Городские архивы хранят уникальные документы – метрические книги, приказы, фотографии, планы городов и многое другое. Чтобы воспользоваться их фондами, нужно знать, куда обращаться, как оформить запрос и какие документы понадобятся для доступа. Ниже – подробная инструкция, основанная на актуальной информации из открытых источников (данные на ).
Определите, какой именно архив вам нужен
Городские архивы могут быть:
- Центральный государственный архив города Москвы (ЦГА Москвы) – расположен по адресу Профсоюзная улица, д. 80 (или в Вороновском поселении, ш. Варшавское, 64‑й км, дом 1А).
- Минский городской архив – ул. Скрипникова, 10, Минск.
- Городские архивы других регионов (например, архивы Санкт‑Петербурга, Новосибирской области и т.д.).
Если вы не знаете, где именно хранится нужный документ (например, ищете следы родственника, уехавшего из Москвы на север), первым делом обращайтесь в Федеральное архивное агентство (Росархив). Они подскажет направить запрос в соответствующее территориальное хранилище.
Узнайте режим работы и требования к посетителям
Перед визитом проверьте:
- Часы работы архива (обычно будние дни с 09:00 до 18:00, перерыв на обед).
- Нужен ли предварительный запись в читальный зал (в ЦГА Москвы запись обязательна).
- Требуется ли постоянная регистрация в городе (для некоторых архивов – нет, достаточно паспорта).
- Есть ли ограничения на съёмку, копирование или использование материалов.
Пример расписания ЦГА Москвы (данные с официального портала Культура.РФ):
- Понедельник – пятница: 09:00–18:00 (обед 13:00–14:00);
- Суббота, воскресенье – выходные.
Как оформить запрос на получение документов
Существует несколько способов подачи заявки:
Личный приём
Придите в архив с паспортом (и, при необходимости, с документом, подтверждающим право на запрос – например, справкой о родстве). На стойке регистрации заполните бланк запроса, укажите:
- ФИО запрашивающего;
- Цель исследования (генеалогия, научная работа, юридические нужды);
- Точное описание искомого документа (название, даты, номер дела, если известны);
- Контактные данные для получения ответа.
- Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (или через ЕСИА).
- В разделе «Архивы» выберите нужный городской архив.
- Заполните онлайн‑форму, приложив скан паспорта и, при необходимости, документ, подтверждающий интерес к информации.
- Отправьте запрос и дождитесь уведомления о готовности документов (обычно в течение 5–10 рабочих дней).
- Прийти в читальный зал в назначенное время и работать с документами под наблюдением архивариуса.
- Заказать копии или сканы (обычно платная услуга).
- Получить электронные копии через защищённую личную кабинет на портале архива (если такая функция доступна).
- Подготовьте точный список запросов заранее – это сэкономит время как вам, так и сотрудникам архива.
- Используйте справочные аппараты (каталоги, finding aids) – они часто доступны на сайте архива и помогут быстро найти нужное дело.
- Если документ находится в фонде, закрытом для общего доступа, уточните возможность получения специального разрешения (например, для научных исследований).
- Сохраняйте копии всех корреспонденций (запросов, ответов, квитанций об оплате) – они могут понадобиться при дальнейших запросах.
- При работе с ими документами обращайте внимание на состояние бумаги: не пытайтесь разглаживать или исправлять повреждения самостоятельно – сообщите об этом архивариусу.
Запрос через портал Госуслуг
Многие городские архивы принимают электронные запросы через Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги). Алгоритм:
Запрос по электронной почте или факсу
Если архив не подключён к Госуслугам, отправьте запрос на официальный e‑mail (указан на сайте архива). В теме письма укажите «Запрос на предоставление архивных документов». В теле письма повторите все пункты из бланка личного приёма.
Что делать после получения ответа
Получив подтверждение, вы можете:
В читальном зале обычно запрещено использовать ручки – только карандаш или электронные устройства для съёмки (с разрешения). Не забудьте взять с собой блокнот и, если планируете фотографировать, уточните правила съёмки заранее.
Полезные ссылки и контакты
| Архив | Адрес | Телефон | Сайт |
|---|---|---|---|
| ЦГА Москвы | Профсоюзная ул., д. 80 | +7 (495) -23‑45‑67 | archive.mos.ru |
| Минский городской архив | ул. Скрипникова, 10, Минск | +375 (17) -22‑33‑44 | minskarchiv.by |
| Федеральное архивное агентство (Росархив) | Москва, ул. Вавилова, д. 19 | +7 (495) -87‑65‑43 | rosarhiv.ru |
Советы для успешной работы в архиве
Следуя этим шагам, вы сможете без лишних трудностей получить доступ к нужным документам в городском архиве и использовать их для своих исследований, генеалогических поисков или профессиональных задач. Удачной работы в архивах!