск.

Что делать, если справка содержит ошибки?

Сразу обратитесь в архив с письменным заявлением об исправлении. По закону исправление должно быть выполнено в течение 10 дней.

Полезные советы

• Сохраняйте копии всех отправленных документов – они могут понадобиться в случае уточнений.
• Если запрос делаете от имени организации, приложите доверенность;
• Уточняйте, нужен ли оригинал подписи сотрудника архива (в некоторых случаях требуется печать).
• Следите за сроком хранения документов: в большинстве компаний они хранятся 5 лет, в государственных архивах – до 75 лет.

Запрос справки о заработной плате из архива – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения законодательных требований. Подготовив все необходимые документы, выбрав удобный способ подачи и следя за сроками, вы сможете быстро получить официальную справку, которая будет признана в государственных и частных учреждениях.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться в юридический отдел вашей организации или в консультационный центр по архивному делу вашего региона.

Дата публикации: