Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать запрос в Архив Магадана (Государственный архив Магаданской области), какие документы нужны, какие сроки ожидать и как избежать типичных ошибок.

Что такое запрос в архив?

Запрос в архив – это официальное письменное обращение к архивной организации с требованием предоставить определённые документы, сведения или копии материалов, находящихся в её фондах. В России такие запросы регулируются Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле» и локальными нормативными актами конкретного архива.

Правовая база для обращения в Архив Магадана

• Федеральный закон № 73‑ФЗ от «Об архивном деле»;
• Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
• Региональные нормативные акты Магаданской области (при наличии);
• Внутренний регламент Государственного архива Магаданской области (доступен на официальном сайте архива).

Когда нужен запрос?

Запрос может потребоваться в следующих случаях:

1. Исследовательская работа (история, генеалогия, социология).
2. Подготовка к судебному разбирательству.
3. Получение справок для государственных услуг (например, подтверждение места жительства предков).
4. Личные интересы (поиск семейных архивов, фотографий, писем).

Куда подавать запрос?

Основной адрес:

Запрос можно отправить:

• по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• по электронной почте (в виде PDF‑файла);
• лично в приемном отделе архива (по предварительной записи).

Какие документы нужны для подачи запроса?

Как правильно оформить запрос (шаблон)

В _______________________ (полное наименование архива)
От _______________________ (ФИО заявителя)
Адрес: _______________________
Телефон: _______________________
E‑mail: _______________________

ЗАПРОС № _______ от __.__.2026 г.

Тема: Запрос копий (или предоставления) документов из фондов архива.

Основание: Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле», статья 10 (право доступа к архивным документам).

Перечень запрашиваемых материалов:
Дело № 12/2020, «Документы о строительстве школы №5 в г. Магадан (1975‑1980)».
Письма администрации Магаданской области за период с по , касающиеся проекта «Развитие северного порта».
Фотографии из фондов 1‑го и 2‑го отделов, относящиеся к 1941‑1945 гг.

Цель использования: Научно‑исследовательская работа по истории развития инфраструктуры Магаданской области (диссертация, 2027 г.).

Форма предоставления:
- Копии документов в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail;
- При необходимости – оригиналы в читальном зале архива.

Срок исполнения: Согласно статье 10 ФЗ, не более 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.


Приложения:
Копия паспорта.
Квитанция об оплате госпошлины (если применимо).
Доверенность (если запрос подаёт представитель).

Подпись _______________________ Дата __.__.2026 г.

Пошаговый процесс подачи запроса

1. Подготовьте документы. Скопируйте паспорт, подготовьте доверенность (если нужно) и оплатите госпошлину (обычно 300‑500 ₽ за лист копии).
2. Скачайте шаблон заявления. На сайте архива в разделе «Документы» есть готовый файл request_template.docx.
3. Заполните шаблон. Укажите точные реквизиты, перечень документов, цель запроса и форму получения.
4. Сформируйте пакет. Объедините заявление, копию паспорта и квитанцию в один PDF‑файл (не более 10 МБ).
5. Отправьте запрос.
   • Электронно – прикрепив файл к письму archive@magadan.gov.ru с темой «Запрос №___».
   • По почте – отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
   • Лично – запишитесь на приём через телефон 4132‑22‑33‑44 и принесите пакет в архив.
6. Ожидайте ответ. Архив обязан выслать ответ в течение 30 дней. Если требуется уточнение, вам придёт запрос на дополнение.
7. Получите материалы. При получении копий проверьте их на полноту и соответствие запросу. При необходимости подайте заявление о корректировке.

Как ускорить процесс?

• Указывайте точные реквизиты документов. Чем конкретнее запрос, тем быстрее архив сможет их найти.
• Приложите все необходимые документы сразу. Отсутствие копии паспорта или доверенности приводит к возврату запроса.
• Оплатите госпошлину заранее. Не ждите, пока архив потребует оплату.
• Используйте электронный способ подачи. Онлайн‑запрос обрабатывается быстрее, чем бумажный.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит копия одного листа документа?

Стандартная ставка – 300 ₽ за лист в черно‑белом виде, 500 ₽ – за цветную копию. При больших объемах возможны скидки.

Можно ли получить оригиналы документов?

Оригиналы выдаются только в читальном зале для ознакомления. Для выноса в руки требуется специальное разрешение, которое выдаётся в исключительных случаях (судебные разбирательства, научные проекты).

Как узнать, находятся ли нужные документы в фондах архива?

На сайте архива есть онлайн‑каталог. Введите ключевые слова, даты, номера дел. Если запись отсутствует, можно написать запрос «о наличии» с указанием максимально возможных параметров.

Как оформить запрос от юридического лица?

Помимо заявления от имени организации, нужен устав, приказ о назначении ответственного лица и доверенность от руководителя.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ должен быть оформлен письменно с указанием причины (например, документ относится к закрытому фонду). Вы можете обжаловать решение в суд или в Прокуратуру в течение 30 дней.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Государственного архива Магаданской области
• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле»
• Госуслуги – электронные запросы в архивы
• Объединенный каталог архивов России

Запрос в Архив Магадана – достаточно простой процесс, если следовать установленным правилам и подготовить все необходимые документы. Тщательная подготовка, использование официального шаблона и своевременная оплата госпошлины позволяют получить нужные материалы в кратчайшие сроки. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в приемный отдел архива по телефону +7 (4132) -2‑33‑44 или написать на archive@magadan.gov.ru.

Удачной работы с архивными источниками!