Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно оформить и подать заявление о передаче документов в архив‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие документы необходимо подготовить вместе с заявлением.
Правовая база
Передача дел в архив регулируется рядом федеральных нормативных актов:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021 г.) – определяет порядок создания‚ хранения и передачи архивных документов.
- Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении формы описи дел и других документов‚ передаваемых в архив организации».
- Методические рекомендации КонсультантПлюс (2026) – образцы актов‚ описи и заявлений.
Когда и кому необходимо заявление?
Заявление подаётся в следующих случаях:
- Ликвидация юридического лица или признание его банкротом – требуется передать все бухгалтерские‚ кадровые и управленческие документы.
- Перевод части дел в государственный (региональный) архив – например‚ архивные материалы организации‚ подлежащие государственному хранению.
- Внутренняя передача дел в архив организации (архив управления) – для обеспечения долговременного хранения.
Получателем заявления может быть:
- Государственный архив (федеральный‚ региональный‚ муниципальный).
- Архив организации (внутренний архив‚ часто называется «архивом управления»).
Содержание заявления
Заявление должно быть оформлено в письменной форме‚ подписано уполномоченным лицом (директор‚ главный бухгалтер‚ руководитель отдела) и включать следующие обязательные реквизиты:
| Шапка заявления | Наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес. |
| Дата и номер | Дата составления и внутренний номер (по журналу входящей корреспонденции). |
| Кому адресовано | Полное название архива‚ ФИО куратора (если известен)‚ адрес. |
| Текст заявления | Краткое обоснование необходимости передачи‚ перечень передаваемых дел (с указанием их номера‚ года создания‚ объёма). |
| Приложения | Опись дел‚ копия решения о ликвидации/банкротстве‚ согласие руководства (подпись). |
| Подпись и печать | Подпись уполномоченного лица‚ печать организации (если требуется). |
Образец заявления
на передачу документов в архив
От: ООО «Пример»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127701234567
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ оф. 5
Кому: Государственный архив Московской области
Адрес: 140070‚ г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 1
Текст заявления:
В соответствии с Федеральным законом №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу принять в архив документы‚ указанные в приложенной Описи дел. Передача документов обусловлена решением о ликвидации ООО «Пример»‚ принятым решением единственного участника (копия решения прилагается).
Перечень передаваемых документов:
Дела бухгалтерского учета за 2019‑2025 гг. (№ 01‑2025).
Кадровые дела сотрудников (№ 02‑2025).
Договоры с контрагентами‚ подпадающие под государственное хранение (№ 03‑2025).
Приложения:
Опись дел (форма № 1‚ утверждённая Приказом Минкультуры РФ от ).
Копия решения о ликвидации ООО «Пример».
Доверенность (если заявление подписывает представитель).
Ответственное лицо: Иванов И.И.‚ директор ООО «Пример»
Подпись: ______________________
Печать: (при наличии)
Порядок подачи заявления
- Подготовка описи дел – заполняется форма «Опись дел и других документов‚ передаваемых в архив организации» (КонсультантПлюс‚ 2026). В описи указываются: номер дела‚ год‚ количество листов‚ краткое содержание.
- Согласование внутри организации – заявление и опись утверждаются руководителем и‚ при необходимости‚ юридическим отделом.
- Передача куратора – в архив назначается куратор (специалист архивного учреждения)‚ который проверит комплектность документов и соответствие требованиям.
- Подписание акта приема‑передачи – после проверки куратор и уполномоченный представитель организации подписывают Акт приема‑передачи архивных документов (форма № 2‚ 2026).
- Физическая передача – документы передаются в архив в оригинальном виде (бумажные) или в электронном виде (при наличии цифровой подписи и хеш‑контроля).
- Получение подтверждения – архив выдает копию акта и‚ при необходимости‚ справку о приёме документов.
Акт приема‑передачи (образец)
Государственный архив Московской области
Стороны:
Передающая сторона – ООО «Пример»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127701234567‚ в лице директора И.И. Иванова.
Принимающая сторона – Государственный архив Московской области‚ в лице куратора П.П. Петрова.
Предмет акта: передача в архив документов‚ указанных в приложенной Описи дел (приложение № 1).
Состояние документов: проверено‚ соответствуют требованиям архивного хранения‚ комплектность подтверждена.
Подписи сторон:
____________________ / И.И. Иванов (директор)
____________________ / П.П. Петров (куратор)
Печать: (при наличии)
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить заявление по электронной почте? – Да‚ если архив принимает электронные документы. При этом оригиналы подписанных форм (заявление‚ опись‚ акт) должны быть направлены в оригинальном виде или через электронную подпись.
- Нужна ли печать организации? – Печать обязательна‚ если иное не предусмотрено внутренними регламентами организации.
- Сколько времени занимает процесс передачи? – В среднем 5‑10 рабочих дней от момента подачи заявления до получения акта при условии полной комплектности документов;
- Что делать‚ если часть документов не подлежит архивному хранению? – В описи следует указать «не подлежит передаче»‚ а такие документы могут быть уничтожены в соответствии с внутренними регламентами.
Оформление заявления на передачу документов в архив – важный юридический шаг‚ который обеспечивает законность и сохранность архивных материалов. Соблюдение нормативных требований‚ правильное заполнение описи и актов‚ а также взаимодействие с куратором архива позволяют избежать задержек и проблем при передаче.
При подготовке документов рекомендуется пользоваться образцами‚ предоставленными на официальных порталах (КонсультантПлюс‚ портал государственных услуг) и консультироваться с юридическим отделом организации.
Дата публикации: