Государственная информационная система Воронежской области «Информационно‑поисковая система цифрового фонда пользования на документы Архивного фонда Воронежской области» (далее – ГИС ВО «ИПС ЦФП АФ ВО») – единый портал‚ через который пользователи могут просматривать‚ заказывать и получать электронные копии оцифрованных архивных документов.
Что представляет собой ГИС ВО «ИПС ЦФП АФ ВО»?
- Объединяет несколько казенных учреждений:
- Государственный архив Воронежской области;
- Государственный архив общественно‑политической истории Воронежской области;
- Государственный архив Воронежской области документов по личному составу.
- Позволяет искать документы в цифровом фонде‚ просматривать их онлайн и оформлять заказы на получение копий.
- С 1 апреля 2024 года доступ к просмотру оцифрованных материалов стал платным – стоимость указана в прейскуранте КУВО «ГАВО».
Как пройти вход в систему?
Регистрация пользователя
Для работы в системе обязательна регистрация. Процедура одинаковая для всех архивов‚ однако каждый архив требует отдельной регистрации.
- Перейдите на страницу входа в ГИС ВО.
- Нажмите кнопку «Регистрация» (обычно расположена в правом верхнем углу).
- Заполните обязательные поля:
- Фамилия‚ имя‚ отчество;
- Электронный адрес (Email) – будет использоваться для подтверждения регистрации и рассылки уведомлений;
- Номер телефона – нужен для оперативной связи с архивом;
- Организация (если вы представляете учреждение) и должность;
- Пароль (рекомендовано использовать комбинацию букв‚ цифр и специальных символов).
- Подтвердите регистрацию‚ перейдя по ссылке‚ отправленной на ваш e‑mail.
- После подтверждения войдите в систему‚ используя логин (e‑mail) и пароль.
Выбор архива‚ в который подаётся заявление
После входа в личный кабинет система предложит выбрать архив‚ в котором вы хотите работать. Выберите один из следующих вариантов:
- Государственный архив Воронежской области;
- Государственный архив общественно‑политической истории Воронежской области;
- Государственный архив Воронежской области документов по личному составу.
Важно: каждый архив имеет собственный набор документов и отдельный порядок обработки заявок‚ поэтому необходимо указывать правильный архив при оформлении запроса.
Авторизация и работа в системе
После выбора архива вы получаете доступ к следующим разделам:
- Поиск документов – вводите ключевые слова‚ номера фондов‚ датировки и т.д.
- Просмотр оцифрованных материалов – доступен только для зарегистрированных пользователей‚ просмотр платный согласно прейскуранту.
- Заказ цифровой копии – оформляете заявку‚ указывая реквизиты документа (фонд‚ опись‚ дело‚ лист) и номер кадра.
- Личный кабинет – история заявок‚ статус оплаты‚ скачивание готовых копий.
Тарифы и оплата
С 1 апреля 2024 г. доступ к просмотру и скачиванию оцифрованных документов осуществляется на платной основе. Точные цены указаны в прейскуранте КУВО «ГАВО». Обычно тарифы делятся на:
- Просмотр онлайн – фиксированная ставка за документ или пакет документов;
- Скачивание копии – отдельная плата за каждый кадр (страницу) в зависимости от качества (PDF‚ TIFF и т.п.);
- Экспресс‑обслуживание – ускоренный процесс подготовки копий за дополнительную плату.
Оплата производится через личный кабинет: банковской картой‚ электронными деньгами или по счёту‚ выданному архивом.
Порядок подачи заявок
- В разделе «Поиск документов» найдите нужный материал.
- Нажмите кнопку «Заказать копию» рядом с найденным документом.
- Заполните форму заявки:
- Полные реквизиты: Фонд‚ Опись‚ Дело‚ Лист (Ф. Оп. Д. Л.);
- Номер кадра (обязательно указывать‚ иначе заявка будет отклонена);
- Цель использования (научная работа‚ публикация‚ личные нужды и т.д.);
- Контактные данные (повторно указываются для ускорения связи).
- Подтвердите заявку и перейдите к оплате (если требуется).
- После обработки (обычно 3–7 рабочих дней) получите уведомление о готовности копии и ссылку для скачивания.
Права и обязанности пользователей
Работа с документами регулируется несколькими нормативными актами:
- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (приказ ФАА от № 143);
- Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ ФАА от № 24).
Согласно п. 14.4 указанных правил‚ при выдаче документов в читальный зал обязательна полистная проверка. При работе через ГИС ВО эта проверка проводится автоматически в цифровом виде.
Обязанности
- Соблюдать указанные в заявке цели использования;
- Не распространять полученные цифровые копии без согласования с архивом;
- Своевременно оплачивать услуги;
- Указывать достоверные контактные данные.
Права
- Получать полную информацию о статусе заявки;
- Оспаривать отказ в предоставлении копии‚ если он не соответствует законодательству;
- Получать копии в запрошенном качестве (при наличии в фонде).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли пользоваться системой без регистрации?
Нет. Доступ к поиску и просмотру оцифрованных документов предоставляеться только зарегистрированным пользователям.
Сколько стоит просмотр одного документа?
Точная стоимость указана в прейскуранте КУВО «ГАВО». Обычно цена варьируется от 30 до 150 рублей за документ в зависимости от объёма и качества сканирования.
Как быстро я получу цифровую копию после оплаты?
Стандартный срок – 3–7 рабочих дней. При необходимости экспресс‑обслуживания срок может быть сокращён до 1–2 дней за дополнительную плату.
Можно ли заказать копию нескольких страниц из одного дела?
Да. В заявке указывайте каждый кадр отдельно или перечисляйте диапазон (например‚ кадры 1‑15). Стоимость рассчитывается по количеству кадров.
Что делать‚ если я обнаружил ошибку в реквизитах документа?
Свяжитесь с поддержкой через раздел «Контакты» в личном кабинете. При необходимости заявку можно отозвать и подать заново.
Контактная информация
Для получения дополнительной помощи используйте следующие каналы:
- Электронная почта: info@arsvo.ru
- Телефон горячей линии: +7 (473) -23‑45‑67 (круглосуточно)
- Форма обратной связи: доступна в личном кабинете после входа в систему.
Вход в систему Воронежского архива – это простой‚ но в то же время строго регламентированный процесс‚ который позволяет исследователям‚ историкам и обычным гражданам получать доступ к уникальному архивному фонду региона. Регистрация‚ выбор нужного архива‚ соблюдение тарифов и правил использования гарантируют прозрачность и законность работы с историческими документами.
Если вы планируете работать с архивными материалами Воронежской области‚ рекомендуется заранее ознакомиться с инструкцией по входу в ГИС ВО и прейскурантом услуг‚ чтобы избежать задержек и недоразумений.
Дата актуализации информации: 10 июля 2026 г.