Обращение в архив медицинской организации — это стандартная процедура для получения копий истории болезни, выписок, справок или архивных подтверждений стажа работы. Несмотря на внедрение электронных сервисов (Госуслуги, порталы здравоохранения), письменное заявление остается основным юридическим основанием для выдачи документов на руки или их направления по почте.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие документы приложить, в какие сроки выдают ответ и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Законодательная база и основания для обращения

Порядок предоставления медицинской документации регулируется:

• ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» (ст. 22, 41) — право пациента на получение информации о своем здоровье.
• Приказ Минздрава РФ от № 1031н, правила ведения и хранения медицинской документации.
• ФЗ № 152 «О персональных данных» и ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — режим доступа к документам, содержащим врачебную тайну и персональные данные.
• Локальные акты больницы (Административный регламент, Положение об архиве).

Важно: Согласно ст. 22 ФЗ № 323, медицинская организация обязана предоставить пациенту (или его законному представителю) медицинские документы, в т.ч. копии, в установленные сроки.

Кто имеет право подать заявление?

1. Сам пациент (при предъявлении паспорта).
2. Законный представитель (родители, усыновители, опекуны, попечители) — при предъявлении паспорта и документа, подтверждающего полномочия (свидетельство о рождении ребенка, решение суда/органа опеки).
3. Доверенное лицо — при предъявлении:
   • Паспорта доверенного лица;
   • Нотариально заверенной доверенности с правом получения сведений и документов, составляющих врачебную тайну (ФЗ № 323, ст. 13);
   • Копии паспорта пациента (часто требуется).
4. Наследники/члены семьи умершего пациента — на основании свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родственные отношения (для целей защиты прав, получения пенсии и т.д.).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Заявление пишется от имени заявителя на имя главного врача медицинской организации. По форме это обычное официальное обращение. Обязательные элементы:

1. Шапка» (в правом верхнем углу):
   • Должность и ФИО руководителя (Главному врачу ГБУЗ «Городская больница № N» Иванову И.И.).
   • От кого: ФИО заявителя полностью, адрес регистрации/проживания, контактный телефон.
2. Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки).
3. Текст заявления: Четкое изложение просьбы.
   • Указать цель: «Прошу предоставить…» / «Прошу выдать…».
   • Указать, что именно нужно: копия истории болезни (стационарной/амбулаторной), выписка (ф. 027/у), архивная справка о стаже/заработной плате, архивная копия документа.
   • Указать период лечения (даты госпитализации, номера отделения) или период работы (для трудовых справок).
   • Указать способ получения: лично на руки / доверенному лицу (ФИО) / почтой (указать индекс, адрес) / через портал Госуслуг (если больница подключена).
4. Ссылка на нормативные акты (желательно): «На основании ст. 22 ФЗ № 323-ФЗ, ст. 41 ФЗ № 323-ФЗ…».
5. Список приложений: копия паспорта, копия доверенности, копия СНИЛС/трудовой книжки (для трудовых справок).
6. Дата и подпись: «ДД.ММ.ГГГГ» / Подпись / Расшифровка подписи.

Образцы заявлений (для копирования)

Образец 1: Заявление на получение копии истории болезни / выписки (пациент лично)

Главному врачу ГБУЗ «Городская клиническая больница № 1»
г. Москвы
от Иванова Ивана Ивановича
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании ст. 22 Федерального закона от № 323-ФЗ
«Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»

ПРОШУ ВАС:

Выдать мне на руки копию истории болезни стационарного больного (или выписку из истории болезни по форме 027/у) за период моего лечения в неврологическом отделении (отделение № 5) с  по  (история болезни № 123456).

Копию документов прошу выдать лично мне при предъявлении паспорта РФ серии 45 № 123456.

Приложения:
Копия паспорта РФ (стр. с фото и пропиской), 1 экз.


 _______________ /Иванов И.И./

Образец 2: Заявление от доверенного лица

Главному врачу ГБУЗ «Областная психиатрическая больница № 2»
г. Санкт-Петербурга
от Петрова Петра Петровича
(доверенное лицо пациента Сидорова Сидора Сидоровича,
проживающего: г. СПб, Невский пр., д. 100)
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании ст. 13, 22 ФЗ № 323-ФЗ и доверенности № 777 от ,
выданной нотариусом г. СПб Ивановой А.А. (реестровый № 12345),
ПРОШУ ВАС:

Выдать мне, Петрову П.П., на руки копию истории болезни пациента Сидорова С.С.,
находившегося на лечении в Вашей больнице в 2023 году (отделение № 3, даты точные неизвестны).

Доверенность предоставляет право на получение сведений и документов,
составляющих врачебную тайну. Паспорт доверенного лица и оригинал доверенности
имеются при себе для предъявления.

Приложения:
Копия паспорта пациента Сидорова С.С. — 1 экз.
Копия нотариальной доверенности № 777, 1 экз.
Копия паспорта доверенного лица Петрова П.П. — 1 экз.

 _______________ /Петров П.П./

Образец 3: Заявление на архивную справку о стаже/заработной плате (бывший сотрудник)

Директору Объединенного архива Комитета по здравоохранению СПб
(или Главному врачу ГБУЗ «Больница...»)
от Смирновой Анны Сергеевны
проживающей: г. СПб, 14-я линия В.О., д. 10, кв. 20
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX

ЗАЯВЛЕНИЕ

ПРОШУ ВАС:

Выдать мне архивную справку о стаже работы и заработной плате
за период работы в ГБУЗ «Детская поликлиника № 5» с  по 
(должность: врач-педиатр) для представления в Пенсионный фонд РФ (СФР).
Справку прошу направить по почте по адресу: 199178, г. Санкт-Петербург,
14-я линия В.О., д. 10, кв. 20.

Приложения:
Копия паспорта РФ — 1 экз.
Копии страниц трудовой книжки с записями о работе в данной организации
 (страницы с ФИО, датой рождения, записями о приеме/увольнении) — 3 экз.
Копия СНИЛС — 1 экз.

 _______________ /Смирнова А.С./

Куда и как подать заявление (способы в 2026 году)

Пакет документов, который нужно приложить

Минимальный набор (пациент лично):

• Заявление (2 экземпляра — одно остается в архиве, второе с отметкой о приеме выдается вам).
• Оригинал паспорта РФ (для предъявления) + копия главной страницы и прописки.

Для доверенного лица:

• Все вышеперечисленное +
• Оригинал нотариальной доверенности (с правом получения сведений, составляющих врачебную тайну) + копия.
• Копия паспорта пациента.
• Паспорт доверенного лица (оригинал для предъявления).

Для архивной справки о стаже/зарплате (как указано в регламенте Объединенного архива СПб):

• Копии страниц трудовой книжки: титульный лист (ФИО, дата рождения) + страницы с записями о работе в именно этой организации.
• Копия СНИЛС.
• Копия паспорта.

Сроки выдачи и получение результата

• Стандартный срок: 5–10 рабочих дней с момента регистрации входящего документа.
• Максимальный срок: до 30 календарных дней (если документы ищутся в глубоком архиве, находятся в другом городе, требуется расшифровка микрофильмов).
• Срочно: В случаях угрозы жизни пациенту (для передачи в другую больницу) — выдают в течение суток или сразу (по требованию врача/скорая помощь).

Документы выдаются под роспись в журнале выдачи архивных справок/выписок/копий. Если получаете по почте — идет ценным бандеролем с описью вложения.

Частые ошибки и причины отказа

1. Нет нотариальной доверенности. Простая письменная доверенность для получения истории болезни недействительна (требуется нотариальная форма, ст. 185.1 ГК РФ, ст. 13 ФЗ № 323).
2. Не указан период лечения/номер истории болезни. Архивариусу сложно найти дело без дат. Пишите примерные даты («зима 2020 года», «примерно март-апрель»).
3. Истек срок хранения. История болезни хранится 25 лет (психиатрическая, 50 лет), амбулаторная карта — 25 лет с последней записи. Если срок прошел — документ мог быть утилизирован (составлен акт).
4. Обращение не в ту организацию. Если больница реорганизовалась/ликвидировалась — документы в Объединенном архиве регионального минздрава (Комитета по здравоохранению). Уточняйте на сайте минздрава региона.
5. Нечитаемый почерк. В справочной информации встречается просьба: «Убедительная просьба писать разборчивым почерком!». Лучше распечатать.

Особенности для Санкт-Петербурга (Объединенный архив КЗ СПб)

Если больница закрыта или реорганизована, документы находятся в Объединенном архиве Комитета по здравоохранению Санкт-Петербурга (ГБУЗ МИАЦ).

• Адрес: 199178, Санкт-Петербург, 14 линия В.О., д. 31/33.
• E-mail: YKuskovaspbmiac.ru (уточните актуальный на сайте минздрава СПб).
• Требования к заявлению стандартны, но обязательно приложите копии страниц трудовой книжки для подтверждения стажа/зарплаты.

Проверка перед отправкой (Чек-лист)

• [ ] Адресат указан верно (Главный врач конкретной больницы или Директор Архива).
• [ ] Мои ФИО, адрес, телефон указаны полностью.
• [ ] Четко сформулировано: ЧТО нужно (копия, выписка, справка), ЗА КАКОЙ ПЕРИОД, В КАКОМ ОТДЕЛЕНИИ.
• [ ] Указан способ получения (лично / почта / доверенное лицо ФИО).
• [ ] Приложены копии паспорта (пациента + доверенного лица).
• [ ] Приложена нотариальная доверенность (если доверенное лицо).
• [ ] Для трудовых справок: копии ТК (титул + записи об этой работе) + СНИЛС.
• [ ] Заявление подписано, дата поставлена.
• [ ] Подготовлено 2 экземпляра (для личной подачи).

Написание заявления в архив больницы — процедура формальная, но требующая внимательности к деталям: правильный адресат, точные даты лечения, наличие нотариальной доверенности для представителей и полный пакет копий документов. Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируйте их под свою ситуацию и не забывайте про требование «писать разборчивым почерком» (или лучше — печатать на компьютере). Это сэкономит ваше время и исключит необходимость повторного обращения.

Информация актуальна на ; Нормативная база и реквизиты архивов могут меняться. Перед подачей рекомендуется уточнить детали на официальном сайте медицинской организации или Министерства здравоохранения вашего региона.