Дата актуализации: 01:33:56

Архивирование – это не просто «положить бумагу в шкаф»․ Это строго регламентированный процесс, который
позволяет сохранить ценную информацию организации на долгие годы, обеспечить её достоверность и
возможность последующего поиска․ В статье рассмотрим, как правильно оформить, подготовить и передать
документ в архив, опираясь на действующие нормативные акты (ГОСТ, Приказы Росархива) и практический
опыт специалистов․

Что такое архивный документ?

Архивный документ – это документ, который после завершения срока текущего делопроизводства
переводится в архив для длительного хранения․ К нему относятся:

• Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• Кадровые и личные дела;
• Документы, подлежащие экспертизе ценности (исторической, юридической, экономической)․

Нормативные документы, регулирующие архивирование

Для корректного оформления необходимо опираться на следующие нормативные акты:

1. ГОСТ Р 6․30‑97 «Унифицированные системы документации․ Унифицированные формы документов» – определяет
   требования к оформлению, подшивке и реквизитам․
2. ГОСТ Р 7․0․97‑2016 – стандарты делопроизводства и оформления документации․
3. Приказ Росархива № 77 от – порядок сдачи документов в архив организации․
4. Методические рекомендации архивов конкретных организаций (например, инструкция по подготовке и передаче

   документов в архив от 2021‑04‑21)․

Подготовка документов к архивированию

Подготовка дел делится на несколько этапов:

Выбор документов

• Только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы могут попасть в архив․
• Исключаются черновики, не подписанные листы, дубликаты без отметки «копия»․

Сортировка и формирование дел

Документы группируются в дела по темам, видам или подразделениям․ При этом необходимо:

1. Собрать все документы, относящиеся к одному делу, в хронологическом порядке;
2. Убедиться, что в деле нет «россыпи» – каждый лист должен быть пронумерован․

Оформление обложки дела

Обложка – лицо архивационного дела․ В ней указываются обязательные реквизиты:

Составление описи

Опись – это подробный перечень всех документов в деле․ В ней указываются:

• Порядковый номер;
• Наименование документа;
• Краткое содержание;
• Подпись ответственного лица․

Предисловие и историческая справка (по необходимости)

Для дел, имеющих историческую ценность, готовят предисловие, в котором описывается контекст создания
документов, их значимость и условия хранения․

Порядок передачи документов в архив

Бумажный вариант

1. Подготовьте дело согласно пункту 3 (обложка, опись, предисловие)․
2. Подпишите обложку и опись ответственным за делопроизводство и руководителем подразделения․
3. Сдайте дело в архивный отдел организации (или в внешний архив) в установленный срок – обычно
   после окончания календарного года, в котором дело было заведено․
4. Получите акт приёма‑передачи, в котором фиксируются количество листов и состояние документов․

Электронный вариант

С 2023 года многие организации переходят на электронный архив․ Процедура выглядит так:

1. Сканируйте каждый документ в формате PDF/A (не менее 300 dpi)․
2. Создайте электронную папку с тем же названием, что и обложка бумажного дела․
3. Внесите метаданные (дата, автор, тип документа) в систему электронного документооборота (ЭДО)․
4. Загрузите файлы в архивную систему (например, BizArch или Архив и экспертиза)․
5. Сформируйте электронную опись и подпишите её электронной подписью․
6. Получите электронный акт приёма‑передачи․

Особенности архивирования кадровых и личных дел

С 17 сентября 2023 г․ Росархив ввёл новые правила передачи кадровых документов․ Ключевые моменты:

• Кадровые дела подлежат передаче в архив после истечения срока хранения (обычно 10 лет) и
  завершения календарного года их создания․
• Необходимо оформить специальный журнал учёта кадровых документов, где фиксируются
  даты сдачи и возврата․
• При передаче в архив следует подготовить историческую справку о структуре кадрового отдела
  и изменениях в нормативных актах․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения считается «постоянным»?

Согласно ГОСТ Р 6․30‑97, постоянный срок хранения – это срок, превышающий 10 лет и не ограниченный
временем (например, учредительные документы, лицензии, договоры, важные финансовые отчёты)․

Можно ли архивировать документы в электронном виде, если они уже находятся в бумажном виде?

Да․ При этом необходимо сохранить оригиналы в бумажном виде (по требованию законодательства) и
создать их электронные копии, которые будут храниться в системе электронного архива․

Что делать, если в деле обнаружены неоформленные листы?

Неоформленные листы следует либо оформить (присвоить номер, подпись), либо исключить из дела
и оформить акт о их исключении․

Как оформить акт приёма‑передачи?

Акт состоит из следующих разделов:

1. Наименование организации‑передатчика и получателя;
2. Перечень передаваемых дел (номер, название, количество листов);
3. Подписи ответственных лиц и печати․

Пример шаблона «Обложка архивного дела»

Обложка архивного дела
-------------------------------------------------
Наименование подразделения: ______________________
Индекс дела: ______________________
 дела: ______________________
Крайняя дата документов: с ________ по ________
Общее количество листов: ______________________
Ответственный за подготовку: ______________________
Подпись: ______________________ Дата: __․__․____
-------------------------------------------------

Корректное написание и оформление документа в архиве – это совокупность строгих правил,
регламентированных ГОСТами и приказами Росархива․ Соблюдение последовательных шагов
(выбор, сортировка, оформление обложки, составление описи, подписание акта) гарантирует
правильную передачу и сохранность документов, а также упрощает их последующий поиск․

Помните, что качественная подготовка к архивированию экономит время, снижает риск потери
информации и повышает юридическую защищённость вашей организации․

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и рекомендаций архивных служб
(данные от )․ При необходимости уточнения деталей рекомендуется обратиться к
специалистам вашего архивного отдела или к экспертной комиссии․