Запрос в военный архив – это официальное обращение, в котором заявитель просит предоставить сведения из документов военного профиля. Такие запросы могут понадобиться для:

• исследования семейной истории;
• подготовки научных работ;
• установления фактов участия родственника в Великой Отечественной войне;
• получения справок для пенсионных и социальных выплат.

Ниже представлена полная инструкция, как правильно оформить и отправить запрос в Российский государственный военный архив (РГВА) и в другие военные архивы РФ.

Правовая основа и места хранения документов

Согласно Приказу Министра обороны РФ № 3300 от 19 октября 2012 г. «Об организации справочной работы по личному составу», информация о местах хранения военных документов доступна в открытом доступе. Текст приказа можно найти на сайте consultant.ru.

Основные архивы, где хранятся военные документы:

• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО) – г. Подольск, ул. Кирова, 74. Тел.: (8‑4967) -2‑76‑38, 69‑90‑05. Сайт: archive.mil.ru.
• Российский государственный военно‑исторический архив (РГВИА) – Москва, ул. Сретенка, 12.
• Центральный пограничный архив ФСБ России – ул. Русакова, 6, г. Пушкино, Московская обл., 141213. Тел.: (495) -93‑61‑07.
• Региональные архивы (например, Государственный архив административных органов Свердловской области) – адреса и контакты уточняйте на их официальных сайтах.

Кому и в каком виде отправлять запрос

Запросы принимаются в виде анкеты‑заявления, заполненной на русском языке. Формы доступны:

• на сайте архива (PDF‑формы или веб‑формы);
• по электронной почте (в виде сканированного документа);
• по почте (бумажный вариант).

Важно: в запросе обязательно указываются полные контактные данные заявителя (ФИО, почтовый адрес, телефон, e‑mail).

Структура типовой анкеты‑запроса

1. Шапка заявления
   • Наименование архива (например, «Центральный архив Министерства обороны РФ»);
   • Дата подачи запроса;
   • Номер заявления (если присваивается автоматически).
2. Сведения о заявителе
   • Фамилия, имя, отчество;
   • Полный почтовый адрес;
   • Телефон, e‑mail;
   • Документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС) – копия прилагается по требованию.
3. Тема и цель запроса
   • Краткое описание того, что требуеться (например, «Получить личную учетную карту солдата Иванова Ивана Ивановича, служившего в 2‑м стрелковом полку в 1943‑1945 гг.»);
   • Хронологические рамки (год/период).
4. Максимум известной информации о лице
   • ФИО военнослужащего;
   • Дата и место рождения;
   • Воинская часть, военный комиссариат, в который был призван;
   • Воинское звание, награды, даты награждения;
   • Сведения о семье (имена родителей, супруги, дети).
5. Обоснование необходимости получения документов
   • Генеалогическое исследование, научный проект, оформление пенсии и т.п.
6. Подпись заявителя и печать (если подается в бумажном виде)

Пошаговая инструкция отправки запроса

Шаг 1. Подготовьте необходимую информацию

Соберите все известные данные о человеке, о котором хотите узнать. Чем больше сведений вы укажете, тем быстрее архив сможет найти нужный документ.

Шаг 2. Скачайте или откройте веб‑форму

На сайте выбранного архива найдите раздел «Запросы» → «Анкеты‑заявления». Скачайте PDF‑форму или заполните онлайн‑форму.

Шаг 3. Заполните анкету

Заполняйте форму разборчиво, без сокращений. При необходимости приложите копии документов, подтверждающих ваше право (например, свидетельство о рождении родственника).

Шаг 4. Оплатите услуги (если требуется)

Большинство военных архивов работают на платной основе. После подачи заявки вам пришлют счет‑фактуру. Оплатите предоплату (обычно 30‑50 % от стоимости) и пришлите подтверждение (скан чека или копию платежного поручения).

Шаг 5. Отправьте запрос

Варианты отправки:

• Электронная почта – отправьте скан анкеты и копии документов на указанный в анкете e‑mail.
• Почтовая служба – отправьте оригинал анкеты заказным письмом с описью вложений.
• Лично в архив – сдать заполненную форму в регистратуру.

Шаг 6. Ожидание и получение результата

Сроки выполнения запроса варьируются от 10 рабочих дней до нескольких месяцев, в зависимости от объёма и сложности поиска. По готовности вам будет направлен:

• Электронный файл (PDF, JPG) – если архив предлагает цифровой вариант;
• Копии документов в бумажном виде (по почте или в руки).

Образец анкеты‑запроса (PDF‑вариант)

Сохраните заполненный документ в формате PDF и отправьте его согласно пункту 4.

Полезные советы для ускорения процесса

• Уточняйте фонд и серию документов – перед подачей запроса изучите каталог фондов архива, чтобы указать точный номер фонда (например, Ф. 23, оп. 1, д. 45).
• Указывайте альтернативные варианты написания ФИО – в старых документах могут использоваться сокращения или транслитерацию.
• Не забывайте о подтверждающих документах – копия свидетельства о рождении, браке, военного билета ускоряют проверку.
• Следите за статусом запроса – многие архивы предоставляют онлайн‑трекер (введите номер заявки на сайте).
• Сохраняйте все подтверждения оплаты и переписку – они могут понадобиться в случае спорных ситуаций.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли платить за каждый документ?

Да. Стоимость определяется прейскурантом архива и зависит от объёма, формата (копия, скан) и срочности.

Вопрос: Можно ли получить документы бесплатно?

Некоторые архивы (например, региональные) могут выполнять запросы без предоплаты, но обычно требуется оплата за копирование и пересылку.

Вопрос: Как узнать, что запрос выполнен?

Архив отправит уведомление по e‑mail или телефонный звонок с указанием готовности документов и способов их получения.

Вопрос: Можно ли получить документы в электронном виде?

Большинство архивов сейчас предлагают скан-копии в PDF. При необходимости оригиналы можно запросить за отдельную плату.

Составление запроса в военный архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Следуя приведённому руководству, вы сможете оформить запрос быстро, избежать типичных ошибок и получить нужные документы в кратчайшие сроки.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в справочный отдел выбранного архива по телефону или e‑mail, указанные в начале статьи.

Дата последнего обновления статьи: