Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить акт приёма‑передачи документов в государственный (или корпоративный) архив, какие нормативные акты регулируют процесс, какие шаги необходимо выполнить и как выглядит типовой образец документа.

Что такое акт приёма‑передачи документов?

Акт приёма‑передачи (далее – Акт) – это официальное письменное подтверждение факта передачи документов от передающей стороны (организации, подразделения, физического лица) архиву и их принятия архивом для постоянного (государственного) хранения. Акт является юридическим доказательством того, что документы находятся в архиве и подлежат охране в соответствии с законодательством.

Нормативно‑правовая база (2026‑й год)

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 2025 г.)
• Положение о порядке приёма‑передачи документов в архив (Приложение 35 к п.п. 6.4.1.1, 6.4.1.2) – утверждённое в КонсультантПлюс.
• Приказ Минкультуры России от  № 123 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив».
• Методические рекомендации по оформлению сдаточной описи (2024‑й год).

Когда и кому нужен акт?

Акт обязателен в следующих ситуациях:

1. Передача дел и документов в государственный архив (федеральный, региональный, отраслевой).
2. Перевод архивных фондов между подразделениями одной организации.
3. Сдача документов в архив в рамках реорганизации, ликвидации или банкротства.
4. Передача электронных архивных материалов (при этом оформляется электронный акт).

Этапы процесса приёма‑передачи

Процедура условно делится на четыре основные стадии:

1. Подготовительный этап
   • Определение перечня передаваемых документов.
   • Составление сдаточной описи (три экземпляра).
   • Проверка соответствия документов требованиям архива (формат, состояние, наличие копий).
2. Согласование
   • Согласование с архивом даты и места передачи.
   • Утверждение формы акта (в большинстве случаев используется стандартный образец, указанный в Приложении 35).
3. Фактическая передача
   • Передача оригиналов и копий архиву.
   • Подписание акта обеими сторонами (дата, подписи, расшифровки).
   • Постановка гербовой печати (для государственных архивов) и печати организации‑передающей.
4. Регистрация и хранение
   • Архив вносит запись в реестр принятых документов.
   • Выдаёт копию акта передающей стороне.
   • В случае электронного архива – формируется электронный акт в системе ЦХЭД (Центральный хранилище электронных документов).

Содержание акта (ключевые поля)

В соответствии с Приложением 35 к п.п. 6.4.1.1, акт должен включать следующие разделы:

Образец заполнения акта (2026 год)

Ниже приведён типовой образец акта приёма‑передачи документов, который можно скачать в формате .doc или .xlsx (ссылка в разделе «Где скачать шаблоны»).

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
Город ____________ № _______ от "__" _______ 2026 г.

Передающая сторона:
 Наименование организации: _________________________________
 ИНН/КПП: ______________________
 Юридический адрес: ________________________________________
 Телефон: ________________________

Принимающая сторона (архив):
 Наименование архива: _________________________________
 Код филиала: ______________________
 Адрес: _________________________________________________
 Телефон: ________________________

Перечень передаваемых документов (по сдаточной описи):
 — Наименование описи: _________________________________
 ౼ Номер описи: ______________________
 ౼ Количество оригиналов: ________
 — Количество копий (страховых): ________
 ౼ Тип документов: бумажные / электронные
 ౼ Примечания (особые условия, дефекты): ______________________

Особые отметки (если есть):
 ________________________________________________________

Подписи сторон:
 _______________________/_______________________
 (Директор/Уполномоченное лицо) (Подпись)

 _______________________/_______________________
 (Должность, расшифровка подписи) (Дата)

 _______________________/_______________________
 (Директор архива) (Подпись)

 _______________________/_______________________
 (Должность, расшифровка подписи) (Дата)

Печати:
 [Гербовая печать архива] [Печать организации‑передающей]

Приложения:
Сдаточная опись (3 экземпляра);
Копия паспорта (для физических лиц);
Акт о проверке состояния документов (при необходимости).
 

Как оформить сдаточную опись

Сдаточная опись – документ, в котором подробно описывается каждый передаваемый материал. По правилам 2026‑го года опись должна быть оформлена в трёх экземплярах (один остаётся у передающей стороны, два – в архиве). Основные реквизиты описи:

• Номер и дата описи.
• Полное название фонда/дела.
• Краткое содержание (тема, период).
• Объём (кол-во листов, папок, файлов).
• Формат (бумажный, микрофильм, электронный).
• Условия хранения (особые требования к температуре, влажности).

Электронный архив и цифровой акт

С 2024 года большинство государственных архивов перешли на электронный документооборот. При передаче электронных файлов используется система ЦХЭД (Центральное хранилище электронных документов). Процедура аналогична бумажной, но:

1. Сдаточная опись формируется в формате .xlsx и загружается в систему.
2. После проверки система автоматически генерирует электронный акт в формате .pdf с цифровой подписью обеих сторон.
3. Копия акта сохраняется в личном кабинете организации‑передающей.

Частые ошибки при оформлении акта

Обратите внимание на типичные недочёты, которые могут привести к отказу архива в приёме документов:

• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Подпись должна ставиться от имени организации, а не от имени отдельного сотрудника без соответствующей доверенности.
• Неполные сведения в описи. Каждый документ должен быть описан, иначе архив может потребовать дополнительную проверку.
• Отсутствие печати. Для государственных архивов печать обязательна; в корпоративных архивах – по внутренним правилам.
• Неуказанные особенности (повреждения, конфиденциальность). Если такие детали не отмечены, архив может отказать в приёме или потребовать отдельного согласования.
• Несоответствие формату акта. Используйте только утверждённый шаблон (Приложение 35).

Где скачать готовые шаблоны

Все официальные формы доступны для бесплатного скачивания:

1. Сайт КонсультантПлюс – раздел «Документы» → «Формы и бланки» → «Акт приёма‑передачи документов» (формат .doc и .xlsx).
2. Портал Ассистентус – «Скачать пустой бланк акта приема‑передачи дел на архивное хранение».
3. Официальный сайт Минкультуры РФ – раздел «Архивное дело» → «Шаблоны документов» (PDF‑версия).

Оформление акта приёма‑передачи документов – важный юридический процесс, который гарантирует сохранность и законность обращения с архивными материалами. Соблюдая нормативные требования, правильно заполняя сдаточную опись и используя утверждённые шаблоны, вы избежите задержек и отказов со стороны архива. При работе с электронными архивами не забывайте про цифровую подпись и автоматическое формирование электронного акта.

Помните: каждый документ, передаваемый в архив, получает статус государственного (или корпоративного) наследия, а правильно оформленный акт – ваш лучший «квитанционный» документ, подтверждающий эту передачу.

Дата публикации: 01:52:15