Современные организации всё чаще переходят от бумажного делопроизводства к цифровому хранению. Электронный архив позволяет не только экономить место, но и обеспечивать быстрый доступ, защиту информации и соблюдение законодательных норм. В этой статье мы подробно рассмотрим, как поместить документы в электронный архив, какие этапы необходимы и на что обратить внимание при реализации проекта.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это централизованная информационная система, предназначенная для:

• хранения электронных и оцифрованных документов;
• классификации и индексации файлов;
• обеспечения контролируемого доступа;
• автоматизации процессов хранения, поиска и выдачи документов.

В отличие от простого хранения скан‑копий на shared‑диске, электронный архив поддерживает метаданные, версионирование, сроки хранения и интеграцию с системами электронного документооборота (ЭДО).

Преимущества электронного архива

1. Экономия пространства – нет необходимости выделять отдельные помещения под бумажные дела.
2. Скорость доступа – поиск по ключевым словам, номерам дела, датам и другим атрибутам занимает доли секунды.
3. Безопасность – настройка прав доступа, шифрование, журналы аудита.
4. Соответствие законодательству – возможность соблюдения требований ФЗ‑152 «О персональных данных», Приказа Росархива № 77 и других нормативных актов.
5. Автоматизация рутинных операций – автоматическое именование, нумерация, размещение документов по папкам.

Этапы размещения документов в электронном архиве

Подготовка и планирование

• ОпределитьScope проекта: какие типы документов будут архивироваться (контракты, счета, кадровые дела, техническая документация и т.д.).
• Составить классификатор и номенклатуру дел, соответствующую внутренним регламентам и требованиям архивного законодательства.
• Выбрать платформу или сервис (например, решение Инфолоджистикс – LDM.Цифровой архив).

Скандирование и оцифровка бумажных оригиналов

• Подготовить документы к сканированию: удалить скрепки, разгладить листы, обеспечить правильную ориентацию.
• Выполнить сканирование с разрешением не менее 300 dpi (для текста) или 600 dpi (для чертежей, схем).
• Применить технологию OCR (оптическое распознавание символов) для получения текстового слоя и возможности полнотекстового поиска.
• Сгенерировать метаданные: номер дела, дата, тип документа, ответственный сотрудник, ключевые слова.

Загрузка электронных документов

• Если документы уже существуют в электронном виде (например, из ERP, CRM, бухгалтерских систем), выполнить их экспорт в поддерживаемый формат (PDF/A, TIFF, JPEG, DOCX).
• Проверить целостность файлов (контрольные суммы, отсутствие повреждений).
• Загрузить файлы в архив через веб‑интерфейс, API или автоматизированные сценарии (например, папка «входящие» с обработкой по расписанию).

Индексация и размещение по структуре

• Автоматически или вручную присвоить каждому документу атрибуты согласно номенклатуре дел.
• Разместить документы в соответствующих папках/каталогах архива (можно настроить ручное или автоматическое распределение).
• Обеспечить индексацию полей метаданных для быстрого поиска.

Настройка правил хранения и утилизации

• Определить сроки хранения для каждого вида документов (например, финансовые отчёты – 5 лет, кадровые дела – 75 лет).
• Настроить автоматические действия: продление срока, переход в статус «утилизирован» после экспертизы, архивное копирование на резервные носители.
• Внедрить контроль выполнения правил (уведомления, отчёты).

Обеспечение безопасности и резервного копирования

• Разместить архив на защищённых серверах с ограниченным доступом (ролевая модель, двухфакторная аутентификация).
• Настроить шифрование данных «в покое» и «в передаче» (TLS, AES‑256).
• Организовать регулярное резервное копирование и тестирование восстановления.

Нормативные правовые основы

При организации электронного архива необходимо опираться на следующие документы:

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ»;
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Библиотечно‑информационная деятельность. Электронные документы. Требования к оформлению и обмену»;
• Отраслевые стандарты и внутренние нормативные акты организации.

Пример решения: LDM.Цифровой архив от Инфолоджистикс

Компания Инфолоджистикс предлагает комплексный подход к созданию электронного архива:

• Подключение сервиса распределения документации (ручное или автоматическое размещение по папкам).
• Функция утилизации документов с присвоением статуса «утилизирован» после экспертизы.
• Безопасное хранение электронных документов и бумажных копий, обеспечение их юридической значимости.
• Поддержка длительного хранения с соблюдением законодательных требований.
• Возможность интеграции с существующими СЭД и ERP‑системами.

Система обеспечивает индексацию загруженных файлов, быстрый отклик (не более 3 секунд при открытии карточки документа) и гибкую настройку прав доступа.

Лучшие практики при внедрении электронного архива

1. Начать с пилотного проекта: выбрать ограниченный набор документов и отработать весь цикл.
2. Обучить сотрудников работе с системой (сканирование, ввод метаданных, поиск).
3. Регулярно проводить аудит соответствия требованиям хранения и безопасности.
4. Документировать все процессы и инструкции – это упростит последующее сопровождение и обучение новых сотрудников.
5. Использовать стандартизированные форматы для долгосрочного хранения (PDF/A‑2/3, TIFF).

Помещение документов в электронный архив – это не просто техническая задача, а комплексный процесс, требующий тщательного планирования, соблюдения нормативных требований и выбора надежного решения. Следуя предложенным этапам и лучшим практикам, организация сможет создать удобную, безопасную и соответствующую законодательству систему хранения, которая будет служить ей долгие годы, экономя ресурсы и повышая эффективность работы с информацией.