Акт приема‑передачи документов – официальный документ‚ фиксирующий факт передачи дел (бумажных или электронных) от организации‑передатчика архиву (государственному‚ муниципальному или корпоративному) для их дальнейшего длительного хранения. Правильное оформление акта необходимо для:
- соответствия требованиям законодательства (Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных документах»);
- предотвращения споров о праве собственности и состоянии переданных материалов;
- упрощения последующего доступа к архивным документам.
Правовая база
Основные нормативные акты‚ регламентирующие оформление акта:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов» (Приложение 35 к Основным правилам работы архивов организаций).
- Приказ Минкультуры России № 75 от «Об изменениях в форме акта приема‑передачи документов в Федеральный архивный агентство».
- Локальные нормативные акты организации‑передатчика (приказ‚ регламент‚ ПОЛИТИКА архивного хранения).
Структура типового акта
Форма акта‚ утверждённая Росархивом‚ состоит из нескольких блоков. Ниже – перечень обязательных реквизитов:
| Блок | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации‑передатчика‚ её реквизиты (ИНН‚ ОГРН)‚ название архива‑приёмника‚ дата составления. |
| Номер акта | Уникальный номер (пример: АП‑2026‑0012). |
| Сведения о передаваемых документах | Номер и дата описи‚ наименование дел‚ количество оригиналов и копий‚ сроки хранения‚ наличие электронных версий. |
| Состояние документов | Краткое описание состояния (полные‚ неполные‚ повреждённые‚ требующие реставрации). |
| Подписи сторон | Должность‚ ФИО‚ подпись‚ расшифровка подписи‚ дата – обе стороны (передающая и принимающая). |
| Печати и реквизиты архива | Гербовая печать‚ штамп архива‚ присвоенный номер фонда (если уже известен). |
| Примечания | Дополнительные сведения (особые условия‚ замечания экспертизы‚ ссылки на сопроводительные документы). |
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Подготовка сопроводительной описи
Перед подписанием акта необходимо составить опись – перечень всех передаваемых дел. Опись оформляется в соответствии с пунктом 6.4.1.1 ПП «Основных правил работы архивов организаций».
Шаг 2. Заполнение шапки акта
- Укажите полное наименование организации‑передатчика (например‚ ООО «ТехноСервис»).
- Пропишите реквизиты организации (ИНН‚ КПП‚ ОГРН).
- Укажите полное наименование архива‑приёмника (например‚ Государственный архив Пермского края).
- Впишите дату составления акта (день‚ месяц‚ год).
Шаг 3. Указание номера и даты акта
Номер формируется в порядке очереди в журнале актов организации‑передатчика. Пример: АП‑2026‑015. Дата – фактическая дата подписания.
Шаг 4. Описание передаваемых документов
Для каждого дела указываются:
- Номер описи (например‚ ОП‑2026‑045).
- Наименование дел (например‚ «Дела кадрового отдела за 2015‑2020 гг.»).
- Количество оригиналов и копий.
- Сроки хранения (постоянный/временный‚ указать количество лет).
- Наличие электронных копий (если есть‚ укажите формат и место хранения).
Шаг 5. Оценка состояния
Отметьте‚ есть ли повреждения‚ недостачи или необходимость реставрации. Если документы находятся в полном порядке – укажите «Документы в полном и надлежащем виде».
Шаг 6. Подписи сторон
Слева – подпись представителя организации‑передатчика‚ справа – подпись представителя архива. Обязательно расшифровка подписи (ФИО‚ должность).
Шаг 7. Печати и штампы
На акт ставятся печати обеих организаций (при наличии). Архив ставит гербовую печать и указывает номер фонда‚ если он уже присвоен.
Шаг 8. Приложения
К акту прикладываются:
- Опись передаваемых дел.
- Экспертное заключение (если проводилась экспертиза).
- Копии документов‚ подтверждающих право собственности (при необходимости).
Акт приема‑передачи архивных документов № АП‑2026‑015 от г. Организация‑передатчик: ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127700123456‚ юридический адрес: 620000‚ г. Екатеринбург‚ ул. Ленина‚ 10. Архив‑приёмник: Государственный архив Пермского края‚ адрес: 614000‚ г. Пермь‚ ул. Пушкина‚ 5‚ телефон: (342) -23‑45‑67. Перечень передаваемых дел (согласно описи ОП‑2026‑045): ─────────────────────────────────────────────────────────────────────── | № п/п | Наименование дел | Оригиналы | Копии | |-------|--------------------------------------|-----------|-------| | 1 | Дела кадрового отдела за 2015‑2020 | 12 | 0 | | 2 | Договоры с поставщиками (2020‑2023) | 8 | 2 | | 3 | Финансовая отчётность 2018‑2022 | 5 | 5 | ─────────────────────────────────────────────────────────────────────── Всего оригиналов – 25 шт.‚ копий – 7 шт. Срок хранения: ─ Дела кадрового отдела – постоянный. ─ Договоры с поставщиками – 10 лет (до 2033 г.). ⏤ Финансовая отчётность – 5 лет (до 2028 г.). Состояние документов: Все оригиналы находятся в полном и надлежащем виде‚ без повреждений. Копии соответствуют оригиналам‚ печати читаемы. Подписи сторон: Передающая сторона: Принимающая сторона: _______________________ _______________________ Иванов И.И. Петров П.П. Директор ООО «ТехноСервис» Начальник отдела архивов подпись подпись Печати: [печать ООО «ТехноСервис»] [гербовая печать ГА Пермского края] Примечания: ⏤ К описи прилагаются электронные версии документов в формате PDF‚ размещённые в корпоративном облаке (ссылка: https://cloud.example.com/arch2026). ⏤ Документы подлежат обязательному контролю доступа в соответствии с внутренними регламентами организации. Подпись ответственного за оформление: _______________________ Сидоров С.С.‚ старший архивист
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли ставить печать‚ если у организации её нет?
Если у организации‑передатчика отсутствует печать‚ достаточно подписи и расшифровки. Однако архив‑приёмник обязан поставить свою печать.
Как оформить акт при передаче электронных документов?
Для электронных материалов в акте указывается:
- Формат файлов (PDF‚ DOCX‚ XML и т.д.).
- Местоположение (сервер‚ облачное хранилище) и ссылка.
- Контрольные суммы (MD5‚ SHA‑256) для подтверждения целостности.
Что делать‚ если в ходе приёма обнаружены недостающие листы?
В акте в разделе «Примечания» фиксируется факт недостачи‚ указывается количество недостающих листов и причина (например‚ «повреждены в результате стирания»). После этого стороны подписывают акт с пометкой «с оговорками».
Где скачать готовый бланк?
Бланк акта и готовый образец в формате DOCX доступны бесплатно на официальных ресурсах:
- КонсультантПлюс – образец акта (DOCX)
- Бланк‑Образец.Ru – пустой бланк (DOC)
- Система ГАРАНТ – PDF‑версия
Оформление акта приема‑передачи документов – обязательный этап при передаче дел в архив. Правильный подход гарантирует:
- Юридическую чистоту сделки;
- Сохранность и учёт переданных материалов;
- Быстрый доступ к архивным документам в будущем.
Следуйте приведённой выше инструкции‚ используйте утверждённый бланк и не забывайте о сопроводительных описях – тогда процесс архивирования пройдет без задержек и ошибок.