Дата публикации: 10 июля 2026 г.

Государственные архивы играют ключевую роль в сохранении исторической памяти, обеспечивая
долговременное хранение документов, которые имеют юридическую, научную и культурную ценность.
В последние годы наблюдается активный переход от традиционного бумажного документооборота к
электронному, однако процесс подготовки и передачи материалов в архив остаётся
строго регламентированным. В статье рассмотрены основные этапы, нормативные требования,

а также практические рекомендации, которые помогут организациям правильно оформить и
передать документы в государственный архив.

Нормативно-правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие процесс передачи документов в архив:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.).
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в государственные архивы».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
• Методические рекомендации по электронному документообороту (утв. Приказом ФНС России от ).

Основные этапы подготовки документов

Инвентаризация и классификация

Перед передачей необходимо провести полную инвентаризацию всех материалов. На этом этапе
определяется:

1. Тип документа (деловые, научные, технические, исторические и т.д.).
2. Сроки хранения (постоянное, длительное, временное).
3. Уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).

Важно: классификация должна соответствовать единой системе классификации архивных фондов, принятой в РФ.

Оценка состояния документов

Для бумажных носителей проверяется:

• Состояние бумаги (отсутствие пятен, разрывов, плесени).
• Качество печати и читаемость текста.
• Наличие подписей, печатей, штампов.

Электронные документы проверяются на:

• Корректность формата (PDF/A, XML, TIFF).
• Наличие метаданных (дата создания, автор, классификатор);
• Отсутствие вирусов и целостность файлов (контрольные суммы).

Оформление сопроводительной документации

Сопроводительные документы включают:

1. Акт приёма‑передачи (подписывается представителями организации и архива).
2. Опись (список всех передаваемых материалов с указанием их количества, номеров и описания).
3. Сведения о правовом статусе (разрешения, ограничения, лицензии).

Упаковка и маркировка

Для обеспечения сохранности документов необходимо:

• Использовать архивные коробки из нейтральных материалов (без кислоты).
• Обеспечить вентиляцию и защиту от влаги (пакетики с осушителем).
• Нанести маркировку: название фонда, номер описи, дата передачи, уровень доступа.

Передача электронных документов

В 2026 году наблюдается рост количества электронных архивных фондов. Примером
может служить недавняя торжественная передача научно‑технической документации в Российский
государственный архив, о которой сообщалось в ТАСС. При передаче электронных материалов
следует учитывать следующие требования:

• Формат файлов – PDF/A‑2 для текстовых документов, TIFF для сканов, XML для структурированных данных.
• Хранение оригинальных файлов на носителе, совместимом с архивными системами (например, LTO‑9).
• Создание контрольных сумм (SHA‑256) и их включение в метаданные.
• Подписание файлов цифровой подписью, подтверждающей подлинность и неизменность.

Транспортировка и приемка в архиве

Выбор способа транспортировки

Для бумажных архивов предпочтительно использовать специализированные архивные транспортные службы,
которые гарантируют:

• Контроль температуры (от + 15 °C до + 22 °C).
• Отсутствие вибраций и ударов.
• Своевременную доставку (не более 5 рабочих дней).

Приёмка в архиве

При получении документов архивный специалист проводит:

1. Визуальный осмотр упаковки и целостности коробок.
2. Сверку описи с фактическим содержимым.
3. Регистрацию в архивном журнале приёма‑передачи.
4. Формирование электронного акта, который подписывается обеими сторонами.

Часто встречающиеся ошибки и способы их предотвращения

Практический пример: переезд Центрального государственного исторического архива Петербурга

В 2026 году архив завершил переезд в новое здание. Первая машина документов, отправленная
в новое хранилище, была тщательно подготовлена согласно вышеописанным рекомендациям:

• Все документы были классифицированы по тематическим разделам.
• Были использованы архивные коробки с маркировкой и осушителями.
• Электронные фонды передавались на LTO‑9 с контрольными суммами и цифровой подписью.
• Транспортировка осуществлялась специализированным сервисом, обеспечивающим температурный режим.

Эта операция продемонстрировала эффективность соблюдения нормативных требований и позволила
без потерь перенести более 5 млн страниц документов.

Правильная подготовка и передача документов в государственный архив – это комплексный процесс,
требующий внимательного отношения к каждому этапу: от инвентаризации и классификации до
упаковки, транспортировки и приёмки. Соблюдение нормативных актов, использование
архивных материалов и современных технологий (цифровая подпись, контрольные суммы) гарантирует
сохранность исторического наследия для будущих поколений.

При планировании передачи рекомендуется заранее согласовать все детали с архивом,
привлечь специалистов по архивному делу и провести внутренний аудит документооборота.
Это позволит избежать задержек, сэкономить ресурсы и обеспечить надёжную защиту ценных
архивных материалов.

Полезные ссылки

• Официальный портал Российских государственных архивов
• ТАСС – новости о передаче научно‑технической документации
• Министерство культуры РФ – нормативные документы
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016

Автор статьи: ChatGPT, виртуальный помощник по вопросам архивного дела.