Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить, подготовить и передать документы в архив организации, опираясь на действующее законодательство и нормативные акты (приказ Фархивного агентства от 31 июля 2023 г., ГОСТ Р 51141‑98 и др.).
Правовая основа
Приём и хранение архивных документов регулируется следующими нормативными документами:
- Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (рег. № 75119, зарегистрирован в Минюсте РФ ).
- ГОСТ Р 51141‑98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Федеральный закон «Об архивных фондах» от N 2‑ФЗ.
- Внутренние нормативные акты организации (приказ о порядке сдачи документов в архив, инструкция по комплектованию дел и т.п.).
Все действия по приёму документов должны соответствовать указанным нормативным актам.
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Документ | Надёжный носитель информации, оформленный в соответствии с установленными требованиями (бумажный или электронный). |
| Дело | Систематизированный набор документов, объединённых по теме, объекту или периоду и оформленных в соответствии с правилами комплектования. |
| Опись | Сводный перечень документов, входящих в дело, с указанием их наименования, даты, номера и краткого содержания. |
| Архивный фонд | Систематизированный набор дел, переданных в архив для постоянного хранения. |
Этапы организации приёма документов в архив
- Идентификация документов, подлежащих передаче
- Определение срока хранения (по нормативным срокам).
- Выделение документов, относящихся к Архивному фонду РФ (срок более 10 лет, документы, имеющие историческую ценность).
- Проверка наличия обязательных реквизитов (подписи, печати, дата).
- Подготовка дел
- Составление описи дел (по образцу, утверждённому в организации).
- Комплектование документов в хронологическом или тематическом порядке.
- Переплёт (если требуется) и оформление обложки: название дела, период, количество листов, шифр.
- Подготовка предисловия и исторической справки (по п. 220 Правил).
- Маркировка и регистрация
- Нанесение маркировки (шильд, штамп) с указанием шифра, номера дела и даты передачи.
- Внесение записи в журнал приёма документов в архив (дата, ответственный, количество дел, подпись).
- Передача в архив
- Сдача дел в архив в согласованное время (обычно в рабочие часы).
- Подписание акта приёма‑передачи (в 2‑х экземплярах: для организации и для архива).
- Получение подтверждения о приёме (копия акта, регистрационный номер).
- Учёт и контроль
- Ведение реестра переданных дел (в электронном виде и/или в бумажном журнале).
- Периодическая проверка соответствия фактического состояния дел требованиям нормативных актов.
Требования к оформлению документов и дел
4.1 Бумажные документы
- Размер листа – A4 (или иной, установленный в организации).
- Шрифты: Times New Roman, 12 пт; межстрочный интервал – 1,5.
- Подписи и печати – оригиналы, чётко читаемые.
- Отсутствие исправлений, зачеркиваний, склеек без соответствующего пояснения.
4.2 Электронные документы
- Формат – PDF/A (для долгосрочного хранения) или DOCX, если предусмотрено внутренними правилами.
- Метаданные: название файла, дата создания, автор, шифр дела.
- Электронная подпись (КЭП) при необходимости.
- Хранение в единой информационной системе (ЭДО) с резервным копированием.
4.3 Оформление описи
Опись должна включать:
- Номер и название дела.
- Период охвата (дата начала – дата окончания).
- Перечень документов (номер, наименование, дата, краткое содержание).
- Общее количество листов.
- Подпись ответственного лица и дата составления.
Ответственные лица и их функции
| Должность | Ответственность |
|---|---|
| Ответственный за делопроизводство | Контроль за соблюдением сроков хранения, подготовка дел к передаче, составление описи. |
| Начальник архива | Приём документов, проверка комплектования, ведение реестра, выдача актов приёма‑передачи. |
| Руководитель структурного подразделения | Утверждение перечня передаваемых дел, подпись актов, обеспечение ресурсов для подготовки дел. |
| Сотрудник ИТ‑отдела | Обеспечение корректного формирования электронных документов, их архивирования в системе ЭДО. |
Практические рекомендации
- Внедрить регламент – оформить внутренний приказ «О порядке сдачи документов в архив», утвердить формы актов, описи и журналов.
- Проводить обучение – регулярно проводить семинары для сотрудников делопроизводства и архивистов.
- Автоматизировать учёт – использовать специализированные программы (например, «Электронный архив», 1С:Документооборот) для ведения реестра и контроля сроков.
- Проверять качество – перед сдачей дел проводить контрольный аудит (проверка наличия подписей, целостности листов, соответствия описи).
- Хранить копии актов – в архиве и в подразделении, где формировались документы, для последующего контроля.
- Учитывать особенности отрасли – в некоторых сферах (медицина, образование) действуют дополнительные требования к срокам и способам хранения.
Чек‑лист при сдаче документов в архив
- Определён срок хранения и необходимость передачи в архив.
- Сформировано дело: документы упорядочены, переплетены (при необходимости).
- Составлена опись дел (по образцу организации).
- Подготовлено предисловие и историческая справка (если требуется).
- Нанесена маркировка (шифр, номер, дата).
- Записан документ в журнал приёма‑передачи.
- Подписан акт приёма‑передачи (2‑х экземпляра).
- Получена копия акта и регистрационный номер.
- Обновлён реестр переданных дел в ИТ‑системе.
Организация приёма документов в архив организации – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, чёткой ответственности и системного подхода. При правильном оформлении и учёте документы сохраняются в надёжном состоянии, обеспечивая юридическую защищённость организации и возможность последующего использования исторических материалов.
Следуя изложенным рекомендациям и используя представленные формы и чек‑листы, вы сможете построить эффективную систему приёма и хранения архивных документов, соответствующую современным требованиям законодательства РФ.
Дата публикации: